Instemmingsrecht

• Opheffen bedrijfsrestaurant

  Onze bestuurder wil het bedrijfsrestaurant opheffen. Heeft de ondernemingsraad hierbij instemmingsrecht? Het is toch een secundaire arbeidsvoorwaarde?

  Het opheffen van het bedrijfsrestaurant is geen instemmingsplichtig onderwerp conform artikel 27 WOR. Het is wel een arbeidsvoorwaarde, maar dat is geen criterium voor instemmingsplicht. Wanneer het gebruik van het restaurant in het personeelshandboek is vastgelegd én je daar als ondernemingsraad integraal mee ingestemd hebt, kun je daar wel bevoegdheden aan ontlenen. Bovendien kun je altijd als ondernemingsraad het initiatief nemen om het verdwijnen van het restaurant op de agenda te zetten voor het overleg met de bestuurder.

  Daarnaast is er nog een andere invalshoek van waaruit je mogelijk invloed uit kunt oefenen: het adviesrecht. Dit is van toepassing wanneer het opheffen van het bedrijfsrestaurant een belangrijke wijziging in het organogram met zich meebrengt, al dan niet gepaard gaande met het ontslag van werknemers. Wanneer het bedrijfsrestaurant door een externe partij wordt verzorgd, is dat niet het geval. Wanneer het bedrijfsrestaurant en haar werknemers echter integraal onderdeel zijn van de organisatie wel.

• Instemmingsprocedure

  Hoe ziet een instemmingsprocedure eruit?
  
  Een instemmingsprocedure bestaat uit verschillende stappen:

  1. De ondernemer wil overgaan tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling uit artikel 27 van de WOR.
  2. De ondernemer stuurt het voorgenomen besluit schriftelijk naar de ondernemingsraad. In de aanvraag staan de beweegredenen voor het voorgenomen besluit en de mogelijke gevolgen voor de werknemers uit de organisatie.
  3. De ondernemingsraad bekijkt het voorgenomen besluit. De ondernemingsraad kan advies inwinnen bij deskundigen om het besluit beter te kunnen beoordelen.
  4. De ondernemingsraad bespreekt minimaal één keer het voorgenomen besluit met de bestuurder in een overlegvergadering.
  5. Het is vaak nuttig de achterban te raadplegen. De ondernemingsraad geeft vervolgens wel/geen instemming. Zolang de ondernemingsraad geen instemming heeft gegeven, kan de ondernemer de regeling niet vaststellen, wijzigen of intrekken.
  6. Als er geen instemming van de ondernemingsraad is, kan de bestuurder zijn voorstel aanpassen en opnieuw voorleggen aan de ondernemingsraad of naar de kantonrechter gaan om vervangende instemming te verkrijgen.

  De instemmingsprocedure in een oogopslag

• Werktijdenregeling aanpassen

  Onze directie wil dat medewerkers van een afdeling in een ander rooster gaan werken. Kan dat zomaar? En wat als de werkgever de werktijden ‘in opdracht’ van de klant wil aanpassen?

  Aanpassing van de werktijden kan niet zomaar. Het is een wijziging van de bestaande werktijdenregeling en dus instemmingsplichtig volgens art. 27 lid 1 b WOR. Het feit dat het besluit wordt genomen op aandringen van een klant doet daar niets aan af. Deze druk vanuit een klant kan in de praktijk wel betekenen dat een eventueel ‘nee’ van de ondernemingsraad in een instemmingstraject als onredelijk wordt beschouwd. Jullie bestuurder kan in dat geval bij de kantonrechter om vervangende instemming verzoeken (art 27 lid 4 WOR). Als argument kan hij daarbij gebruiken dat er zwaarwegende bedrijfsbelangen (behoud van de klant) spelen die bij een ‘nee’ van de ondernemingsraad onder druk komen te staan.

• Cameratoezicht instellen

  We hebben een instemmingsverzoek gekregen met betrekking tot het instellen van cameratoezicht op diverse werkplekken. De ondernemingsraad vindt het belangrijk dat de privacy geborgd is. Aan welke eisen moeten wij deze aanvraag toetsen?

  Voordat je instemming verleent, is het goed een aantal zaken te borgen. Het gaat dan inderdaad onder meer om de privacy van de werknemers. Belangrijke afspraken daarbij zijn:

  • Wat is de reden voor cameratoezicht? De werkgever moet een zogeheten gerechtvaardigd belang hebben.
  • Kan het doel niet op een andere manier bereikt worden die minder ingrijpend is?
  • Is het onderdeel van een totaalpakket aan maatregelen? Cameratoezicht mag niet op zichzelf staan.
  • De medewerkers moeten weten dat er camera’s hangen.
  • Wie hebben er allemaal toegang tot de camerabeelden?
  • Hoe lang worden de beelden bewaard?
  • Voor welke doeleinden mogen de beelden wel/niet worden gebruikt? (Bijvoorbeeld wel/niet voor beoordelen en controleren van personeel.)

  Daarnaast geldt dat je goed meegenomen moet worden in de gedachtegang van de bestuurder en begrijpt waarom het voorgenomen besluit een logisch besluit is.

• Afschaffen verjaardagsgift

  Onze werkgever is voornemens de ‘verjaardagsgift’ af te schaffen. Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij de intrekking van deze regeling?

  De verjaardagsgift valt niet onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad. De werkgever hoeft voorafgaand aan de wijziging dus geen instemmingsaanvraag in te dienen bij de ondernemingsraad. In uitzonderlijke gevallen wordt de gift in het personeelshandboek expliciet benoemd. Sommige ondernemingsraden hebben op het personeelshandboek een uitbreiding van het instemmingsrecht waardoor in dat geval het instemmingsrecht wel van toepassing is. Het staat je als ondernemingsraad daarnaast natuurlijk altijd vrij de wijziging via het initiatiefrecht op de agenda met de bestuurder te zetten.

• Gebroken diensten invoeren

  Onze werkgever voert gebroken diensten in voor een deel van het personeel. Deelname is wel op vrijwillige basis. Heeft de ondernemingsraad hierbij een instemmingsrecht?

  De invoering van gebroken diensten valt inderdaad onder het instemmingsrecht van artikel 27 lid 1 sub b WOR. Dat het op vrijwillige basis is, doet er niets aan af. Kijk wel goed wat jullie cao precies zegt over het gebruik van gebroken diensten. Instemming is namelijk niet vereist wanneer in jullie cao het werken met gebroken diensten reeds inhoudelijk is geregeld. Laat de cao echter nog ruimte voor invulling op organisatieniveau, dan behoudt de ondernemingsraad daaromtrent zijn instemmingsrecht.

• Functieomschrijvingen aanpassen

  Onze bestuurder wil de functieomschrijvingen aanpassen. Is dit instemmingsplichtig?

  Het wijzigen van een of meerdere functieomschrijvingen is op zichzelf niet instemmingsplichtig. Wel ligt het voor de hand dat nieuwe functiebeschrijvingen gepaard gaan met een aanpassing van andere HR-regelingen die wel instemmingsplichtig zijn. Denk bijvoorbeeld aan beoordeling en opleiding. Wanneer de bestuurder dus voornemens is de functiebeschrijvingen aan te passen, gebruik dan het informatie- en overlegrecht en benadruk het belang met elkaar te bekijken of de andere HR-regelingen na aanpassing nog wel in lijn zijn met de nieuwe functieomschrijvingen. Eventuele wijzigingen van die regelingen kunnen dan vervolgens wél instemmingsplichtig zijn conform artikel 27 WOR.

  Daarnaast is het de vraag waarom de functiebeschrijvingen worden aangepast. Is dit in het kader van een belangrijke organisatiewijziging, met een andere verdeling van taken en verantwoordelijkheden over de aanwezige functies? Dan kan er sprake zijn van een adviesrecht van de ondernemingsraad conform artikel 25 lid 1 WOR.

• Werkgever weigert informatie te geven

  Er is een instemmingsaanvraag bij de ondernemingsraad binnengekomen over een wijziging in de opleidingen. De ondernemingsraad wil graag de hele tekst van het opleidingsplan inzien om de wijzigingen goed te kunnen beoordelen. De werkgever zegt dat dit kan, maar pas nadat de ondernemingsraad heeft ingestemd. Wie heeft er gelijk?

  Als ondernemingsraad verleen je pas instemming wanneer je een duidelijk beeld hebt van de aanleiding voor het besluit, het besluit zelf en de gevolgen voor het personeel. Pas wanneer dat helder is, kun je immers een goed oordeel vormen. In deze situatie zou ik de bestuurder beargumenteerd teruggeven dat je de informatie echt nodig hebt, alvorens je als ondernemingsraad tot een besluit kan komen. Is het besluit nog in ontwikkeling? Bied dan als ondernemingsraad aan gezamenlijk op te trekken. Wellicht heeft de ondernemingsraad nog waardevolle input bij de ontwikkeling van het opleidingsplan. Op deze manier vergroot je niet alleen je invloed, maar zorg je er tevens voor dat het besluitvormingstraject én het instemmingstraject soepeler verloopt.

• Pilot door bestuurder

  Onze bestuurder is een pilot begonnen met andere arbeidstijden. Is dat instemmingsplichtig?

  Regelingen over arbeidstijden vallen onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad (artikel 27 lid 1b van de WOR). In dit geval gaat het om een pilot, maar ook regelingen die tijdelijk of experimenteel zijn vallen eronder als zij duurzame, moeilijk omkeerbare gevolgen hebben voor het personeel. Arbeidstijden hebben direct onomkeerbare gevolgen voor het personeel. De pilot is dan ook instemmingsplichtig.

• Wijzigen niet vastgelegde instemmingsplichtige regeling

  In onze organisatie wordt een regeling voor kort ziekteverzuim afgeschaft. Deze regeling staat niet op papier. Er is wel voldoende documentatie, onder andere oude notulen waarin de regeling wordt bevestigd. De bestuurder meent nu echter dat er nooit sprake is geweest van een officiële regeling, dus dat er ook niks wordt afgeschaft. Hebben wij als ondernemingsraad in dit geval een instemmingsrecht?

  Vaststelling, wijziging of opheffen van een dergelijke regeling is instemmingsplichtig (artikel 27 lid 1 sub d WOR). Artikel 27 WOR schrijft niet voor dat een regeling schriftelijk moet zijn vastgelegd. Wanneer er duidelijke documentatie is, kun je aantonen dat er wel degelijk sprake is van een regeling. Het maakt dan niet uit of dat notulen zijn die door ondernemingsraad en bestuurder zijn goedgekeurd of dat het een ander document is. Vraag óók na instemming om het besluit!