Covid-19 heeft de wereld op z’n kop gezet. Bijna een jaar geleden zorgde het virus voor een golf van paniek in Nederland. Inmiddels wordt ons leven nog steeds sterk beïnvloed door de pandemie. Met dat verschil, dan het nu niet meer plots en onverwacht is. Er is voldoende tijd geweest om systematisch te kijken naar het arbobeleid binnen organisaties. Met andere woorden: een kritische evaluatie is op z’n plaats.
Maatregelen en beleid
In maart 2020 werden de meeste mensen en organisaties overvallen door het virus. In allerijl werden maatregelen afgekondigd, zoals de opdracht om zoveel mogelijk thuis te blijven werken; herinrichting van kantoorruimtes om voldoende afstand te kunnen houden en zelfs temperatuurmetingen bij de poort. Overhaaste besluiten die meestal zonder de benodigde formele procedures werden ingevoerd. Geen tijd voor instemmingsaanvragen of overleg, maar oekazes uit de directiekamer.
De tijd van overhaaste besluiten is inmiddels voorbij. Hoe heeft de organisatie geanticipeerd op alle maatregelen en beleidswijzigingen? Is het nog steeds een kwestie van afwachten en ad hoc reageren, of is er sprake van doordacht beleid? Een goed voorbeeld van het laatste is de mogelijke avondklok. Het invoeren daarvan is al langere tijd onderwerp van discussie. Voor organisaties geeft dat de mogelijkheid om enkele scenario’s op te stellen. Wat zijn mogelijke gevolgen voor onze organisatie? Zijn er aanvullende maatregelen nodig? Hoe past het binnen het beleid voor een veilige en gezonde werkomgeving?
Juridisch
Eenzelfde insteek geldt ook voor de juridische kant. Wat mag je wel en niet vragen van medewerkers? Hoe ga je om met vaccineren? Kun je mensen zomaar naar huis sturen? Vragen waar de (on)mogelijkheden en opties van klaar kunnen liggen. Dan kan er snel gehandeld worden als er nieuwe adviezen komen van de regering.
Overleg
En tweede toetsingselement is de organisatie van het overleg. Juist in een tijd van wisselde overheidsmaatregelen is intensief overleg noodzakelijk. Preventiemedewerker, arbodienst, bedrijfsarts, management, ondernemingsraad. Er zijn veel partijen betrokken bij het arbobeleid. Zij werken merendeels op afstand, maar dat hoeft een regelmatig overleg niet in de weg te staan. Sterker nog, dat is meer dan ooit noodzakelijk. Regelmatig bijpraten over de verzuimcijfers, te treffen maatregelen. En niet in de miste plaats het creëren van draagvlak. Absoluut noodzakelijk voor ingrijpende maatregelen. Het overleg hoeft ook geen uren te duren. Regelmatig even bijpraten is in veel gevallen voldoende om iedereen aangehaakt te houden.
Communicatie
Langdurig werken op afstand kan de binding met de organisatie en collega’s verwateren, terwijl daar juist extra behoefte aan is. Regelmatig communiceren is dan ook belangrijk. Sommige organisaties geven een wekelijkse nieuwsflash uit met de laatste ontwikkelingen. En een bemoedigend woord, want er zijn genoeg mensen die het zwaar hebben met alle maatregelen. Ook voor de OR is het zinvol om regelmatig van je te laten horen. Geef aan wat je doet en hoe de OR een rol speelt in de besluiten over allerlei maatregelen.
Toekomstbestendig beleid
Naast een beleidsmatige aanpak, overleg en communicatie, is ook de toekomstbestendigheid van het beleid een aandachtspunt. Algemeen wordt verwacht dat werken vanuit huis voor een deel zal blijven. Niet voor niets is ‘voorbeeld thuiswerkovereenkomst’ een veel gezocht onderwerp op internet. De kans is groot dat de organisatie van werk gaat veranderen, met alle gevolgen voor het personeelsbeleid, de rol van managers, benodigde competenties e.d. van dien. Hoe toekomstbestendig is het arbobeleid? Een onderwerp dat nu op de agenda gezet kan worden en voorstellen om te bespreken. Paul Boselie, hoogleraar strategische human resource management, pleitte er onlangs voor om medewerkers ruimte te geven voor mantelzorgtaken. Maatschappelijke ontwikkelingen vragen daarom. Bovendien voorkomt het uitval en verzuim. Daarmee is het goed voor medewerkers en organisatie.
De OR kan hierbij het voortouw nemen, door deze thema’s op de agenda te zetten.