De maand januari zit er alweer bijna op, voor sommige ondernemingsraden betekent dat, dat binnenkort jouw ondernemingsraad weer een OR-jaarverslag moet schrijven. Veel ondernemingsraden zien dit als een moetje en proberen zich er zo gemakkelijk mogelijk vanaf te maken. Misschien pakken jullie het verslag van het voorgaande jaar er wel bij en maken hier een variant op. Dat kan, maar of je zo een interessant jaarverslag schrijft voor de lezer? Niet echt en dat is zonde. Zeker als je weet dat een jaarverslag een heel goed pr-middel kan zijn voor de achterban. Aan de hand van de 11 tips in dit artikel, schrijft jouw OR dit jaar, een jaarverslag dat wél interessant is om te lezen.
Een goed OR-jaarverslag schrijven: zo doe je dat
Een goed OR-jaarverslag, kan de band met de achterban flink versterken. Je moet alleen wel weten welke punten belangrijk zijn bij het schrijven van een OR-jaarverslag. Zodra je weet waar je het beste je tijd en aandacht in kan steken, is het schrijven van een jaarverslag zo gedaan.
Loop met je OR onderstaande punten af en kijk op welk(e) punt(en) er nog winst te behalen valt. Bespreek dit met elkaar. Zo evalueer je direct jullie jaarverslag.
1. Een goed OR-jaarverslag, maar voor wie?
Voor wie schrijf je een OR-jaarverslag? Hebben jullie dit scherp? Schrijven jullie het OR-jaarverslag alleen omdat het verplicht is, als pr-middel óf voor de bestuurder en toezichthouder? Zodra jullie dat duidelijk hebben, kan je vanuit die gedachten gaan schrijven.
Schrijf je het bijvoorbeeld als pr-middel naar de achterban, ga na wat zij in het jaarverslag zouden willen lezen en maak daar werk van. Houd je uiteraard wel altijd aan de feiten. Ga bijvoorbeeld uitgebreid in op wat de OR allemaal heeft gedaan en bereikt voor de achterban. Probeer hierbij niet te veel de focus te leggen op wat de OR allemaal heeft gedaan, maar op wat jullie samen hebben bereikt. Dit versterkt het saamhorigheidsgevoel bij de achterban.
Er zijn ook andere doelen mogelijk. De bestuurder en toezichthouder krijgen het jaarverslag bijvoorbeeld ook. Schrijf je het vooral voor hen, dan zal je de toon en de accenten anders moeten vormgeven, dan wanneer het wordt ingezet als pr-middel.
Gebruik je het jaarverslag als een archief, neem dan wat meer details op in het verslag. Zo kan je te allen tijde teruglezen, wanneer je iets hebt geadviseerd en wat je precies hebt geadviseerd.
Tip 1: Sta, alvorens jullie beginnen aan het schrijven van het OR-jaarverslag, stil bij voor wie je schrijft. Zo kan je het verslag, precies de toon en accenten geven, die er voor de lezer toe doen.
2. Een goed OR-jaarverslag heeft een doel
Dit punt sluit naadloos aan op voorgaand punt. Als het goed is, hebben jullie nu duidelijk voor wie het verslag geschreven wordt, maar wat is het doel?
Stel jullie hebben bij stap 1 besloten dat jullie het verslag willen schrijven voor de achterban, maar in het verslag hebben jullie het over onderwerpen waar de achterban niets mee te maken heeft (gehad). De achterban zal niet zo geïnteresseerd zijn en het verslag met tegenzin of helemaal niet lezen.
Definieer daarom, alvorens jullie beginnen met schrijven, het doel. Wat willen jullie bereiken met dit jaarverslag? Ga er dus niet zonder meer vanuit dat wat jullie OR interessant vindt om te vertellen, ook interessant is voor jouw lezers.
Tip 2: Definieer alvorens het schrijven, het doel van jullie OR-jaarverslag
3. Geen verzameling van beleidsnotities
Schrijf je het jaarverslag voor de achterban, voorkom dan dat het een verzameling wordt van beleidsnotities. Maak het verslag persoonlijker, dan wordt het sneller gelezen. Vaak helpt het alleen al om naar het taalgebruik te kijken. Wees bijvoorbeeld niet te officieel en afstandelijk. Je kan er eventueel voor kiezen om je lezer met ‘je’ aan te spreken, in plaats van met ‘u’.
Een andere manier om het verslag persoonlijker te maken is door OR-leden te noemen bij hun voornaam, in plaats van bij hun voor- én achternaam. Het lijkt een klein detail, maar het maakt wel degelijk verschil.
Je kan er ook voor kiezen om de lezer rechtstreeks aan te spreken. Vraag de lezer bijvoorbeeld om een formulier of enquête in te vullen. Leid de lezer vervolgens naar waar hij/zij dit formulier/enquete kan vinden.
Het is belangrijk dat als je iets vraagt van je achterban, je te allen tijde laat weten wat je hier mee hebt gedaan. Ook als je er niets mee hebt gedaan.
Staan er nog meer documenten, waar de lezer iets aan heeft, op dezelfde plek, benoem dit dan ook even kort.
Tip 3: Wees niet te formeel als je schrijft voor de achterban. Teksten waarbij men zich persoonlijk voelt aangesproken/betrokken, hebben grotere kans gelezen te worden dan formele teksten.
4. Een goed OR-jaarverslag draait niet alleen om tekst
Ga er bij het schrijven van het OR-jaarverslag vanuit, dat iedereen die het verslag leest, het druk heeft. Er zullen maar weinig mensen zijn die reikhalzend hebben uitgekeken naar dit moment. Het jaarverslag verschijnt bij hen op het bureau of in de mailbox en het eerste wat ze zien is de voorpagina. Is er over jullie voorpagina nagedacht? Is deze prikkelend genoeg? Niet? Zorg daar dan voor.
Hetzelfde geldt voor de koppen en overige opmaak van de tekst. Een pakkende kop kan een lezer verleiden het kopje te lezen, terwijl een slechte kop het einde kan zijn van jullie pr-middel. Een goede kop dekt de kern van het verhaal dat eronder staat.
Tip 4: Zorg ervoor dat de lay-out er voor de lezer aantrekkelijk uitziet. Werk met een prikkelende voorpagina en pakkende koppen. Maak het verslag eventueel ‘scannable’ voor de drukke lezer.
5. Het hoeft allemaal niet zo saai
Bestonden de voorgaande jaarverslagen van jouw OR enkel uit tekst? Dan gaan jullie daar dit jaar verandering in brengen. Niemand wil namelijk een jaarverslag lezen met alleen maar tekst. De meeste mensen hebben die aandachtspanne helemaal niet. Mensen zijn daarnaast steeds meer gericht op beelden. Gebruik daarom passende foto’s, illustraties of filmpjes in je jaarverslag.
Tip 5: Maak belangrijke tekst beeldend. Meld bijvoorbeeld niet alleen de namen van de OR-leden, maar zet ook hun foto erbij. Zo vormt de lezer een veel levendiger beeld van jullie team.
6. Een goed OR-jaarverslag gebruikt cijfers, maar niet te veel…
Wanneer je cijfers gebruikt in een tekst, worden mensen gemotiveerd dit te lezen. Je leest bijvoorbeeld eerder een artikel met de titel ‘5 tips voor een fantastisch jaarverslag’, dan het artikel ‘Vijf tips voor een fantastisch jaarverslag’. Het enige verschil is het gebruik van een cijfer. Pas dit toe in het verslag, maar overdrijf niet. Te veel of te complexe berekeningen en grafieken, zorgen er weer voor dat je de aandacht van je lezer verliest.
Tip 6: Gebruik tussen de alinea’s door cijfers en grafieken. Hierdoor is de lezer sneller geneigd de achtergronden lezen.
7. Hoe zit het met de structuur?
Denk na over de structuur van het jaarverslag. Wat is de essentie van het jaarverslag en wat moet de lezer écht gelezen hebben?
Zet de belangrijkste dingen vooraan in het verslag en de teksten die volgen. Begin bijvoorbeeld met de resultaten die jullie OR afgelopen jaar heeft behaald en laat de wijzigingen binnen de OR voor verderop in het verslag.
Tip 7: Zet de belangrijkste zaken vooraan in het verlag en de teksten die volgen. Zo heb je direct de aandacht van de lezer.
8. Een goed OR-jaarverslag is herkenbaar
Een goed OR-jaarverslag is herkenbaar op iedere pagina van het verslag. Zet daarom boven iedere pagina in de kopregel, dat het gaat om het jaarverslag van jullie OR. Uiteraard is het belangrijk dat dit ook duidelijk wordt aangegeven op het kaft/de voorpagina.
Geef daarnaast ook de periode waarover het verslag gaat duidelijk weer. Zet het bijvoorbeeld neer bij het logo van jullie OR.
Met programma’s als Canva of Adobe Express kan je gemakkelijk een voorpagina maken.
Tip 8: Laat op iedere pagina duidelijk zien dat het gaat om het OR-jaarverslag van jullie OR. Vermeld hierbij duidelijk de periode waarover het verslag gaat.
9. Zorg voor verbinding met de achterban
Jullie OR is het afgelopen jaar flink bezig geweest voor de achterban. Zij speelden hierin een belangrijke rol. Laat hen daarom ook een rol bekleden in het jaarverslag. Laat ze bijvoorbeeld aan het woord door middel van korte interviews, waarin ze vertellen wat zij hebben gemerkt van de OR, het afgelopen jaar.
Tip 9: Laat je achterban ook aan het woord in het OR-jaarverslag. Bijvoorbeeld door kleine interviews. Is er achterbanraadpleging is geweest, zet dan een aantal uitspraken in het jaarverslag. Dit maakt het verslag leuker om te lezen.
10. Een goed OR-jaarverslag wordt gepromoot
Eindelijk, het jaarverslag van jullie OR is af. Jullie hebben je best gedaan om alle voorgaande punten te verwerken in het verslag en eerlijk is eerlijk, het is een goed OR-jaarverslag geworden. Je laat het afdrukken of stuurt het rond, maar het lijkt alsof niemand het opmerkt. Dat is niet de bedoeling. Daarom is het zaak jullie jaarverslag te promoten.
Zorg bijvoorbeeld voor een vooraankondiging waaruit duidelijk wordt wanneer het jaarverslag zal verschijnen.
Je zou je achterban zelfs tussendoor nog een reminder kunnen sturen. Voeg hier eventueel de inhoudsopgave aan toe of een overzicht van de belangrijkste onderwerpen. Zo kan de achterban zich gaan “verheugen” op het jaarverslag of in ieder geval onderdelen ervan. Als het jaarverslag dan wordt verspreid, is de kans vele malen groter dat de achterban het gaat lezen.
Je kunt bij een digitaal verstuurd verslag meten hoe vaak het is geopend. Zie je dat het verslag nog niet zo vaak is geopend? Stuur een vriendelijke reminder.
Tip 10: Zorg voor promotie alvorens het OR-jaarverslag verspreid wordt. Maak de beoogde lezer alvast lekker met onderwerpen die er voor hen toe doen.
11. Intranet of niet?
Intranet? Ja, zeker! Het jaarverslag is namelijk niet alleen van waarde op het moment dat het uitkomt. Een jaarverslag kan op een later moment ook heel waardevol zijn. Als je het op intranet zet, kan je daar later altijd weer naar verwijzen. Hierdoor gaat het meer leven onder de achterban.
Tip 11: Zet je OR-jaarverslag altijd op intranet. Zo kan je er later altijd nog naar verwijzen. Waardoor het meer gaat leven onder de achterban.
We hopen dat dit artikel jou en je OR-team een eindje op weg heeft geholpen, bij het schrijven van jullie OR-jaarverslag.
Zit jouw OR met andere vragen omtrent medezeggenschap, neem dan eens een kijkje tussen onze gratis te downloaden whitepapers.
Staat er net geen whitepaper op over desbetreffend onderwerp, schroom dan niet om contact met ons op te nemen. Dit kan hier, via een contactformulier, of bel naar 088 – 3434250.