Adviestrajecten rondom reorganisaties zijn vaak intensief. Er moet in een korte periode hard worden gewerkt met inhoud waar veel OR-leden zelden mee te maken hebben. Ook de emotionele processen moeten niet onderschat worden: OR-leden die bijvoorbeeld advies moeten uitbrengen over de toekomst van de baan van een groep directe collega’s of van henzelf.
Wanneer het adviestraject het einde nadert, zie je veel ondernemingsraden worstelen met het op papier zetten van het eindstuk. ‘De wedstrijd’ is op dat moment, in ieder geval gevoelsmatig, al vaak gespeeld. Terwijl een goed vormgegeven advies juist moet leiden tot een duidelijk definitief besluit van bestuurderszijde waarna, mogelijk, uitvoering gegeven kan worden aan het voorgenomen besluit. Met andere woorden, een advies opstellen is niet een noodzakelijk kwaad aan het einde van een traject, maar het advies vormt mede de basis voor een succesvolle uitvoering van het besluit.
Begin daarom op tijd met schrijven en heb daarbij aandacht voor een aantal punten:
- Maak duidelijk waarover je advies uitbrengt (en waarover dus niet).
In sommige adviesaanvragen zijn de voorgenomen besluiten goed uitgewerkt maar in veel gevallen is het ook breed en algemeen omschreven. Vaak wordt er in een adviestraject met de bestuurder gesproken om de voorgenomen besluiten helder te krijgen. Neem de uitkomst, ook al is het elders uitgewerkt, over in het advies: wat zijn de voorgenomen besluiten waar de rest van het stuk betrekking op heeft. - Zorg ervoor dat de bestuurder op de voor jullie relevante punten moet reageren.
Adviezen zijn regelmatig een soort samenvattingen van een heel traject waarbij het soms ware zoekplaatjes zijn om nu duidelijk te krijgen wat de ondernemingsraad mee wil geven. Splits de adviezen dan ook uit en nummer ze. Dat klinkt als een open deur maar hiermee zorg je ervoor dat de bestuurder punt voor punt een reactie geeft. - Formuleer de adviezen zodanig dat een bestuurder niet alleen aangeeft ‘dat hij het advies overneemt’, maar schrijf ze zo dat de bestuurder ook aangeeft hoe hij dat gaat doen.
Vaak is dat laatste belangrijk om te kunnen beoordelen of het advies voldoende wordt overgenomen maar door de formulering kan een bestuurder soms een andere kant op. - Maak in het advies duidelijk op basis van welke informatie de ondernemingsraad tot de aanbevelingen is gekomen.
Het is van belang om dat goed te formuleren. Bij een eventuele procedure, waarbij de ondernemingsraad een beroep wil doen op voor de OR nieuwe feiten, moet namelijk bekeken kunnen worden wat de ondernemingsraad wel wist. Dergelijke lijsten zijn vaak lastig op te maken aan het einde van een traject (en vaak zit de energie dan ook anders). Terwijl als je als OR e.e.a. bijhoudt gedurende het traject, dit gemakkelijk af te ronden en toe te voegen is aan het advies. - Sluit het advies duidelijk af met een verwijzing naar een definitief besluit dat je van de bestuurder verwacht (op schrift) en wanneer hij start met de uitvoering.
Ook hier zijn veel ondernemingsraden minder scherp op. Terwijl uit het besluit blijkt of en in hoeverre het advies van de ondernemingsraad is overgenomen. En pas wanneer daarin staat dat het advies integraal is overgenomen, is het traject afgerond.
Deze vijf tips komen uit de dagelijkse praktijk. Over het schrijven van adviezen en het goed doorlopen van adviestrajecten is nog veel meer te zeggen.