De begroting is meer dan een overzicht van inkomsten en uitgaven: het is je venster op de plannen van het bestuur. Welke veranderingen worden verwacht qua omzet? Waar wordt bezuinigd? Zorg ervoor dat je als ondernemingsraad vanaf het begin grip hebt en later ook houdt op die begroting. Weet wat er in staat en wat je eruit kunt halen! Lever ook eigen ideeën aan.
Tip 1: weet tijdig wat in de (concept) begroting staat
Het najaar is de tijd van het jaar waarin de directie de begroting voor volgend jaar opstelt. Wil je als ondernemingsraad echt invloed hebben? Haak dan al vroeg aan in het begrotingsproces, voordat de conceptbegroting definitief is. Kijk daarbij scherp naar verschuivingen in de cijfers.
Let bijvoorbeeld op huisvestingskosten die aanzienlijk veranderen. Waarom zijn er ‘opeens’ minder of juist meer vierkante meters kantoorruimte nodig? Zijn er minder werkplekken nodig omdat het aantal medewerkers gaat krimpen of wordt de thuiswerken gestimuleerd? Wordt één van de kantoren gesloten omdat werkzaamheden worden uitbesteed naar een SSC (shares service center) in het buitenland? Zo ontdek je mogelijk adviesplichtige veranderingen voordat ze officieel worden aangekondigd.
Tip 2: vraag ook om de investeringsbegroting
Als over ‘de begroting’ wordt gesproken bedoelen we meestal de zogenaamde exploitatiebegroting. Dit de verwachten opbrengsten minus de kosten en het beoogde resultaat. Verwacht de organisatie met winst of verlies het volgende boekjaar af te sluiten.
De investeringsbegroting is een overzicht van de investeringen. Let als OR op welke belangrijke investeringen worden gedaan. Zitten hier adviesplichtige voorgenomen besluiten tussen omdat het gaat om grote bedragen, aangaan van leningen, automatisering met personele gevolgen?
Tip 3: leg verbanden
Leg de begroting naast de laatste resultatenrekening. Significante afwijkingen verdienen aandacht.
Een voorbeeld: stel dat er in de nieuwe begroting wordt uitgegaan van een bedrijfsresultaat van 40 procent (de omzet minus de kosten om die omzet te maken), terwijl in het voorgaande jaar slechts een bedrijfsresultaat van 30 procent werd geboekt. Dan is het als OR verstandig om de volgende vragen te stellen:
- Zijn de begrotingen van voorgaande jaren gehaald?
- Wat was het bedrijfsresultaat in voorgaande jaren?
- Waarom staat het bedrijfsresultaat op 40% voor komend jaar?
- Waarom gaat dat lukken? Wat gaat de directie/organisatie anders doen om dit te halen?
Tip 4: vraag naar uitgangspunten
Vraag als ondernemingsraad ook naar de uitgangspunten die gehanteerd zijn bij het opstellen van de begroting. Als het goed is zit er een logische samenhang tussen het meerjarenplan, de strategie van het bedrijf en het jaarplan voor komend jaar. Informeer naar de samenhang tussen de plannen op langere termijn en de verwachte kosten en omzet voor komend jaar. Ga ook na welke investeringen gepland zijn. Probeer zelf verbanden te leggen maar vraag ook de bestuurder om toelichting.
Vragen die de ondernemingsraad kan stellen:
- Wat zijn de uitgangspunten bij het opstellen van deze begroting?
- Wat zijn de belangrijkste veranderingen ten opzichte van voorgaande jaren?
- Welke uitgangspunten zijn gehanteerd voor personeelskosten (aantal fte’s, type functies, inhuur), budgetten (innovatie, marketing & sales) en andere belangrijke kostenposten?
- Hoe verhoudt deze begroting zich tot het meerjarenplan/de strategie van de organisatie?
Tip 5: deel wat de OR vindt
Als OR is het goed om vragen te stellen om te doorgronden wat de bestuurder voor uitgangspunten hanteert bij het opstellen van de begroting. Daarnaast is het goed om er zelf een mening te vormen. Welke posten zouden wat de OR betreft extra aandacht (euro’s) verdienen? Wil de OR een extra uitgangspunt toevoegen?
Tip 6: zoom in op de personeelsformatie
Dienstverlenende organisaties kenmerken zich door hoge personeelskosten: vaak is dit 60 procent van de totale begroting. Het is daarom belangrijk om als ondernemingsraad te weten wat de visie van de bestuurder is op het toekomstige aantal fte’s, het formatieplaatje, de verhouding tussen vast en flexibel personeel, beloningsbeleid, enzovoorts.
Stel dat in het strategisch plan staat dat er over drie jaar een tekort ontstaat aan bepaalde vakkennis? Of dat AI ervoor zorgt dat bepaalde functies overbodig worden. Vraag dan wat de bestuurder komend jaar gaat doen aan opleidingen, werving, job rotation en dergelijke.
Omgekeerd kan een flinke verlaging van de personeelskosten ook een opmerkelijk signaal zijn. Er wordt dan achter de schermen mogelijk een reorganisatie voorbereid. Aan het begin van het komende jaar worden er dan mogelijk een flink aantal arbeidsovereenkomsten beëindigd om met een kleinere formatie verder te gaan. In ieder geval een punt om als ondernemingsraad nader te onderzoeken.
Tip 7: hoe flexibel is de begroting als omstandigheden veranderen
In een onzekere markt is het belangrijk te weten hoe snel de organisatie kan opschalen of afschalen qua personeels- en andere kosten. Aan welke ‘knoppen’ kan de organisatie draaien als de omzet tegen valt? Moet de organisatie dan direct nadenken over reorganisatie en gedwongen ontslagen? Of is er nog speelruimte, bijvoorbeeld doordat 10% van de medewerkers een tijdelijk contract heeft of via een uitzendbureau werkt?
Is de organisatie momenteel niet flexibel genoeg? Vraag dan naar de plannen voor de toekomst. Wil de bestuurder bijvoorbeeld toewerken naar een andere verhouding tussen vaste en tijdelijke contracten, meer uitzendkrachten inzetten bij vacatures, of taakroulatie gebruiken om medewerkers breder inzetbaar te maken?
Met dit onderwerp aan de slag?
Wil je dat jouw OR meer grip krijgt op financiële informatie? OR Consultancy biedt praktische trainingen, begeleiding en advies op maat. We helpen bijvoorbeeld bij het interpreteren van de cijfers, het ontwikkelen van financiële vaardigheden en het voeren van financiële gesprekken met de bestuurder.