Veel ondernemingsraden worstelen ermee: hoe om te gaan met geheimhouding. Geheimhouding lijkt aan de orde van de dag. Adviesaanvragen, instemmingsaanvragen, soms zelfs relatief eenvoudige mededelingen worden voorzien van het stempel ‘vertrouwelijk’. Laatst besprak ik met een ondernemingsraad een plan van de HR-afdeling. HR was bezig om beleid te gaan formuleren hoe talenten in de organisatie beter ontdekt en ontwikkeld kunnen worden. Het betrof niet eens het beleid zelf, maar een stappenplan hoe tot een beleid te komen. Vertrouwelijk!
Een ondernemingsraad krijgt regelmatig te maken met vertrouwelijke informatie. Denk aan gedetailleerde financiële overzichten, of een voorgenomen overname. Zaken, waarvan bij voorbaat duidelijk is, dat het informatie betreft die niet zomaar rond verteld kan worden. Het betreft immers concurrentiegevoelige informatie en anderen (lees: concurrenten) zouden die informatie ook graag willen hebben. En dat kan niet de bedoeling zijn.
De vraag is, of alle opgelegde geheimhouding wel onder de noemer van concurrentie gevoelig valt? Uit een rondgang langs ondernemingsraden, blijkt dat de helft van de ondervraagden twijfels heeft of de opgelegde geheimhouding wel terecht is. In bijna alle gevallen wordt deze echter wel geaccepteerd, “omdat we anders geen informatie zouden krijgen” of “anders zouden we niet vroeg in het traject betrokken worden”. Maar hoe zit het nu precies met geheimhouding en de ondernemingsraad?
Wet op de ondernemingsraden
In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan het omgaan met informatie en de communicatie vanuit de ondernemingsraad. Eén ding is helder: de WOR gaat uit van openheid en open communicatie. Geheimhouding is de uitzondering.
In artikel 2 van de WOR, wordt bij het instellen van een ondernemingsraad aangegeven, dat dit verplicht is “(…..) ten behoeve van het overleg met en de vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen (…..)”. Het overleg met het personeel staat dus voorop.
Artikel 14 en 23a van de WOR legt op dat er afspraken gemaakt moeten worden hoe en wanneer de agenda en het verslag van de vergaderingen van de ondernemingsraad en de overlegvergadering bekend gemaakt moeten worden. Bovendien is de ondernemingsraad op basis van artikel 14 verplicht een jaarverslag te maken en dit bekend te maken.
Kortom, de WOR gaat uit van het delen van informatie en van het mogelijk maken dat medewerkers, liefst vooraf, input kunnen leveren. Met dit in het achterhoofd kan gekeken worden naar de uitzonderingen, die geheim gehouden moeten worden.
Artikel 20 WOR: geheimhouding
Volgens artikel 20 van de WOR vallen de volgende zaken onder de geheimhouding:
- Alle zaken en bedrijfsgeheimen
- Alle aangelegenheden ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd of afgesproken
- Alle zaken waarvan de vertrouwelijkheid redelijkerwijs vermoed kan worden
De geheimhouding geldt voor de ondernemer, voor de leden van de ondernemingsraad en zijn commissies, voor de eventuele ambtelijk secretaris en voor de deskundigen die door de ondernemingsraad worden ingeschakeld. De WOR bepaalt verder, dat de geheimhouding zo veel mogelijk vooraf opgelegd moet worden.
Het voornemen om geheimhouding op te leggen moet zoveel mogelijk vóór de behandeling van de betrokken aangelegenheid worden meegedeeld:
- Welke schriftelijk of mondeling verstrekte gegevens vallen onder de geheimhouding?
- Hoe lang duurt de geheimhouding?
- Met welke personen wel overleg kan worden gevoerd (‘personen ten aanzien van wie de geheimhouding niet in acht behoeft te worden genomen’)?
Tot zover de theorie. Hoe werkt geheimhouding nu in de praktijk?
Toepassing geheimhouding
In de praktijk worden een aantal argumenten genoemd waarom geheimhouding nodig zou zijn. Deze argumenten zijn:
- Concurrentiegevoeligheid van de informatie
De concurrentie kan zijn voordeel doen als deze informatie bekend wordt. Terechte geheimhouding, maar regelmatig komt het voor dat deze informatie vrijelijk besproken wordt in de organisatie. Behalve dan door de OR-leden, want die hebben geheimhoudingsplicht. Dat is natuurlijk een onwenselijke situatie. - Privacy gevoeligheid van de informatie
Lijkt een logische reden voor geheimhouding, maar dat is niet altijd het geval. Het gaat dan om de afweging tussen het belang van openbaarheid en de schade die dan berokkend wordt voor de betreffende personen. Als iemand een bepaalde functie of verantwoordelijkheid heeft, is een verandering daarin vaak te herleiden tot een bepaalde persoon. Desondanks is openbaarheid dan van een groter belang. Bij privacy geldt verder de vraag hoe de betrokkene(n) er zelf tegenover staat.} - Verstoring van de besluitvorming
Een verandering of reorganisatie zou verstoord worden als iedereen er zich mee gaat bemoeien. Dit is een vaak gehoord, maar zeer twijfelachtig argument. Voor een verandering is immers draagvlak bij de betrokkenen nodig. Of die moeten in ieder geval weten wat er aan de hand is. Het belang van overleg met betrokkenen weegt zonder meer zwaarder dan de verstoring van de besluitvorming.
Bij de eerder genoemde rondgang langs ondernemingsraden geeft de helft aan, dat de geheimhouding pas werd opgeheven na het uitbrengen van een advies of het verlenen van instemming. De ondernemingsraad heeft de betrokkenen, de ‘achterban’, dus niet kunnen raadplegen. Dit lijkt geen wenselijke situatie.
- Verzwakking onderhandelingspositie
Bijvoorbeeld als er weinig enthousiasme vermoed wordt voor een voorgenomen fusie. Ook dit lijkt geen sterk argument. De ondernemingsraad moet immers de bezwaren tegen de fusie kunnen meewegen in het uit te brengen advies. - Reputatieschade voor de onderneming
Dit is het geval als er zaken niet op orde zijn, bijvoorbeeld door allerlei misstanden, sociale onveiligheid, e.d. Vertrouwenspersonen en de verplichte klokkenluidersregeling zijn nu juist bedoeld om misstanden aan het licht te brengen. Geheimhouding belemmert vaak het aanpakken van het probleem.
Voorkoming van onrust
Vooral het verstoren van de besluitvorming, vaak geformuleerd als het voorkomen van onrust, is een veel gehoord argument. En een onterecht argument. In oktober 2014 publiceert de SER-commissie Bevordering Medezeggenschap[1] een rapport met aanbevelingen over het omgaan met geheimhouding. Een van de aanbeveling is:
“Zodra het voorgenomen besluit voldoende duidelijk is, is ‘angst voor onrust’ op zichzelf onvoldoende argument voor geheimhouding, zeker indien de gevolgen voor de werknemers aanzienlijk zijn (werkgelegenheid, arbeidsvoorwaarden). Het tijdig delen van informatie kan onrust dan juist vaak voorkomen.”
Met ander woorden: in veel gevallen wordt geheimhouding onterecht opgelegd. Het is eerder een vorm van ‘damage control’ van de bestuurder. De ondernemingsraad wordt daardoor de kans ontnomen om in gesprek te gaan met de betrokkenen. Daar zou zelfs de eerste verantwoordelijkheid van de ondernemingsraad moeten liggen.
Verantwoord gedrag
Moet alles dan maar meteen openbaar gemaakt worden? Nee, dat is ook lang niet altijd even handig. Maar er is een verschil tussen opgelegde geheimhouding, en verantwoord gedrag van de ondernemingsraad. Een voorgenomen besluit dat nog in ontwikkeling is, wordt makkelijk als waarheid en vaststaand feit aangenomen. Terwijl het dat nog niet is. Een ondernemingsraad moet nadenken over wanneer en hoe informatie de organisatie ingaat, om onnodige ‘ruis’ te voorkomen. Maar dat is iets heel anders dan geheimhouding.
- Ga met de bestuurder in gesprek over hoe om te gaan met geheimhouding. Wijs de bestuurder er daarbij op, dat de ondernemingsraad er veel belang aan hecht om met betrokkenen te kunnen communiceren. Stel je op als een constructieve partner, maar wel een met een eigen verantwoordelijkheid.
- Wijs de bestuurder erop, dat geheimhouding zoveel mogelijk vooraf gesproken moet worden.
- Geef aan, dat geheimhouding om onrust te voorkomen geen voldoende reden is, en dat de ondernemingsraad dit ook niet zal accepteren. Maar wel zijn recht op informatie claimt.
- Denk goed na wanneer en hoe de achterban geïnformeerd wordt. Voorkom daarbij onnodige ruis en geruchtenstroom.
- Verras de bestuurder niet met je communicatie. Geef vooraf aan dat de ondernemingsraad gaat communiceren en wat.
- Als de bestuurder geheimhouding op wil leggen, bespreek dan eerste:
- Waarom? Is er een goede reden voor?
- Wat? Vaak is een deel van de informatie wel te communiceren, maar bijvoorbeeld allerlei financiële gegevens niet.
- Voor hoe lang? Bijvoorbeeld nadat de Raad van Commissarissen is ingelicht? Is er zo’n ‘logisch’ moment aan te wijzen?
- Voor wie? Vaak zijn er managers of andere functionarissen betrokken. Tegen hen hoeft de ondernemingsraad geen geheimhouding te betrachten en kan aanvullende informatie verzamelen.
[1] SER commissie bevordering medezeggenschap (2014), OR en geheimhouding, ‘s Gravenhage