Als je als ondernemingsraad scherp hebt welke informatie je nodig hebt, is het niet automatisch zo dat je de betreffende informatie ook gemakkelijk krijgt. Het helpt om duidelijke voorwaarden te scheppen zodat de kans om (de juiste) informatie te krijgen toeneemt. Ik ga in deze blog in op twee van deze voorwaarden:
- Het plannen van de informatievoorziening
- Het gebruik maken van de geheimhoudingsplicht
Plan de informatievoorziening
Uiteraard, de wereld is veranderlijk en soms hoor je vandaag iets wat vorige week simpelweg onmogelijk was om te weten. Echter, veel zaken waar de OR mee te maken krijgt, zijn, in zekere zin, voorspelbaar. En dat geldt ook voor de informatievoorziening over die onderwerpen.Een financieel jaarverslag kun je doorgaans ieder jaar in dezelfde periode verwachten. En de halfjaarlijkse bespreking van de algemene gang van zaken (artikel 24 WOR) leent zich uitstekend om qua gewenste informatievoorziening vooruit te blikken.
- Ten aanzien van repeterende zaken die de OR voor zijn kiezen krijgt, kan de OR op voorhand de informatievoorziening organiseren. Als je weet dat de begroting in december gepubliceerd wordt, dan kun je als OR al een jaar van tevoren aangeven dat je dit verslag twee weken voor publicatie in de OR-mailbox verwacht.
- Het voorbereiden van de bespreking van de algemene gang van zaken kan ook met een ‘informatie-bril’. Het is aan te bevelen vooraf bij de gesprekspartners aan te geven welke informatie je daar graag wilt horen. Daarnaast is het van belang scherp te zijn om afspraken te maken over te verwachten informatie in de toekomst.
Voorbeeld: Een OR hoort tijdens de bespreking van de algemene gang van zaken dat onderzocht wordt of er verhuisd moet worden. Al tijdens het overleg worden er afspraken gemaakt over de informatievoorziening in voorliggend traject: de OR krijgt na een maand het onderzoeksrapport, na twee maanden het overzicht met alternatieven die worden afgewogen en na drie maanden het voorgenomen besluit. Drie momenten in plaats van één waarop de OR sowieso wordt geïnformeerd!
Maak gebruik van de geheimhoudingsplicht
Geheimhouding heeft soms een lading alsof het je als OR beperkt. In zekere mate is dat ook zo omdat het je bijvoorbeeld beperkt in de communicatie met de achterban. Je kunt er echter ook gebruik van maken. Bijvoorbeeld wanneer de bestuurder reageert met: ‘Dergelijk precaire informatie kan ik echt (nog) niet delen met de OR, het is ook nog eens beursgevoelig…’. In zulke gevallen is het zinvol de bestuurder voor te zijn en te wijzen op de mogelijkheid geheimhouding op te leggen aan de OR. Artikel 20 WOR biedt hierbij uitkomst.Voorbeeld: In het geval van gevoelige informatie, maken sommige OR’en gezamenlijk de keuze gevoelige informatie enkel aan een klein comité voor te laten leggen. Ook kan het een keuze zijn informatie enkel mondeling te krijgen of stukken slechts in te zien in plaats van op schrift te ontvangen.
Beperk geheimhouding wel zoveel als mogelijk. Als OR moet je immers in staat zijn open te kunnen overleggen en je ook te kunnen verantwoorden richting je achterban. Als geheimhouding de enige optie is, spreek dan af:
- dat deze zoveel als mogelijk vóóraf wordt opgelegd;
- hoe lang deze duurt;
- welke informatie er precies onder valt;
- wie de informatie nog meer kent.
Wil je meer weten over de vraag hoe je de informatievoorziening voor jouw ondernemingsraad kunt optimaliseren? De tekst uit voorliggend blog is afkomstig uit de gratis whitepaper ‘door de bomen het bos wel zien – als OR adequaat omgaan met de grote hoeveelheid informatie in vijf stappen’.