Herken je dat? Het einde van het adviestraject is in zicht. Een paar OR-collega’s zijn het advies van de OR gaan schrijven. Zij vragen nu de andere leden om het stuk kritisch door te lezen; kan het zo naar de bestuurder? Als je zelf niet één van de schrijvers bent, hoe pak je het kritisch tegenlezen van het advies dan aan?
Aanpak en stijl
Een goed advies is het sluitstuk van het adviestraject. Als OR geef je hierin je visie op de voorgenomen veranderingen, aangevuld met afspraken, adviezen en aanbevelingen. Richting het einde van het adviestraject is vaak de vraag: wie gaat het advies schrijven? In de praktijk zijn dat maar een paar mensen omdat schrijven met een grote groep niet lekker werkt. Aanpak en stijl verschillen. Dat is prima, zo lang de essentie van de boodschap van de OR erin staat.
Verandering
Een goede vraag die je je als OR vaak kunt stellen is: wat wil je nu als OR precies? De achterliggende gedachte van die vraag is: wat vindt de OR van deze verandering en wat wil de OR dat de bestuurder doet of verandert nadat hij het advies van de OR heeft gelezen. Wees daarin als OR duidelijk en laat de bestuurder niet raden wat van hem verwacht wordt. Maak dus als eerste duidelijk wat de bestuurder (nog) moet doen.
Raden
Daarnaast is objectief taalgebruik nodig, die niet verschillend uit te leggen valt. Zo kan een OR in zijn advies schrijven “dat hij goede communicatie in dit veranderingstraject belangrijk vindt en dat hier aandacht voor moet zijn.” De bestuurder mag dan min of meer raden wat de OR met goede communicatie bedoelt. Is dat een algemeen bericht op intranet? Een personeelsbijeenkomst waaraan de medewerkers de aanleiding en gevolgen krijgen toegelicht? Of is het een uitgebreid communicatieplan met bijeenkomsten en nog meer eromheen?
Perspectief
Wat een goede leidraad is, is om je te verplaatsen in de bestuurder. Doe alsof je de bestuurder bent die het advies van de OR voor het eerst onder ogen krijgt. Lees dan het advies en bepaal of duidelijk is wat de OR precies vindt en welke boodschap hij wil meegeven. Beoordeel zo ook welke afspraken de OR heeft gemaakt en of deze helder opgeschreven zijn. Of kan het scherper?
Voordrachtsrecht
Sommige OR’en zijn vaak wat angstig om stellig te zijn. Formuleringen die ik wel langs heb zien komen zijn: “De OR zou graag gebruik willen maken van het voordrachtsrecht inzake de Raad van Commissarissen.” Beter is dan om aan te geven dat: ”De OR benut het voordrachtsrecht bij de benoeming van een nieuw lid in de Raad van Commissarissen.”
Beter?
Een ander voorbeeld is deze: “Goede communicatie vindt de OR belangrijk zodat er geen onrust maar duidelijkheid ontstaat over de voortgang van deze verandering genaamd ‘Project X’. Graag ziet de OR de voortgang van deze verandering in de overlegvergaderingen van het komende jaar als agendapunt terugkomen.” Niks mis mee? Of is dit beter: “Om zicht te houden op de voortgang agendeert de OR elk kwartaal het onderwerp ‘voortgang project X’ op de overlegvergadering.”
Bovendrijven
Wat je als OR ook kunt doen, is je afvragen of de OR-discussies herkenbaar zijn. Ga in gedachte de OR-vergaderingen langs en met name de vragen die de OR stelde tijdens de overlegvergaderingen. Terugblikkend op een adviestraject komen vaak een paar discussies bovendrijven. Dit zijn de voornaamste zorgen, discussiepunten waar de OR het over had.
Discussiepunten
De OR heeft bijvoorbeeld in een traject gekeken naar de nut en noodzaak en kan zich vinden in de bevindingen. Maar de OR heeft wel heel veel discussie gehad over de financiële onderbouwing. Geef dat in het advies aan. Geef in dit voorbeeld weer dat de OR op verschillende wijze met de bestuurder en de financieel directeur heeft gekeken naar de financiële onderbouwing.
Checken
Belangrijk is dus om te check of de belangrijkste discussies ook goed tot zijn recht komen in het advies. Denk bijvoorbeeld aan de reden waarom de organisatiestructuur verandert. Ging het vooral over de financiële onderbouwing van de reorganisatie? Of het plaatsingsproces, wie in welke functie komt? De structuur, rollen en taken van directie en management? Of de rol van de leidinggevenden in het verandertraject?
Tegenlezen
Er komt dus heel wat bij kijken om een goed advies te schrijven maar ook om deze echt goed tegen te lezen. Bovenstaande tips brengen je goed op weg. Maar wil je nog meer antwoorden op vragen bij een advies, lees dan ook eens deze pagina. Wil je liever een concreet advies op maat of iemand die professioneel ‘blanco’ mee- of tegenleest, dan kun je natuurlijk ook altijd contact met ons opnemen. Klik vrijblijvend op het profiel van Carla de Bont of Ellis van Bellen