OR Consultancy (voorheen GITP Medezeggenschap) organiseert verschillende soorten trainingen. Sinds jaar en dag maakt ook een open trainingsprogramma deel uit van dit aanbod: themagerichte trainingen die worden aangeboden aan individuele OR- en PVT-leden die samen met collega’s uit andere organisaties hun kennis willen vergroten op een bepaald vakgebied. Voordat een open training uit het aanbod door kan gaan, zijn al de nodige puzzels opgelost. Daarom een speciale blog over de organisatiekant van dit type trainingen.
Wat zijn nu de grootste uitdagingen die komen kijken bij het organiseren van de open trainingen? We vroegen het aan Alma Leistra die namens het secretariaat van OR Consultancy het overall plaatje bewaakt. Ze gaat in op zeven uitdagingen waar ze dagelijks mee te maken krijgt:
- Voldoende deelnemers
- Voldoende verschillende organisaties
- Goede planning
- Goede spreiding door Nederland
- Passende trainer
- Actueel materiaal
- Actueel aanbod
Voldoende deelnemers
‘Vanuit didactisch oogpunt, hebben we voor iedere open training een minimum én maximum aantal deelnemers vastgesteld. Een training geven voor vier deelnemers waarin opdrachten zitten om in trio’s uit te voeren, gaat bijvoorbeeld niet werken. Uiteraard speelt er ook een financieel aspect mee bij een go-/no-go-beslissing, maar het gaat uiteindelijk om het kunnen verzorgen van een training die ook effect heeft. Sinds kort proberen we sneller zicht te krijgen op een minimum aantal deelnemers door te werken met vroegboekacties. En als er nog ruimte is, en het effect voor de deelnemers wordt groter, proberen we in de laatste weken voor een training met lastminute-acties nog wat extra deelnemers te krijgen.
Voldoende organisaties
‘Veel deelnemers aan onze open trainingen, schrijven zich in omdat ze ook willen leren van andere organisaties. Ook is dat in veel trainingen onderdeel van het trainingsprogramma. Wij moeten er dan ook goed opletten dat er een goede verscheidenheid én balans is van verschillende organisaties. Een training kan misschien wel doorgaan met zeven deelnemers, maar als er zes uit één organisatie komen, behalen we niet het gewenste effect. Zeker niet omdat de vertaling naar de eigen praktijk dan onvoldoende gemaakt kan worden. We proberen dan om de ‘eenlingen’ te overtuigen van het meenemen van een collega. Bij bijvoorbeeld de basistraining voor het dagelijks bestuur is het verstandig om met minimaal twee collega’s deel te nemen. En grote groepen willen we ook nog wel eens adviseren om gespreid deel te nemen.’
Goede planning
‘Het plannen van open trainingen is een steeds grotere uitdaging. Op woensdagen en vrijdagen zijn steeds meer mensen vrij. Als je landelijk opereert, kom je erachter hoe de vakanties zijn gespreid. En kort voor of na vakanties, is er vaak sprake van pieken in het gewone werk waardoor we ook die dagen zo vrij mogelijk houden. En dan blijven er maar weinig momenten over. We kunnen natuurlijk onze trainingen wel op meer momenten aanbieden, maar door teveel spreiding kunnen we pas op een heel laat moment toezeggen dat een dag doorgaat of niet. En dat proberen we ook te voorkomen. Ook vragen veel trainingen een bepaalde voorbereiding van de deelnemers waardoor we uiterlijk drie weken van tevoren zekerheid willen geven.’
Goede spreiding door Nederland
‘We proberen waar mogelijk om trainingen op meerdere plekken in Nederland aan te bieden. Op die manier beperken we reistijd voor deelnemers. De basistraining voor nieuwe OR-leden bieden we bijvoorbeeld twee keer in de maand op verschillende locaties in het land aan. We zouden dat graag met veel meer trainingen doen, maar we willen ook voorkomen dat we teveel moeten wijzigen voor deelnemers als zij zich hebben ingeschreven. Daarom plannen we bepaalde trainingen zekerheidshalve centraal in het land om in ieder geval niet van locatie te hoeven veranderen.’
Passende trainer
‘Heel belangrijk voor het effect van de training is dat deze wordt gegeven door de juiste trainer. Omdat onze collega’s niet alleen open trainingen verzorgen, is dat soms best een uitdaging. Waar zou jij voor kiezen als trainer? Een maatwerktraining die zeker doorgaat inplannen of de betreffende dag vrijhouden voor een open training die mogelijk net niet genoeg deelnemers heeft? Gelukkig lukt het altijd om een geschikte collega te koppelen, maar het is wel een belangrijke reden waarom we de naam van de uitvoerende trainer pas in een laat stadium communiceren.’
Actueel materiaal
‘Onze open trainingen worden continu doorontwikkeld. Actuele wet- en regelgeving wordt gevolgd en opgenomen, maar ook nieuwe inzichten zoals Agile werken worden vertaald in het materiaal. Dat betekent het voortdurend updaten van oefeningen, online materiaal en presentaties. Voor trainingen die regelmatig doorgaan, is de ontwikkeling vaak niet zo’n uitdaging. Voor trainingen die een groot risico hebben op te weinig deelnemers, is dat een ander verhaal. In die laatste situatie gebeurt het dat er trainingen worden vernieuwd die vervolgens al zijn verouderd voor ze weer worden uitgevoerd. En dat is veel verloren energie.’
Actueel aanbod
‘Sowieso bekijken we rond zomer- en kerstvakantie hoe de planning en het aanbod voor het volgende halfjaar eruit komt te zien. Maar het komt ook regelmatig voor dat actualiteiten vragen om extra aanbod of dat uit evaluaties blijkt dat een vervolgtraining is gewenst. En dat is dan weer een extra puzzelstukje dat moet worden gelegd in het kader van ons hele aanbod.’
Kortom, achter de open trainingen van OR Consultancy zit een heel verhaal. Het zijn vele puzzels die moeten worden gelegd om uiteindelijk tot mooie trainingen te komen. Alma en de andere collega’s van het secretariaat gaan er graag verder over in gesprek. Met deze blog hopen zij wat inzicht te hebben gegeven in wat zich achter de schermen afspeelt. En dit is slechts een tipje van de sluier, want veel kan worden voorzien, maar voor nog meer zaken wordt toch een oplossing gezocht die past voor die specifieke situatie.