Hoe weet je als ondernemingsraad dat er zwaar weer op komst is? Zijn er specifieke signalen van een reorganisatie die je al kunt oppikken voordat het officiële besluit op tafel ligt? Ja, die zijn er! In deze blog laten we zien welke signalen voor de OR reden zijn om alert te zijn.
11 signalen die duiden op een mogelijke reorganisatie
1: Project met een codenaam
In de agenda’s van directie en management verschijnt de laatste weken opeens een projectnaam die eigenlijk niemand in de organisatie iets zegt. Het is niet het projectteam ‘optimalisatie sales’ of de stuurgroep ‘integratie operatie en logistiek’. Nee, er staat ‘Alfa’, of ‘project BCG’ (BCG is het adviesbureau The Boston Consultancy Groep) in de agenda’s. Als je als OR informeert wat het voor project is, komen er ontwijkende antwoorden of letterlijk het antwoord “daar kan ik nu nog niets over zeggen”. Een maand daarna blijkt dit de codenaam te zijn voor de fusie met een andere organisatie of wijziging van de organisatiestructuur.
2: Orderportefeuille loopt leeg
Een signaal dat meerdere afdelingen zal opvallen is een teruglopende orderportefeuille. Of het aantal orders blijft wel gelijk, maar de omzet per order daalt. De collega’s van afdeling sales merken als eerste dat zij meer moeite moeten doen om orders te scoren. Om toch hun doelstellingen (een x-aantal binnengehaalde offertes) te realiseren geven ze korting, waardoor de marge op elke euro omzet daalt. Dit heeft op den duur een negatief effect op het financieel resultaat.
De medewerkers bij operations, logistiek of administratie zullen vrij snel daarna merken dat de orders minder of kleiner worden. Terwijl dit niet hoeft te betekenen dat zij het minder druk hebben, want meer orders betekent meer handelingen voor de administratie, meer relaties om te onderhouden, meer (maar kleinere) transportorders en bijvoorbeeld vaker omstellen van een machine in een productiebedrijf (ander label, andere kleur enzovoort.)
3: Directie vergadert vaak
Als OR kun je ook merken dat directie en management een vollere agenda hebben en zij lopen zenuwachtig ‘met rode konen’ door de gangen van het ene naar het andere overleg. De directie komt frequenter bij elkaar en plant heidagen of een strategiebijeenkomst in.
4: Veel externen over de vloer
Het kan ook opvallen als zich bij de receptie allerlei bezoekers aanmelden die normaal gesproken niet, of niet zo frequent, langskomen. De accountant komt extra langs in september terwijl de jaarcijfers in mei waren goedgekeurd. Dat is niet direct een teken, maar als de accountant nog vaker komt kan het een signaal zijn dat de financiële mogelijkheden worden besproken: uitbreiding? Krimp? Of er komt een projectontwikkelaar langs die met een observerende blik door het pand loopt.
Informatierecht:
Het gebeurt niet vaak. Echter, als de accountant een negatieve verklaring afgeeft dan moet de accountant deze direct naar de OR sturen. Dit staat in artikel 31a, lid 8 sinds 1 januari 2023.
Heeft de OR adviesrecht bij een reorganisatie?
Op grond van artikel 25 WOR heeft de OR onder meer
adviesrecht met betrekking tot een voorgenomen besluit tot:
d. belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere
wijziging van de werkzaamheden van een onderneming
e. belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming,
dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming
Hoe belangrijk een wijziging is wordt beoordeeld aan de hand van:
de financiële impact (wat kost het en wat levert het op?),
de organisatorische impact (wat betekent het in het organogram, verdwijnt er een hele afdeling?)
en de sociale impact (taakwijzigingen, verschuivingen, boventalligheid, ontslag),
en dat afgemeten tegen de organisatie als geheel.
5: De moedermaatschappij toont opvallend veel belangstelling
Als jullie organisatie deel uitmaakt van een groter (internationaal) concern dan is het ook opvallend als de hoofddirectie veel vaker dan gebruikelijk op bezoek komt, of als jullie bestuurder wekelijks bij hen wordt uitgenodigd. Dit wordt versterkt als de hoofddirectie ‘opeens’ inzicht wil in cijfers waarvoor eerder geen belangstelling was. De hoofddirectie wil bijvoorbeeld cijfers over de omzet per klant, de gunningsratio bij acquisities, omzet van de verschillende afdelingen/producten en de orderportefeuille.
6: Wisselingen in directie en management
In korte tijd veel wisselingen in directie- of managementteam. Of een directeur wordt ‘opeens’ op non-actief gesteld door de Raad van Commissaren of Raad van Toezicht. Beide houden toezicht op de directie. Ook kan het zijn dat het aantal interim managers toeneemt. Zij werken aan een project of vervullen functies die, anticiperend op een organisatiewijziging, beter niet door een vaste medewerker opgevuld kunnen worden. Want het is misschien de vraag of die functie in de nieuwe organisatie nog bestaat…
7: De HR-administratie wordt opgeschoond
Zonder een duidelijke aanleiding ontvangen medewerkers een brief waarin staat sinds wanneer ze in dienst zijn, welke functie zij hebben, tot welke afdeling zij behoren en in welke salarisschaal zij vallen. Met het verzoek te reageren als iets niet klopt.
8: Vacatures worden niet ingevuld
Als op een afdeling een vacature ontstaat wordt deze niet ingevuld. Bij één vacature op de afdeling kan dit toeval zijn. Indien het aantal niet ingevulde vacatures duidelijk groter wordt dan gebruikelijk dan kan dit een signaal zijn. Mogelijk is er sprake van een (niet zo gecommuniceerde) vacaturestop om de personele gevolgen bij een reorganisatie zo klein mogelijk te maken.
9: Geruchten nemen toe
De geruchtenstroom bij het ‘koffieapparaat’ neemt toe. Als OR merk je, voel je dat er iets speelt waar je niet echt de vinger op kunt leggen. Of de OR wordt ook benaderd met vragen ‘wat er staat te gebeuren’.
10: Toegezegde investeringen gaan niet door
Het valt je als OR op dat grote investeringen uitblijven. Niet alleen de investeringsbegroting voor komende jaren ziet er kariger uit. Ook al toegekende budgetten worden geminimaliseerd of de investeringen worden vooruit geschoven in de tijd. Ondanks eerdere beloftes worden investeringen uitgesteld voor bijvoorbeeld een nieuw ICT-systeem of grote machine. Het huidige systeem of machine wordt met wat onderhoud aan de praat gehouden. Dit levert zeker vragen op als de holding wel investeert in een productielijn in het buitenland.
11: Splitsen onderneming in meerdere BV’s
De juridische structuur van de onderneming wordt opgesplitst in meerdere bv’s. Waarbij onduidelijk is wat de aanleiding is.
Herken je deze signalen van een reorganisatie?
Zie je als OR meerdere van deze signalen van een reorganisatie terug op de werkvloer? Dan is het verstandig om alert te blijven en tijdig informatie op te vragen bij de bestuurder.
OR Consultancy ondersteunt ondernemingsraden bij reorganisaties: van het herkennen van signalen tot het begeleiden van het adviestraject.