Best wel rustig… of stilte voor de storm?

Volle agenda? Valt mee, op dit moment geen advies- of instemmingsaanvragen dus eigenlijk best wel rustig’. Het OR-werk gaat vaak gepaard met pieken en dalen. Waarbij door tijdsgebrek vervolgens niet het maximale gehaald wordt uit de inhoudelijke dossiers in de piekperiode. Toch is het mogelijk het werk wat beter te verdelen en daarmee ook nog eens de invloed als OR te vergroten…

De prioriteitenmatrix, ook wel bekend als de Eisenhower-matrix of de timemanagement-matrix van Covey, is voor veel ondernemingsraden een handig hulpmiddel:

Kern van de matrix is om al je activiteiten in één van de kwadranten onder te brengen en vervolgens op basis van het kwadrant waarin de activiteit is geplaatst de bijbehorende actie uit te voeren. In de ideale situatie werk je vooral aan activiteiten die belangrijk zijn, maar nog niet urgent. Als je dat loslaat op het OR-werk, dan zit je in ‘het wybertje’ behoorlijk vooraan. De mate van invloed is dan doorgaans groter:

Maar waar moet je nu mee aan de slag als OR als het wat rustiger is? Ik geef je graag wat suggesties!

• Werk vooruit
  Het klinkt als een open deur, maar waarom zou je als ondernemingsraad wachten op het einde van het jaar om je jaarverslag te maken? Of waarom moet een gesprek met de Raad van Commissarissen liefst op de dag zelf worden voorbereid? En de vragen aan de bedrijfsarts, moeten die tijdens het jaarlijkse overleg worden bedacht? Heel veel activiteiten van de OR zijn wél te voorspellen en komen ook nog eens in een bepaalde regelmaat terug. Door er in rustige tijden vast mee aan de slag te gaan, hoeven ‘op het moment suprême’ slechts de puntjes op de i worden gezet.

• Evalueer (een keer extra)
  Al wat kennis over agile werken? En weet je het fijne al over scrum? Een van de zaken die uit deze nieuwe methoden naar voren komt, is het principe van regelmatig evalueren en stilstaan bij de verbetermogelijkheden. Dat heet dan met een mooi woord een retrospective. Maar een gewone evaluatie kan natuurlijk altijd. Wacht daarvoor niet tot de jaarlijkse training of tot het moment dat het misgaat in het team. Ben dat moment voor, ga regelmatig het gesprek aan met elkaar en kijk of functies bijvoorbeeld nog naar tevredenheid zijn verdeeld.

• Opleidingen / kennis vergroten
  Ten slotte is het als OR ook belangrijk te werken aan je ontwikkeling. Ook daarvoor kun je wachten tot het moment dat je specifieke kennis nodig hebt, maar beter is het om het voor te zijn. Maak gebruik van rustige periodes in de OR, maar zeker ook van rustige periodes in de organisatie, zoals bijvoorbeeld een vorstverlet, om je kennis bij te spijkeren. En kies daarbij voor een opleiding die past qua inhoud én vorm. Voor de een is een tweedaagse training hét geschikte middel terwijl een ander liever online in de avonduren wat doet.

Het zijn slechts drie voorbeelden van wat je als OR kunt doen op het moment dat het wat rustiger is, of beter: rustig lijkt. Want er zijn nog veel meer zaken om op te pakken in rustiger tijden:

• Nadenken over de vraag op welke wijze je als OR je rol wilt invullen.
• Het bepalen of herijken van je speerpunten als OR.
• Het voorbereiden op een specifieke advies- of instemmingsaanvraag.
• Het uitwerken van een initiatiefvoorstel.
• Het verder / beter vormgeven van het contact met de achterban.
• Het beter organiseren van je informatievoorziening.
• Het updaten van het reglement of de faciliteitenregeling.

Kortom, een agenda die op het oog leeg is, betekent in veel gevallen niet dat je als OR rustig achterover kunt gaan zitten. Ik hoop je met deze blog wat inspiratie te geven tot op te pakken zaken als de advies- en instemmingsaanvragen een tijdje uitblijven. Veel succes!