Vijf tips voor succes tijdens het overleg met de bestuurder

Hoe kun je als ondernemingsraad meer uit het overleg met de bestuurder halen? Een vraag waar veel ondernemingsraden mee worstelen. In deze blog geef ik vijf tips hoe je winst kunt behalen binnen het overleg met de bestuurder.

 

Vaak hoor ik dat OR’en het lastig vinden om zaken voor elkaar te krijgen binnen het overleg met de bestuurder. Bestuurders zijn vaak charismatisch, ervaren en vaardig in onderhandelen. Menig OR heeft het gevoel ‘het af te leggen’ tegen de doorgewinterde gesprekspartner. Herkenbaar? Wees gerust. Door het overleg goed voor te bereiden en als OR inzicht te krijgen in de eigen aanpak win je al een hoop. Iets met een goede voorbereiding en half werk.

Die gepokt en gemazeld overlegstrateeg word je wellicht nooit, en toch kun je het je gesprekspartner lastig maken. Borg dat je een moment hebt om samen als OR het overleg voor te bereiden. En nee…, met die tien minuten van tevoren bij het koffiezetapparaat red je het niet. Neem de volgende vijf tips mee in de voorbereiding op het overleg:

  • Bepaal je streefpunt
  • Stel je weerstandspunt vast
  • Stel woordvoerders aan
  • Bereid je argumentatie voor
  • Maak heldere procedureafspraken

Bepaal je streefpunt
Regelmatig zit ik om tafel met ondernemingsraden waar geen duidelijkheid is over een gezamenlijk beeld bij wat de OR wil bereiken. Het blijkt dat er niet een eenduidig beeld is over de doelstelling van de individuele leden, laat staan een gezamenlijke doelstelling.

Stel je hebt het over opvang van sociale gevolgen van medewerkers en het gaat over geld. Met welk bedrag ben je als OR tevreden? Te vaak blijft het beperkt tot ‘er moet goed worden gezorgd voor de medewerkers’ of ‘een dikke boterham’, ‘een mooi bedrag’. Over hoeveel euro hebben we het dan bij een dikke boterham?

Wat is jullie doelstelling? Wel handig om met elkaar vast te stellen wanneer je tevreden bent! Een helder streefpunt voor de gehele OR dus!

Stel je weerstandspunt vast
In dezelfde lijn van voorgaande tip geldt: tot hoever willen we gaan als OR?

Als we het nog steeds over die geldbedragen hebben, is het cruciaal als OR af te stemmen wat je weerstandspunt is. Wanneer valt er niet meer met de OR te praten?

Doe je dat niet, dan ontstaat het risico dat de charismatische bestuurder een doordacht verhaal vertelt en afsluit met een voorstel. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat het voorstel van de bestuurder € 1000,– is. Indien er geen weerstandspunt is afgesproken, bestaat de kans dat het even stil blijft, vervolgens een van de OR-leden niet met de stilte om kan gaan en maar akkoord gaat. En jij? Wellicht ben je het helemaal niet eens met de genoemde € 1000,–, maar ter plekke moeilijk gaan doen en je OR-collega afvallen? Lastig, mogelijk vindt de rest van de OR het ook wel een aardig bedrag. Helder is in ieder geval dat er geen eenduidig minimum, ofwel een weerstandspunt, is vastgesteld. Als een bestuurder tactvol te werk gaat, is dit een grote valkuil voor de ondernemingsraad. Zorg dat je samen afspreekt tot welk bedrag er met je te praten valt!

Kortom: bepaal zowel je streefpunt als weerstandspunt, zodat voor jezelf helder is binnen welke marge er met jullie valt te praten.

Stel woordvoerders én achtervang aan
Verdeel taken zoals je dat ook doet binnen het reguliere OR-werk. Wie pakt welk agendapunt op? Laat dit niet aan het toeval of het OR-lid met de grootste mond over. Denk erover na. Is iemand thuis in de materie? Heeft iemand een communicatiestijl die aansluit bij die van de bestuurder? Dat zijn voor de hand liggende redenen om diegene het woord te laten doen. Stel niet alleen woordvoerders aan maar ook de achtervang. Wat als we merken dat de beoogde woordvoerder vastloopt in zijn betoog tegen de bestuurder? Zorg dat je van tevoren afspreekt wie het gesprek van die collega overneemt. Wellicht voelt dit in het begin wat geforceerd of kunstmatig, maar je zult zien dat het steeds natuurlijk voelt en verloopt.

Argumentatie voorbereiden
Als je het oneens bent met de bestuurder, wil je de bestuurder waarschijnlijk overtuigen op basis van argumenten. Zorg dat je deze van tevoren voorbereidt. Zorg dat je argumenten gebaseerd zijn op feitelijk juiste informatie. Onderzoek ook de argumenten van de bestuurder. Waar zitten zwakke punten in de argumentatie waar je iets mee kunt? Ook kan het geen kwaad het belang van de bestuurder mee te wegen in je eigen argumenten. Hoe kun je én het belang van de bestuurder dienen én je punt als OR binnenhalen?

Procedureafspraken (bijvoorbeeld schorsen)
Maak procedureafspraken. Wat doen we als we bij agendapunt drie echt vastlopen in de dialoog met de bestuurder? Maak bijvoorbeeld de afspraak even tien minuten te schorsen. Klinkt misschien zwaar als je het niet gewend bent, noem het dan simpelweg even een time-out om de koppen bij elkaar te steken. Een korte pauze kan helpen om onderling even de aanpak af te stemmen. Klaarblijkelijk loop je nu vast, wat gaan we doen om verder te komen? Wees niet bang dat de bestuurder er niet van gediend is. Veelal levert een dergelijke korte pauze een beter verloop van het resterende overleg op. En de bestuurder zal zelf – bewust of onbewust – ook procedureafspraken hanteren!

Kortom, een goede voorbereiding is wel degelijk het halve werk! Neem hier dan ook echt de tijd voor. En je zult merken dat het steeds beter gaat. Wat wel van belang is, is dat je je werkwijze steeds evalueert en door ontwikkelt. Het is soms ook proberen wat werkt voor jouw OR, in relatie tot jullie gesprekspartner en misschien ook nog wel afhankelijk van het onderwerp. 

 

Deel dit bericht op

Geschreven door Stefan Zondag

Adviseur
Stefan Zondag MSc adviseert en traint medezeggenschap, bestuurders en HR. Vanuit zijn organisatiewetenschappelijke achtergrond begeleidt hij hen bij (complexe) organisatieveranderingen zoals fusies, reorganisaties en overnames. Een stevige inhoudelijke analyse, een […]

Lees meer