De Wet op de ondernemingsraden (WOR) stelt dat een voorgenomen besluit aan de OR moet worden voorgelegd zodra het voldoende concreet is. Tegelijkertijd moet de OR nog wezenlijke invloed kunnen hebben op dat besluit. In de praktijk leidt deze spanning regelmatig tot misverstanden tussen de OR en de bestuurder. Het gevolg is frustratie, vertraging en in uitzonderlijke gevallen juridische escalaties. Juist om dit soort situaties te voorkomen, is het belangrijk om heldere afspraken te maken over het moment van betrokkenheid. En dat is slechts één van de vele onderwerpen waarover de OR en de bestuurder helderheid moeten creëren.
De ondernemingsovereenkomst biedt hiervoor een krachtig hulpmiddel. Deze overeenkomst biedt de OR en bestuurder de mogelijkheid om afspraken vast te leggen. Maar wat is zo’n overeenkomst, en over welke onderwerpen moeten er afspraken gemaakt worden? En niet geheel onbelangrijk: hoe stel je die afspraken op? In deze blog duiken we dieper in deze én andere relevante vragen.
Wat is een ondernemingsovereenkomst?
Een ondernemingsovereenkomst is niets anders dan een formele afspraak tussen de bestuurder en de OR. Die afspraken kunnen op drie verschillende manieren worden gemaakt. Ten eerste kunnen de OR en de bestuurder afspraken maken in een overlegvergadering. Er moet dan een schriftelijk verslag worden gemaakt van die vergadering, waar zowel de bestuurder als de (voorzitter van de) OR een handtekening onder moeten zetten.
Ten tweede kan de ondernemingsovereenkomst worden opgesteld in de vorm van een apart document, waarin afspraken tussen de bestuurder en de OR zijn opgeschreven. Zo’n document wordt vaak een convenant genoemd. Er is overigens vaak Babylonische spraakverwarring als het gaat om het convenant en het OR-reglement. Het onderscheid is echter simpel: afspraken tussen de OR en de ondernemer horen thuis in het convenant, terwijl de werkwijze van de OR wordt geregeld in het OR-reglement.
Ten derde kan ook een mondelinge afspraak een ondernemingsovereenkomst zijn, al is het natuurlijk lastig om op een mondelinge afspraak terug te vallen als er onenigheid ontstaat. Je doet er als OR daarom goed aan om afspraken altijd zwart op wit te zetten. Op die manier krijgen de afspraken namelijk een duidelijke juridische status. Dat wil zeggen dat zowel de OR als de ondernemer bij een geschil naar de bedrijfscommissie kunnen stappen om bemiddeling te vragen, of de naleving van de afspraken kunnen afdwingen bij de kantonrechter. In andere woorden: als de afspraken zijn opgeschreven in een overeenkomst, dan zijn ze nét zo bindend als de WOR.
Waarom heb je een ondernemingsovereenkomst nodig?
De WOR is grotendeels een kaderwet. Dat wil zeggen dat de wet algemene principes, verantwoordelijkheden en procedures regelt, maar weinig gedetailleerde regels bevat. Dat is ook niet zo gek, als je je bedenkt dat de WOR van toepassing is op een legio organisaties. Die organisaties kunnen enorm van elkaar verschillen, bijvoorbeeld als het gaat om aantallen medewerkers, bedrijfsvoering en omzet.
Logischerwijs moet er dan ook ruimte zijn om medezeggenschap verschillend vorm te kunnen geven. Zo stelt de WOR dat OR-leden recht hebben op minimaal 60 uur voor onderling beraad (overleg buiten vergaderingen), maar het is aannemelijk dat OR-leden van een grote, complexe organisatie hier meer dan 60 uur voor nodig hebben. Over de hoeveelheid extra uren moeten de OR en de bestuurder dus afspraken maken. Let daarbij op dat men in een ondernemingsovereenkomst alleen in positieve zin mag afwijken van de WOR. Dat betekent dat alleen van de wet mag worden afgeweken op een manier die gunstiger uitvalt voor de OR dan de wet minimaal vereist.
De WOR is grotendeels een kaderwet. Dat wil zeggen dat de wet algemene principes, verantwoordelijkheden en procedures regelt, maar weinig gedetailleerde regels bevat.
Dat is ook niet zo gek, als je je bedenkt dat de WOR van toepassing is op een legio organisaties.
Hoe stel je een ondernemingsovereenkomst op?
Op grond van de WOR zijn de bestuurder en de OR verplicht om over bepaalde onderwerpen afspraken te maken. Het gaat dan vooral om afspraken over de faciliteiten van de OR. Zo moeten de bestuurder en de OR bijvoorbeeld afspraken maken over het aantal scholingsdagen, over het aantal uren dat OR-leden hebben voor onderling beraad. Maar de OR en bestuurder moeten ook afspraken maken over de gang van zaken bij een overlegvergadering, en over de vraag hoe en wanneer de OR betrokken wordt bij advies -of instemmingsplichtige voorgenomen besluiten.
Daarnaast kunnen de OR en de bestuurder zogenaamde vrijwillige afspraken maken: dergelijke afspraken hoeven beide partijen niet per se te maken. Voorbeelden van onderwerpen waar beide partijen afspraken over kunnen maken zijn een jaarlijks OR-budget en het gebruik van voorzieningen (bijv. vergaderruimte & kopieerapparatuur). Bovendien kan de OR op grond van artikel 32 lid 2 WOR via een ondernemingsovereenkomst extra rechten of bevoegdheden krijgen. Zo kan er bijvoorbeeld worden afgesproken dat de OR instemmingsrecht krijgt bij wijzigingen in het beleid rondom reiskostenvergoedingen — een onderwerp waarop de OR volgens de WOR in principe geen instemmingsrecht heeft.
De hierboven genoemde onderwerpen zijn slechts voorbeelden van onderwerpen die terug moeten of terug kunnen komen in de ondernemingsovereenkomst. De SER heeft een voorbeeld van zo’n overeenkomst opgesteld, die terug te vinden is in bijlage A van het voorbeeldreglement. Daarin worden zowel de verplichte als de vrijwillige afspraken beschreven.
Hoe zit het met de geldigheid en openbaarheid van de ondernemingsovereenkomst?
Hoewel de WOR niets zegt over de duur van de ondernemingsovereenkomst, is deze in principe voor onbepaalde tijd geldig, tenzij anders afgesproken. Dat betekent ook dat de afspraken geldig blijven als de zittingstermijn van de OR eindigt, of als de bestuurder vertrekt. Bovendien kan de overeenkomst niet zomaar worden beëindigd: ofwel de OR en de bestuurder moeten in onderling overleg de overeenkomst beëindigen, ofwel één van beide partijen moet zeer goede redenen hebben om de overeenkomst eenzijdig te beëindigen.
Ten slotte zegt de WOR ook niets over de openbaarheid van de ondernemingsovereenkomst. Want hoewel in de praktijk blijkt dat ondernemingsovereenkomsten vaak niet openbaar zijn, kan het (intern) publiceren van een ondernemingsovereenkomst wel degelijk nuttig zijn. Bijvoorbeeld als de OR extra rechten heeft ten aanzien van arbeidsvoorwaarden. Dat is namelijk bij uitstek een onderwerp dat medewerkers belangrijk vinden, en als medewerkers op de hoogte zijn van de extra bevoegdheden dan kan dat de betrokkenheid met OR vergroten.
Je voelt ‘m misschien al aankomen; maar het is goed om ook over de geldigheid en over de openbaarheid van de ondernemingsovereenkomst (schriftelijke) afspraken te maken. Want ook hiervoor geldt: afspraak is afspraak.
Met dit onderwerp aan de slag?
Een ondernemingsovereenkomst opstellen lijkt simpel, maar de praktijk is weerbarstig. Welke afspraken zijn verplicht en welke vrijwillig? Hoe zorg je dat de overeenkomst juridisch waterdicht is? En wat doe je als er onenigheid ontstaat over de interpretatie? Wij helpen organisaties dagelijks met dit soort vraagstukken en weten precies waar de valkuilen zitten. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.