Niet iedereen is er dol op, toch is inzicht in de cijfers belangrijk voor de OR. De financiën kunnen veel vertellen over de stand van zaken en de toekomst van de onderneming. Carla de Bont van OR Consultancy geeft de belangrijkste praktijktips.
Dit interview met adviseur Carla de Bont verscheen eerder in Praktijkblad Ondernemingsraad (ORnet) en werd geschreven door redacteur Jasper Mulder.
Werp de schroom van je af
‘Er is vaak grote terughoudendheid van OR-leden als het gaat om financiën. Ze denken: ik moet de materie volledig snappen, anders heb ik er niets over te zeggen. Gooi die schroom van je af, want dat valt enorm mee. Met je boerenverstand kun je veel beredeneren en zinvolle vragen stellen. Bovendien kent de OR de werkvloer. Door om je heen te kijken in de organisatie zie je of er voldoende te doen is, of er orders zijn en of mensen aan het werk zijn. Dat is informatie die ook bij financiën een belangrijke rol speelt.’
Zorg voor inzicht
‘De OR die met financiën aan de slag wil, moet eerst inzicht moeten krijgen in welke informatie er in de onderneming beschikbaar is. Dat gaat om de cijfers zelf, maar uitdrukkelijk ook om andere stukken, zoals strategische nota’s en meerjarenplanningen. Welke zijn er, welke krijgen we en welke missen er? Soms krijgt een OR alleen de kwartaalcijfers en wordt gezegd: je hebt toch de cijfers. Dat hoort natuurlijk wel wat bij, bijvoorbeeld of ze aan de strategische doelstellingen en de jaarplanning voldoen, plus een analyse. Maar soms krijgen ondernemingsraden ook veel te veel informatie, dat is evenmin handig: ik ken een OR die 150 pagina’s met alleen maar maandcijfers toegestuurd kreeg. Dan zie je door de bomen het bos niet meer.’
‘Soms krijgen ondernemingsraden ook veel te veel informatie, dat is evenmin handig:
ik ken een OR die 150 pagina’s met alleen maar maandcijfers toegestuurd kreeg.
Dan zie je door de bomen het bos niet meer.’
Spreek de juiste persoon aan
‘Het lastige bij financiële informatie is dat die in de basis wel hetzelfde is, maar dat er enorme verschillen zijn in hoe ondernemingen bepaalde onderdelen noemen en in de cijfers weergeven. Een meerjarenplanning komt in allerlei varianten voor: van meerjarennota, visiedocument, businessplan tot strategienota. Als de OR extra uitleg wil, is het belangrijk dat bij de juiste persoon te doen. Ga met de bestuurder het gesprek aan over de samenhang tussen cijfers en beleid, wijzigingen in de organisatie. Voor de details en de terminologie kan de OR weer beter langs bij de mensen die de cijfers hebben opgesteld en kunnen duiden. Loop met de controller de cijfers en de stukken door. Houd pas op met vragen als je het snapt.’
Kijk naar de toekomst
‘Het verleden en heden zijn interessant en daar gaat veel aandacht naar uit: hoe doen we het? Toch ben ik juist het meest benieuwd naar wat er in de toekomst gaat gebeuren. Daarom ben ik in een jaarverslag altijd geïnteresseerd in het voorwoord van de raad van bestuur en de reactie daarop van de raad van commissarissen. Als je goed tussen de regels doorleest, weet je al wat er op je af kan komen. Een zinsnede als: “We kijken naar verdere flexibilisering van ons personeelsbestand”, mag wat cryptisch zijn, maar heeft veel gevolgen voor het personeelsbeleid en de OR. Interessant in de cijfers is wat dat betreft de post Voorzieningen, want die geeft intenties van de organisatie weer. Als de OR ziet dat voor komend jaar een voorziening is opgenomen voor een sociaal plan, dan zal er waarschijnlijk een reorganisatie op stapel staan.’
‘Toch ben ik juist het meest benieuwd naar wat er in de toekomst gaat gebeuren.
Daarom ben ik in een jaarverslag altijd geïnteresseerd in het voorwoord
van de raad van bestuur en de reactie daarop van de raad van commissarissen.
Als je goed tussen de regels doorleest, weet je al wat er op je af kan komen.’
Staar je niet blind op nettowinst of -verlies
‘Vaak wordt er erg veel aandacht geschonken aan nettowinst of -verlies. Die kunnen echter behoorlijk vertekend zijn door bijvoorbeeld allerlei reorganisatiekosten die erin opgenomen zijn of verkoop van een bedrijfsonderdeel. Dat kan de cijfers mooier maken, maar het zegt niets over hoe de onderneming het doet in haar core business.‘
Leg relatie met het grotere geheel
‘Als je onderdeel bent van een internationale onderneming of van een Nederlandse bedrijf met diverse locaties, is het belangrijk om te zien wat er in het grote geheel gebeurt. Het kan met jouw vestiging bijvoorbeeld best goed gaan, maar als er in de buitenlandse divisies grote verliezen worden geleden, kunnen er ook bij jullie maatregelen worden genomen.’
Kijk naar de kasstromen
‘Een tip voor in tijden van financiële crisis. Het wordt dan nog belangrijker de zogeheten kasstroom te volgen. Uit dit overzicht van de geldstromen kun je afleiden of er gedurende het jaar voldoende cash is om salarissen en andere kosten te betalen. Steeds meer organisaties hebben fluctuaties in inkomsten en uitgaven, waardoor ze een buffer nodig hebben om extra uitgaven als de dertiende maand of vakantiegeld te betalen. Je ziet ook meer organisatie in de problemen komen omdat door een crisis op deze buffer is ingeteerd.’
‘Steeds meer organisaties hebben fluctuaties in inkomsten en uitgaven,
waardoor ze een buffer nodig hebben om extra uitgaven
als de dertiende maand of vakantiegeld te betalen.’
Deel informatie binnen de OR
‘Als laatste een algemene tip voor ondernemingsraden: houd elkaar op de hoogte. Vaak zijn bij financiën een paar mensen die van de hoed en de rand weten, bij grotere bedrijven de mensen van de financiële commissie. Dat is prima, maar zorg dat ook anderen op de hoogte zijn van de belangrijkste punten. Financiën hebben consequenties voor de hele organisatie en zijn daarmee een zaak van de hele OR.’
Met dit onderwerp aan de slag?
Wil je dat jouw OR meer grip krijgt op financiële informatie? OR Consultancy biedt praktische trainingen, begeleiding en advies op maat. We helpen bijvoorbeeld bij het interpreteren van de cijfers, het ontwikkelen van financiële vaardigheden en het voeren van financiële gesprekken met de bestuurder.