Als ik de ultieme oplossing had, zou ik die zeker delen. Helaas is het niet zo eenvoudig. Wel zijn er een aantal aandachtspunten die je kunt toepassen op je persoonlijke situatie:
Het OR-werk is, voor een deel, beter te plannen dan je in eerste instantie zou denken. Het gesprek met de bedrijfsarts, de bespreking van de algemene gang van zaken, het OR-jaarverslag, de instemmingsaanvraag rond de verplichte vakantiedagen. Allemaal voorbeelden van onderwerpen/overleggen die waarschijnlijk al sinds jaar en dag op ongeveer dezelfde momenten terugkomen.
Praktijk:
Durf te kiezen (en niet te kiezen)
Het is verleidelijk om als ondernemingsraad of lid van de ondernemingsraad alles op te pakken wat er op je pad komt. En dat kan veel zijn! Het kan ook helpen door gericht keuzes te maken wat je wel en vooral ook niet doet. Ontwikkel als ondernemingsraad bijvoorbeeld een visiedocument waaruit blijkt waar je speer- en aandachtspunten liggen. Focus daarop en laat daarmee andere zaken voor wat ze zijn. Ook als dit betekent dat je je een keer niet bezig houdt met een onderwerp dat normaliter wel in de ondernemingsraad besproken zou worden.
Praktijk:
Als OR-lid word je geacht om van heel veel zaken verstand te hebben. Maar als je alle benodigde kennis eerst moet opbouwen voordat je het kunt toepassen, kost dat niet alleen veel tijd maar ben je misschien ook simpelweg te laat. Het loont in veel gevallen de moeite om expertise erbij te halen. Laat de ziekteverzuimcijfers toelichten door de arbodienst (in plaats van zelf de analyses proberen te maken), vraag het hoofd productie om een toelichting te geven op de vraag waarom het voor het bedrijf belangrijk is om een bepaalde machine te kopen of huur een externe, financiële expert in om na te laten gaan of de organisatie er echt zo slecht voor staat in financieel opzicht. En ja, dat maakt de kosten van de ondernemingsraad soms erg zichtbaar. Maar ga eens na wat het aan tijd kost wanneer je er met zeven leden drie keer zo lang over doet om tot een gedegen oordeel te komen.
Praktijk:
Een ondernemingsraad had moeite om het secretariaat ingevuld te krijgen. Het gevolg: zeven OR-leden die om-en-om verslagen zaten uit te werken, tegen wil en dank en het kostte heel veel tijd. Uiteindelijk is berekend hoeveel tijd ermee verloren ging en voor de helft van het geld kon een ambtelijk secretaris worden ingehuurd…
Werk je binnen je ondernemingsraad met commissies? Mooi! Dat kan leiden tot veel minder werkdruk. Maar laat je de commissies ook echt hun werk doen? Of wordt alles opnieuw besproken in de gehele ondernemingsraad? Als het laatste gebeurt, kun je je afvragen hoe effectief het allemaal is. Beter is het om vooraf duidelijke opdrachten mee te geven en mogelijk al aandachtspunten voor de commissie. Vertrouw er vervolgens wel op dat het werk naar behoren wordt gedaan!
Hoe is het werk binnen jullie ondernemingsraad georganiseerd? Weet je wat je aan iedereen hebt? Of is het een soort van F’jes-voetbal waarbij ieder OR-lid zich zonder erbij na te denken op de materie stort? Besteed aandacht aan weten wie er in het OR-team zitten zodat je daar een passende werkmethode bij kunt bedenken. En kijk ook eens naar werkmethodes buiten de ondernemingsraad. Als er in je bedrijf al agile wordt gewerkt, waarom zou dat voor de ondernemingsraad dan niet werken?
Hoe verlopen jullie vergaderingen? Starten jullie op de starttijd? Is er sprake van een bepaalde vergaderhygiëne? Houden jullie je aan de agenda? Vaak zie je dat vergaderingen heel anders lopen dan bedoeld. En dat leidt tot frustratie en tijdverlies. Immers, als zeven OR-leden een kwartier moeten wachten tot de twee laatkomers er zijn… Reken maar eens uit hoeveel tijd er in vergaderingen te winnen is, die besteed kan worden aan ander OR-werk.
Praktijk:
Een open deur, maar vaak wordt het gesprek over wat OR-leden bij kúnnen dragen (in tijd gezien) niet gevoerd. Wanneer je met elkaar open op tafel legt hoeveel tijd er beschikbaar is, kun je daar veel beter rekening mee houden bij het verdelen van het werk. Het is helemaal niet erg om te zeggen dat iets niet lukt/je minder tijd hebt. Het is wel erg dat je iets toezegt terwijl dat op voorhand onmogelijk is!
Praktijk:
Een ondernemingsraad met veel ambitie was tijdens een heisessie heel druk om te bepalen wat hij wilde doen. Totdat de vraag werd gesteld of het ook waargemaakt kon worden. Toen bleek dat iedereen dacht dat andere OR-leden wel meer tijd konden besteden aan het OR-werk… Dit inzicht leidde tot bijgestelde ambities die niet op voorhand gedoemd waren te mislukken.