Communicatie achterban

• Recht op verslagen

  Op welke verslagen heeft de achterban recht?
  
  In de WOR staat beschreven dat de achterban recht heeft op zowel verslagen van de OR-vergadering als de overlegvergadering (OV). In de praktijk verspreiden veel ondernemingsraden een kort samenvattend verslag in plaats van de uitgebreidere notulen. In de WOR staat ook  “verslag” in plaats van “notulen”. Het hoeven dus niet de notulen te zijn. Een kort verslag met de meest interessante highlights wordt vaak beter gelezen. Daarnaast is het een praktische oplossing voor wanneer er vaak geheime informatie in notulen staat of het lang duurt voordat deze officieel zijn goedgekeurd.

• Leidinggevenden uitsluiten bij achterbanbijeenkomst

  Mag een ondernemingsraad leidinggevenden uitsluiten bij een achterbanbijeenkomst?
  
  Een ondernemingsraad mag achterbanberaad houden als dat redelijkerwijs noodzakelijk is en kan gericht groepen werknemers uitnodigen. Het expliciet uitsluiten van leidinggevenden bij een algemene bijeenkomst is desondanks lastig. Leidinggevenden behoren immers ook tot de achterban. Mocht de ondernemingsraad het toch nodig vinden, geef dan duidelijk aan waarom je leidinggevenden verzoekt niet aanwezig te zijn. Zo voorkom je dat een deel van de achterban zich niet vertegenwoordigd voelt.

• Invloed uitoefenen via achterban

  Kunnen wij via onze achterban invloed uitoefenen?
  
  Dat kan zeker. De bestuurder wil graag draagvlak voor zijn besluiten. De ondernemingsraad kan daarop inspelen. De ondernemingsraad gebruikt de informatie van de achterban om invloed uit te oefenen. Je kunt bijvoorbeeld de macht van het getal zijn werk laten doen. Als je een enquête houdt, kun je aan de bestuurder laten zien hoe werknemers over een vraagstuk denken.
  
  Ook kun je achterbanbijeenkomsten houden. Bij een hoge opkomst geeft de ondernemingsraad het signaal af dat het onderwerp leeft. Uitkomsten van het achterbanoverleg kun je weer aan de bestuurder voorleggen.

  Download hier onze whitepaper over succesvolle achterbancommunicatie
• Toehoorders bij OR-vergadering

  Zijn toehoorders bij de vergadering van de ondernemingsraad toegestaan?
  
  In de Wet op de ondernemingsraden staat niets over toehoorders. Dat betekent dat het niet verboden is collega’s bij de OR-vergadering aan te laten sluiten. In onze praktijk zien wij soms zelfs ondernemingsraden waarbij vrijwel iedere vergadering openbaar is. Enige kanttekening hierbij betreft zaken die je onder geheimhouding hebt gehoord van de bestuurder. Indien er een thema op de agenda staat waar geheimhouding op rust, kun je dit niet bespreken met toehoorders van buiten de ondernemingsraad.

• Communicatiemiddelen

  Hoe kunnen we de achterban bereiken?
  
  Er zijn veel uiteenlopende middelen om met de achterban te communiceren. Het belangrijkste is goed nadenken over wát en wie de ondernemingsraad wil bereiken. Wil je collega’s bijvoorbeeld alleen informeren of wil je juist input van hen krijgen? Om beter zicht te krijgen op welk middel de ondernemingsraad het beste in kan zetten, is overleg met de doelgroep belangrijk. Vraag bijvoorbeeld of zij de OR-nieuwsbrief lezen of wat een goed tijdstip is om een bijeenkomst te houden. Het goed afstemmen op doel en doelgroep is essentieel.

  Download hier onze whitepaper over succesvolle achterbancommunicatie

• Te communiceren informatie

  Wat moeten wij als ondernemingsraad communiceren richting achterban?
  
  De wet schrijft voor dat de ondernemingsraad zijn agenda’s, verslagen vergaderingen, OR-jaarverslag en verkiezingsuitslag bekendmaakt. Voor de rest is het aan de ondernemingsraad zelf te bepalen wat hij communiceert naar en met de achterban. Daarbij helpt het vanuit je eigen OR-visie na te denken over je communicatie. Wat willen we bereiken met achterbancommunicatie? Wie willen we bereiken? En hoe doen we dat?

  Download hier onze whitepaper over succesvolle achterbancommunicatie

  Zorg er in ieder geval voor dat de ondernemingsraad geen boodschapper wordt van het (slechte) nieuws. Dat is en blijft een taak van de bestuurder. Communiceren over het proces dat de ondernemingsraad doorloopt en over de standpunten is natuurlijk wel altijd goed.

• Het belang

  Is communiceren met de achterban belangrijk?
  
  Een goed contact met de achterban is om meerdere redenen belangrijk. Allereerst komt het mandaat van de ondernemingsraad van de collega’s die niet in de OR zitten. Door voortdurend met deze collega’s te communiceren check je of de ondernemingsraad hen goed vertegenwoordigt. Daarnaast kun je achterbancommunicatie voor andere doelen inzetten. Een voorgenomen advies voorleggen bij de achterban kan bijvoorbeeld draagvlak creëren. Maar ook het verzamelen van input kan een doel zijn. Als laatste zien we steeds vaker dat de OR de achterban inzet om iets voor elkaar te krijgen bij de bestuurder.

• Opgelegde geheimhouding

  Hoe communiceren we als ondernemingsraad met de achterban ondanks opgelegde geheimhouding?
  
  Het is van belang geheimhouding zo specifiek mogelijk af te spreken: wat is er precies geheim? Voor wie? En de belangrijkste: hoe lang duurt de geheimhouding? Even doorvragen bij de bestuurder leert dat de soep vaak minder heet wordt gegeten dan hij wordt opgediend.

  Verder is het zo dat je als ondernemingsraad wel altijd mag communiceren over het proces. Wat is de rol en positie van de ondernemingsraad? Wat vindt de ondernemingsraad belangrijk bij het behandelen van de adviesaanvraag? Hoe verloopt het adviestraject? Enzovoorts. Zonder uitgebreid te communiceren over de inhoud geef je hiermee de achterban wel alvast wat inzicht en houvast.