Werkwijze

In dit onderdeel van de veelgestelde vragen vind je de antwoorden van onze adviseurs op vragen over scholing, rollen en taken van het dagelijks bestuur, jaarverslag, OR-reglement en andere kwesties die je in de dagelijkse medezeggenschapspraktijk vast tegenkomt. Tip: download onze gratis whitepaper Professionalisering OR is noodzaak.
  • Geheimhouding medezeggenschapsorganen

    Onze organisatie heeft meerdere ondernemingsraden en een centrale ondernemingsraad. De bestuurder van een van de ondernemingsraden heeft iets onder geheimhouding verteld. Betekent dit dat de afgevaardigde van de ondernemingsraad hier in de centrale ondernemingsraad niets over mag vertellen?

    Een opgelegde geheimhouding geldt ook voor de verschillende medezeggenschapsorganen onderling. In de praktijk kan dat tot lastige situaties leiden. Een belangrijke reden van het instellen van een centrale ondernemingsraad (COR) of groepsondernemingsraad (GOR) is het behouden van overzicht en zien van organisatiebrede veranderingen. Wanneer de COR/GOR dan niet goed op de hoogte is van wat speelt bij de ondernemingsraden wordt juist dat overzicht bewaren lastig.

    Het is dan ook raadzaam als ondernemingsraad zoveel mogelijk geheimhouding voor andere organen te vermijden. Je spreekt in zo’n geval expliciet met de bestuurder af dat de geheimhouding bijvoorbeeld niet tussen ondernemingsraad en centrale ondernemingsraad/groepsondernemingsraad geldt. Je kunt er echter niet zomaar van uitgaan dat dit het geval is en je dient dit dus altijd onderling overeen te komen.

  • Aantal uren voor het werk voor de ondernemingsraad

    Hoeveel uur krijgt een OR-lid voor het OR-werk?

    OR-werk kost tijd en die tijd moet de ondernemingsraad ook redelijkerwijs krijgen. Het precieze aantal uren voor OR-werk is afhankelijk van de organisatie en van de afspraken tussen ondernemingsraad en ondernemer. In ieder geval geldt dat er tijd moet zijn voor OR- en overlegvergaderingen en de voorbereidingen, eventueel commissiewerk en is er een minimum van 60 uur voor onderling beraad. Daarnaast heeft de ondernemingsraad ook recht op tijd (en budget) voor scholing, per jaar vijf dagen. Op basis van het OR-trendonderzoek blijkt dat OR-leden gemiddeld vijf uur per week aan hun OR-werk besteden. Er zijn echter grote verschillen. Sommige grote organisaties hebben vrijgestelden (beroeps OR-leden), terwijl bij andere (kleine) organisaties OR-leden maar een paar uur per week hebben.

  • Notulen van de overlegvergadering

    Is het gebruikelijk dat de secretaris van de ondernemingsraad de notulen van de overlegvergadering opstelt? Of zorgt de bestuurder voor een notulist?

    De secretaris van de ondernemingsraad is tevens secretaris van de overlegvergadering, maar er zijn geen vaste regels voor het maken van notulen. In veel gevallen maakt de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad de notulen, maar het komt ook vaak voor dat de secretaresse van de bestuurder de notulen maakt. Notulen gaan sowieso (bijna) altijd langs beide partijen ter goedkeuring alvorens deze definitief worden gemaakt.

  • Lastig OR-lid

    Een OR-lid vaart zijn eigen koers en is niet bereid zich aan te sluiten bij de rest. Hij doet precies waar hij zin in heeft. Hoe gaan we hiermee om?

    Hoe vervelend het ook is, dat storende OR-lid heeft precies dezelfde rechten als alle andere leden van de ondernemingsraad. Hij is immers gekozen door de achterban. Je kunt hem niet zijn lidmaatschap afnemen. Het beste is dat je eerst met dat OR-lid praat om de situatie duidelijk te maken. Misschien is hij zich van geen kwaad bewust. Probeer concrete afspraken te maken en zorg voor een vervolggesprek na één of twee maanden. Als dat niet helpt, kun je hem vragen zijn lidmaatschap neer te leggen. Daar hoeft hij echter geen gevolg aan te geven. Wel staat er iets opgenomen in de WOR. Artikel 13 bepaalt namelijk dat zowel de ondernemingsraad als de bestuurder een verzoek bij de kantonrechter kunnen indienen om een OR-lid van alle of een deel van zijn taken te ontheffen. Uit eerdere vonnissen blijkt wel dat de rechter niet snel ingaat op dit verzoek. Gelukkig hoeft het bijna nooit zo ver te komen.

  • Inhoud OR-reglement

    Wat staat er in het OR-reglement?

    Elke ondernemingsraad moet een reglement hebben en dit wordt opgesteld door de ondernemingsraad zelf. Er staan alleen onderwerpen in die de ondernemingsraad moet of kan opnemen en geen afspraken tussen de bestuurder en de ondernemingsraad. Die staan veelal in een ondernemingsovereenkomst. De ondernemingsraad bepaalt in hoofdlijnen zelf de inhoud van het reglement. In het eerste deel van het regelement worden de zaken geregeld over:

    • aantal leden van de ondernemingsraad
    • zittingsduur
    • werkwijze bij verkiezingen: kandidaatstelling, de verkiezing zelf, de invulling van OR-verkiezingen

    Het tweede gedeelte van het reglement bevat een aantal zaken die de werkwijze van de ondernemingsraad regelt. Een opsomming hiervan vind je in art. 14 van de WOR.

    • wanneer en hoe de ondernemingsraad bijeenkomt
    • hoeveel leden er nodig zijn voor een vergadering, het quorum
    • hoe de ondernemingsraad besluit, het stemrecht
    • inrichting van het secretariaat
    • hoe de agenda wordt opgesteld en gepubliceerd
    • verslagen en jaarverslag

    Als de ondernemingsraad kiest voor een werkwijze met commissies, dan worden de instellingsbesluiten van de commissies als bijlage bij het reglement gevoegd.
    Om het nog makkelijker te maken kun je het SER-voorbeeldreglement gebruiken.

  • Tijdstip jaarverslag ondernemingsraad

    Voor welke datum moet een jaarverslag worden uitgebracht? Wat meldt de WOR hierover?

    De datum waarop het OR-jaarverslag uiterlijk openbaar moet worden gemaakt is vastgelegd in het OR-reglement (art. 14 lid 2 sub h WOR). Hier zijn geen vaste richtlijnen voor. Het SER-voorbeeldreglement spreekt over een ‘redelijke termijn’ na afloop van het zittingsjaar. Wel zou ik er niet te lang mee wachten – in ieder geval niet langer dan 4 maanden – omdat daarna de relevantie van het verslag sterk afneemt.

  • Zittingsduur lid centrale ondernemingsraad

    Binnenkort eindigt mijn zittingsperiode als lid van de ondernemingsraad. Betekent dat ook direct het einde van mijn COR-lidmaatschap?

    Ja, in principe wel. Als een COR-lid geen zitting meer heeft in een ander medezeggenschapsorgaan dat hem of haar had afgevaardigd, dan eindigt van rechtswege ook het lidmaatschap van de centrale ondernemingsraad. Als de verschillende ondernemingsraden op verschillende momenten hun verkiezingen houden, leidt dat tot een ‘duiventil’ in de centrale ondernemingsraad. Dat is lastig voor het functioneren van die centrale ondernemingsraad. Om die reden probeert men binnen concerns doorgaans de verkiezingen en zittingstermijnen op elkaar af te stemmen. Dan kan in het reglement van de centrale ondernemingsraad ook een duidelijke zittingstermijn gehanteerd worden.

  • Voorzitter centrale ondernemingsraad

    Mag een vicevoorzitter van de ondernemingsraad tevens voorzitter van de centrale ondernemingsraad zijn?

    Ja, dat kan. De WOR regelt daar niets over. Wel kan de medezeggenschap zelf daarover afspraken maken. Dat hangt ook af van de invulling van de voorzittersrol en de afspraken over faciliteiten.

  • Rol voorzitter ondernemingsraad

    Wij hebben een dominante voorzitter. Hij wil alles bepalen en de leden hebben hierdoor weinig inbreng. Wat zijn eigenlijk de specifieke taken van een OR-voorzitter?

    In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat weinig over de taken van de voorzitter van de ondernemingsraad. In artikel 7 is te lezen dat een voorzitter of zijn plaatsvervanger de ondernemingsraad in gerechtelijke procedures vertegenwoordigt. Verder zit de voorzitter per toerbeurt met de bestuurder de overlegvergadering voor, tenzij je hier met elkaar andere afspraken over maakt. Ook zal de voorzitter in de praktijk meestal de OR-vergaderingen voorzitten. Verder moeten de voorzitter en zijn plaatsvervangers door de ondernemingsraad zelf uit hun midden worden gekozen. Een taakomschrijving zul  je niet vinden.

    In de praktijk maakt de ondernemingsraad, bij het kiezen van de voorzitter, ook afspraken hoe de voorzittersrol ingevuld gaat worden, vaak in afstemming met de overige rollen in het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad. Natuurlijk hoort hier vaak het voorzitterschap van de OR-vergadering bij en het richtinggeven aan het werkproces van de ondernemingsraad. Maar dit kan op verschillende manieren ingevuld worden. Het is natuurlijk niet goed dat de stem van de voorzitter zo bepalend wordt dat de overige leden van de ondernemingsraad geen inbreng hebben. Je bent toch allemaal gekozen door de achterban. In jouw geval is er een praktijk gegroeid waarin niet iedereen zich kan vinden. Tijd om de werkwijze en de rolinvulling te evalueren. Het is verstandig om zo’n evaluatie een plek te geven binnen bijvoorbeeld een scholing of een aparte bijeenkomst.

  • Taken van de secretaris

    Welke taken heeft de secretaris van de ondernemingsraad?

    De rol van de secretaris is niet vastgelegd in de WOR, maar bijna elke ondernemingsraad heeft een secretaris omdat het nu eenmaal handig is iemand alle (administratieve) procedures te laten coördineren. Er is geen vast takenpakket, dit wordt in onderling overleg afgestemd en is afhankelijk van de invulling van de andere rollen in het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad. In het reglement van de ondernemingsraad is vastgelegd hoe het secretariaat georganiseerd is. Het werk van secretaris is tijdrovend. Bij veel organisaties ondersteunt een ambtelijk secretaris de secretaris en de ondernemingsraad. Dit is een professionele niet gekozen secretaris die een aantal taken uitvoert.

    Mogelijke taken van een secretaris van de ondernemingsraad:

    • Taken rondom vergadering. Plannen, bijeenroepen, agenda verzorgen inclusief de stukken.
    • Zorgen voor verslaglegging van de vergadering en het voeren van het secretariaat van de overlegvergadering.
    • Vastlegging, archief en versturen van stukken (de postbus van de ondernemingsraad).
    • (Mede) ondertekenen van informatieaanvragen, OR-adviezen en instemmingsverzoeken.
    • Coördineren van planning achterbancontact en nieuwsbrieven.
    • OR-jaarverslag.
    • Actueel houden OR-reglement en afspraken.
  • Representativiteit ondernemingsraad bij vacatures

    Onze ondernemingsraad heeft 11 zetels. We zijn met 7 leden en hebben dus 4 vacatures. Zijn we dan nog wel representatief genoeg?

    Er staan in de WOR geen duidelijke regels voor de representativiteit van de ondernemingsraad. Je kunt niet zeggen dat bij twee vacatures de ondernemingsraad niet meer namens de achterban kan spreken en bij één vacature nog wel. Van belang is veel meer dat de ondernemingsraad probeert zo representatief mogelijk te zijn.

    Schrijf tussentijdse verkiezingen uit als er vacatures zijn en communiceer regelmatig met je achterban. Je kunt ook via werkgroepen regelmatig met de achterban thema’s bespreken. Daarmee maak je duidelijk dat de ondernemingsraad er niet alleen voor zichzelf zit en dat de raad goed op de hoogte is van wat er speelt. Daar gaat het uiteindelijk om.

  • Recht op reiskostenvergoeding voor vergaderingen van de ondernemingsraad

    Heb je als OR-lid recht op een vergoeding voor de gemaakte reistijd en reiskosten naar de vergaderingen van de ondernemingsraad? Wat zegt de WOR hierover?

    De WOR schrijft niets over hoe om te gaan met de reistijd die iemand heeft om naar het OR-werk toe te komen. Het is aan de ondernemingsraad en de bestuurder hier afspraken over te maken die door beide partijen als redelijk worden ervaren.

  • Recht op ambtelijk secretaris

    Mogen wij als ondernemingsraad om een ambtelijk secretaris vragen? Hebben we daar recht op?

    De ondernemingsraad heeft recht op faciliteiten om zijn werk te kunnen doen. Die voorzieningen moeten door de ondernemer ter beschikking worden gesteld. Dat staat in artikel 17 van de WOR. Die voorzieningen moeten in de onderneming aanwezig zijn. Valt een ambtelijk secretaris hier onder?

    In artikel 17 lid 1 staat dat de ondernemer een secretaris aan de ondernemingsraad kan toevoegen. De ondernemer is dus niet verplicht om zonder meer een ambtelijk secretaris voor de ondernemingsraad aan te stellen. De ondernemingsraad kan wel met argumenten komen om de ondernemer te overtuigen dat een ambtelijk secretaris onmisbaar is om het werk van de ondernemingsraad goed te kunnen doen. Soms staat in de cao dat de ondernemingsraad recht heeft op een ambtelijk secretaris.

  • Onderwerp agenderen overleg met bestuurder

    Hoe komt de agenda voor de overlegvergadering tot stand?

    Op de agenda van de overlegvergadering met de bestuurder staan onderwerpen die de ondernemingsraad of de bestuurder hebben aangedragen. Dat kunnen alle onderwerpen zijn die van belang zijn. De aangedragen onderwerpen zet de secretaris op de agenda (artikel 23a).

  • Vrijwilligers als lid ondernemingsraad

    In onze organisatie werken veel vrijwilligers. Mogen zij ook lid van de ondernemingsraad worden?

    In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat dat werknemers die werkzaam in de onderneming zijn met een arbeidsovereenkomst actief en passief kiesrecht hebben. Dat sluit de vrijwilligers uit, want die hebben geen echte arbeidsovereenkomst en zijn formeel niet werkzaam in de onderneming. Toch kunnen ze wel in de ondernemingsraad komen op grond van artikel 6 lid 4 van de WOR. Andere groepen kunnen op grond van dat artikel worden aangewezen als eveneens werkzaam in de onderneming. En ook voor de vrijwilligers zelf kun je regels opnemen, bijvoorbeeld dat een vrijwilliger minstens een jaar aan de organisatie is verbonden voordat hij/zij zich kandidaat voor de ondernemingsraad mag stellen.

  • Opheffen VGWM-commissie door ondernemingsraad

    Onze ondernemingsraadheeft een VGWM-commissie (veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu). Kunnen wij de commissie opheffen?

    Een vaste commissie betreft de interne werkwijze van een ondernemingsraad. Het staat een ondernemingsraad vrij invulling te geven aan deze werkwijze, zolang daarbij het belang van de medezeggenschap voorop staat. Dit betekent ook dat de ondernemingsraad een vaste commissie, zoals de VGWM-commissie, op elk moment weer kan opheffen. Hij hoeft daarmee niet te wachten tot de volgende zittingstermijn.

    Belangrijk is verder wel dat het opheffen van de commissie goed wordt afgestemd met de betrokkenen: waarom is er geen behoefte meer aan deze commissie? Duidelijk moet zijn waar de taken en bevoegdheden van de commissie komen te liggen. Enig overleg met de ondernemer en de gesprekspartner van de commissie is dan ook gewenst. De commissie is destijds niet voor niets ingesteld – er was blijkbaar een behoefte binnen de medezeggenschap – en diens bevoegdheden zouden dan ook niet zomaar moeten worden gewijzigd. Is de ondernemingsraad van mening dat de VGWM-commissie onvoldoende functioneert? Wellicht zijn er dan andere middelen om dit op te lossen, zoals het hernieuwen van gemaakte afspraken of training/scholing van de commissie. Ook een vaste commissie heeft immers recht op scholing en advies.

  • Jaarverslag door ondernemingsraad

    Is de ondernemingsraad verplicht een jaarverslag te maken?

    In artikel 14 WOR staat dat de ondernemingsraad in zijn reglement een bepaling opneemt over het opmaken en bekendmaken van het OR-jaarverslag. Deze bepaling houdt meestal in dat de ondernemingsraad verplicht is een jaarverslag op te stellen, dat dit de taak van de secretaris is en dat het jaarverslag wordt goedgekeurd door de ondernemingsraad. In het OR-jaarverslag kan de achterban teruglezen welke werkzaamheden de ondernemingsraad en de commissies het afgelopen jaar hebben gedaan, de onderwerpen die met de bestuurder zijn besproken en welke adviezen en instemmingen zijn gegeven. De vorm en inhoud bepaalt de ondernemingsraad.

  • Zittingstermijn ondernemingsraad

    Hoe lang dient de zittingstermijn van de ondernemingsraad te zijn? Is er een ideale zittingstermijn?

    Er is geen ideale zittingstermijn. Een ondernemingsraad zit meestal 3 jaar, maar er komen ook varianten voor. Je kunt kiezen hoe lang de zittingsperiode van de raad is. In het OR-reglement staat de termijn vermeld.

    • Zittingstermijn van 2 jaar
      Veel ondernemingsraden hebben vacatures. Om jongeren en anderen te werven is een kortere zittingstermijn vaak wenselijk. Een lidmaatschap van 2 jaar is voor veel mensen aantrekkelijker dan die van 3 of 4 jaar.
      De termijn van 2 jaar is erg kort. Voor de OR-leden goed en wel zijn ingewerkt, zijn er al weer nieuwe verkiezingen nodig. De ondernemingsraad is voortdurend bezig met verkiezingen. Na ruim een jaar wordt er al weer gekeken naar kandidaten voor de OR-zetels. Er gaat op deze manier veel tijd zitten in het intern functioneren.
    • Zittingstermijn van 3 jaar
      Deze termijn staat in het voorbeeldreglement van de SER genoemd. Veruit de meeste ondernemingsraden kiezen daarom voor een termijn van 3 jaar. Deze periode is goed om een team te vormen en om kennis en vaardigheden op te doen om het politieke spel te kunnen spelen.
    • Zittingstermijn van 4 jaar
      De vierjarige zittingstermijn kan flexibel zijn, omdat er dan om de twee jaar verkiezingen gehouden kunnen worden, zogenaamde getrapte verkiezingen. De helft van de ondernemingsraad treedt dan af. De andere helft is ervaren en kan de nieuwkomers inwerken. Dit is beter voor de continuïteit van het OR-team. Tegelijkertijd kan het onrustiger zijn om elke 2 jaar te wisselen van (halve) samenstelling.
      De ondernemingsraad mag ook om de vier jaar in z’n geheel aftreden.
  • Begroting ondernemingsraad

    Zijn we als ondernemingsraad verplicht een begroting op te stellen? Zo ja, hoe ziet een begroting van de ondernemingsraad er dan uit?

    Er bestaat geen standaard begroting, omdat iedere ondernemingsraad immers anders is. Veel ondernemingsraden maken zelfs helemaal geen begroting. Dat komt omdat de ondernemingsraad niet verplicht is een begroting op te stellen. Alle kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van de ondernemingsraad komen voor rekening van de ondernemer. Als de ondernemingsraad een begroting wil, dan zijn uit de WOR enkele onderwerpen te halen. In artikel 17 staan bijvoorbeeld de faciliteiten geregeld; boeken, abonnementen, PR-kosten voor achterbancommunicatie of een verkiezingscampagne kunnen in de begroting worden opgenomen. En mocht het niet via een andere weg worden geregeld/betaald, dan kunnen ook de reiskosten, huur externe vergaderlocatie, kosten van werkgroepen of commissies erbij.

    Sommige kosten horen niet thuis in het budget van de ondernemingsraad. Het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten van scholing. Je hebt als OR-lid recht op minimaal 5 dagen per persoon per jaar. Verder is het aan te raden om kosten met betrekking tot het voeren van rechtsgedingen en het inhuren van deskundigen buiten het budget te laten. Deze zijn moeilijk te begroten. Je weet immers niet of je volgend jaar gaat procederen en wat dat gaat kosten.

  • Aantal uur ondernemingsraadwerk voor ambtelijk secretaris

    Hoeveel uur mag een ambtelijk secretaris aan ondernemingsraadwerk besteden?

    De uren die een ambtelijk secretaris kan besteden aan het OR-werk staan niet beschreven in de WOR. Dit is een afspraak die gemaakt wordt tussen ondernemingsraad, bestuurder en de ambtelijk secretaris zelf. De ondernemingsraad praat hierin mee vanuit zijn behoefte aan ambtelijke ondersteuning, de bestuurder als werkgever van de ambtelijk secretaris en de ambtelijk secretaris zelf natuurlijk vanuit zijn/haar eigen wensen en behoeften.

    In de praktijk loopt de tijdbesteding van ambtelijk secretarissen sterk uiteen. De ene ondernemingsraad bestaat uit vijf personen en krijgt 32 uur ambtelijke ondersteuning, de andere ondernemingsraad functioneert in een veel grotere organisatie maar heeft slechts 8 uur ondersteuning per week. De te besteden uren zijn dus volledig afhankelijk van de gemaakte afspraken, de behoefte van de ondernemingsraad en het te verzetten werk.