Het onboarden van leden die toetreden tot de ondernemingsraad (OR) is belangrijk voor de snelheid en het plezier waarmee ze hun OR-taken oppakken. Dit geldt voor zowel nieuwe leden die instromen aan het begin van een zittingsperiode als voor leden die tussentijds toetreden.
Net zoals op andere plekken binnen de organisatie, verdient ook het onboarden van nieuwe leden in de ondernemingsraad de nodige aandacht. Want een gestructureerde en enthousiaste aanpak zorgt ervoor dat nieuwe zich leden snel op hun plek voelen, en snel inzetbaar zijn in hun rol. Hoe je dat als het dagelijks bestuur (DB) voor elkaar kan krijgen? Hierbij vijf tips uit de praktijk.
Vijf tips uit de praktijk
1. Begin met een welkomstpakket
Zorg voor een digitaal pakket met alle basisinformatie over de OR. Dit kan een overzicht bevatten met de missie en doelen van de OR, het OR-jaarplan, de organisatiestructuur en veelgebruikte afkortingen binnen de OR. Denk ook aan relevante documenten zoals het OR-reglement en de laatste notulen. Het samenstellen van dit pakket is een mooie taak voor de (ambtelijk) secretaris.
2. Biedt training en ondersteuning aan
Nieuwe OR-leden kunnen baat hebben bij gerichte training over wet- en regelgeving en de rol van de OR. Ze willen weten wat de rechten en plichten van de OR zijn en wat er van hen als OR-lid wordt verwacht. Wanneer er meerdere nieuwe leden zijn, is het verstandig om de hele OR hierbij te betrekken. Zo kunnen ervaren leden toelichten hoe dit in de praktijk werkt binnen de organisatie.
Een online training over de Wet op de Ondernemingsraden kan bijzonder zinvol zijn als er maar één of enkele leden nieuw instromen. Hiermee krijgen zij snel de benodigde basiskennis. Zo’n training biedt een gestructureerd overzicht van de wettelijke kaders en verplichtingen die een OR moet kennen. Daarnaast vinden nieuwe leden het vaak prettig om tijdens de eerste maanden begeleid te worden door een buddy of mentor. Dit is een ervaren OR-lid bij wie ze terecht kunnen met vragen over de werkwijze van de OR of lopende dossiers. Als DB kun je het initiatief nemen om deze begeleiding te organiseren.
3. Faciliteer toegang tot informatie
Zorg ervoor dat nieuwe leden gemakkelijk toegang hebben tot alle benodigde informatie. Dit kan worden geregeld via een gedeelde map met belangrijke documenten. Een overzicht van actuele dossiers en lopende projecten helpt hen om snel in de materie te duiken. Nieuwe leden vinden het prettig als de (ambtelijk) secretaris of buddy hen wegwijs maakt in de mappenstructuur: waar staan de relevante stukken en hoe kunnen ze die gemakkelijk terugvinden?
4. Plan na een half jaar een koffiemoment in
Regelmatige check-ins zijn essentieel om ervoor te zorgen dat nieuwe leden zich gesteund voelen en eventuele vragen of zorgen kunnen bespreken. Dit kan in de vorm van een één-op-één gesprek met de voorzitter of in een overleg met het DB. Een informeel gesprek, bijvoorbeeld tijdens een koffiemoment, biedt de gelegenheid om te bespreken of het nieuwe OR-lid goed op zijn plek zit in de OR en eventuele commissie(s), en of er behoefte is aan meer of juist minder ondersteuning.
5. Stimuleer actieve deelname: niet alles hoeft meteen
Moedig nieuwe leden aan om actief deel te nemen aan vergaderingen en commissies. Betrek hen bij lopende projecten en vraag om hun input. Dit versterkt niet alleen hun betrokkenheid, maar stelt hen ook in staat direct bij te dragen aan de werkzaamheden van de OR.
Wees hierbij wel realistisch. Als een OR meerdere commissies heeft, zoals een HR-commissie, VGW-commissie of financiële commissie, willen nieuwe leden meestal eerst meekijken voordat ze kiezen bij welke commissie ze willen aansluiten. Bespreek met de (voorzitters van de) commissies wanneer leden kunnen meelopen en wat er eventueel nodig is om de leden binnen de commissie te laten landen; welke informatie en/of kennis hoort daarbij?
Tot slot
Door de bovenstaande tips te volgen, zorg je ervoor dat nieuwe leden zich snel welkom voelen en soepel kunnen onboarden, zodat ze optimaal kunnen bijdragen aan de OR.
Om nieuwe leden nog sneller succesvol te onboarden, is de e-learning Wet op de Ondernemingsraden een waardevolle tool. Deze training biedt een helder en gestructureerd overzicht van de wetgeving en helpt nieuwe leden om snel vertrouwd te raken met hun rol en verantwoordelijkheden.