Hoe kan de OR strategische personeelsplanning stimuleren?

Op een heidag van een OR kwam het onderwerp strategische personeelsplanning ter sprake. De OR schonk daar al enige tijd actief aandacht aan. Het doel was volgens de voorzitter: “om iedereen in het middelste vakje te krijgen.” Dat behoefde enige uitleg.

Artikel 24-overleg

Anderhalf jaar ervoor had het buitenlandse moederbedrijf een nieuw strategisch beleid geformuleerd. De OR was tot de conclusie gekomen dat er in Nederland nogal wat te doen was, wilden de Nederlandse activiteiten toekomst hebben. Samen met de directie en de commissarissen is het strategisch plan uitgebreid besproken tijdens een zogenaamd artikel 24-overleg (bespreking algemene gang van zaken). Vaak gaat dat overleg over de nabije toekomst, maar nu ging het over de langere termijn ontwikkelingen. Wat betekende het strategische beleid voor de Nederlandse organisatie?

Lijnen durven doortrekken

In het overleg werden vanuit de nieuwe strategie de lijnen doorgetrokken. Welke activiteiten zouden groeien en welke zouden krimpen? En welke nieuwe activiteiten zouden ontwikkeld moeten worden? Alle aanwezigen samen bundelden hun kennis en kwamen tot heldere inzichten over hoe de organisatie er over enkele jaren waarschijnlijk uit zou zien. De OR durfde ook de minder leuke lijnen door te trekken; onderwerpen als: welke activiteiten worden afgebouwd? En gaan we diensten, zoals administratie en ICT binnenboord houden? Of werden deze deels uitbesteed?

Vertaling naar personeel

Vanuit de analyse kon de vertaling gemaakt worden naar wat er met de huidige functies gaat gebeuren en of er groei of juist krimp te verwachten is. Zo zullen de stafdiensten waarschijnlijk in omvang krimpen. Maar niet alleen daar zijn veranderingen te verwachten. Het contact met de klant gaat steeds meer via internet. Er zijn dus minder klantbezoekers (bijvoorbeeld accountmanagers) nodig en meer IT-specialisten.

Eenvoudig model

Om de ontwikkeling van de verschillende functiegroepen te plaatsen werd een eenvoudig, maar nuttig model gebruikt. Dit is het model met het eerder genoemde ‘middelste vakje’.
In het model worden huidige en toekomstige functies ingevuld. Dat ziet er als volgt uit:

In het middelste vakje zitten de functies (en de aantallen van die functies) die nu binnen de organisatie aanwezig zijn, die nu ook nodig zijn en over enkele jaren nog steeds nodig zijn. Dat laatste neemt overigens niet weg, dat mensen zich wel moeten blijven ontwikkelen. Over enkele jaren worden er hoogstwaarschijnlijk wel andere eisen aan die functies gesteld.

Op de agenda

De OR heeft afgesproken regelmatig de ontwikkelingen van het personeel met behulp van dit model te bespreken. De OR krijgt daarvoor de benodigde informatie aangereikt. De werving van nieuwe mensen, de opleidingsprogramma’s en het loopbaanbeleid worden (mede) op basis hiervan ingericht.

Acties van de OR

Een strategisch personeelsbeleid is overigens lang niet altijd aanwezig. Uit een enquête van RAET¹ bleek, dat een derde van de ondervraagde bedrijven geen strategisch personeelsbeleid heeft en 16% een beleid met een bereik van één jaar. En dat kun je niet echt strategisch noemen.

Om als OR invloed te hebben op het strategisch personeelsbeleid, kunnen de volgende acties ondernomen worden:

• Bestudeer het businessplan, langetermijnplan, meerjarenplan of welke naam er ook aan moge hangen. Bespreek dit met de bestuurder, hoofd HR en de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht. Benut daarvoor het artikel 24 overleg, waar al deze mensen aanwezig zijn.
• Vertaal de strategische ontwikkelingen naar de gevolgen voor het personeel. Durf lijnen door te trekken en ook minder leuke conclusies te trekken. Op tijd geconcludeerd geeft de meeste mogelijkheden om mensen naar een ‘veilige’ positie te krijgen.
• Gebruik je informatierecht op basis van artikel 31b. Dit artikel geeft de OR het recht op personeelsinformatie, de verschillende groepen binnen het personeel, het gevoerde beleid en de gevolgen van het beleid op die verschillende groepen. En uiteraard de voornemens voor de toekomst. Maar al te vaak krijgen OR’en informatie over leeftijd, dienstverband en ziekteverzuim. Heel zinvol, maar strategisch personeelsbeleid vraagt ook om zaken als:
  • Welke kwalificaties hebben nieuw aangetrokken collega’s?
  • Hoe ontwikkelen functies zich?
  • Wordt het opleidingsbeleid gebruikt om gericht mensen klaar te maken voor de toekomst?
• Monitor de ontwikkelingen door regelmatig updates te krijgen en te bespreken. Bouw hiervoor een adequaat netwerk op als OR.
• En mocht er geen of nauwelijks beleid zijn op dit terrein: aarzel als OR niet om zelf het initiatief te nemen, het onderwerp op de agenda te zetten en met eigen analyses en voorstellen te komen.

¹ RAET (2017), HR Benchmark 2017 HR analytics