Werkkostenregeling (WKR) 2022 en de ondernemingsraad

De werkkostenregeling (WKR) brengt voor de ondernemingsraad (OR) vaak de nodige vragen met zich mee. Onder de WKR mogen werkgevers onbelaste vergoedingen aan werknemers verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan werkkleding, een vergoeding voor thuiswerken, bedrijfsfitness of een lunch in de kantine. De huidige tijd, met veel hybride werken en tijdelijke aanpassingen vanwege het coronavirus, maakt het af en toe lastig de regeling nog te begrijpen. Het is als OR wel nodig om bijvoorbeeld afspraken te maken over beleid en vergoedingen inzake thuiswerken namens je collega’s. Dit jaar zijn er wederom een aantal veranderingen doorgevoerd rondom de WKR. Per 1 januari 2022 is er een einde gekomen aan de tijdelijke verhoging van de vrije ruimte en er is een nieuwe, gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten opgesteld. Benieuwd naar wat deze veranderingen inhouden en wat ze betekenen voor de OR, lees hieronder verder.

Wat is de WKR?

Met de WKR mag de werkgever een deel van de totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemer. Deze zijn grotendeels vastgesteld. Daarnaast is er ook ruimte voor eigen invulling: de werkgever mag binnen de WKR zaken vergoeden zoals sportabonnementen, gereedschap, vakliteratuur, arbovoorzieningen en kerstpakketten. Als er meer niet-vrijgestelde vergoedingen worden vergoed of verstrekt dan de vrije ruimte toelaat, dan is de werkgever belasting verschuldigd van 80%. Ook is er nog de mogelijkheid vergoedingen wel uit te keren, maar bij de medewerkers te belasten als loon.

Werkkostenregeling: een puzzel die met de OR gelegd kan worden
De WKR, een puzzel die met de OR gelegd kan worden

De belangrijkste veranderingen in 2022

  • Een eerste wijziging binnen de WKR is dat per 1 januari 2022 de vrije ruimte binnen de WKR is teruggekeerd naar het niveau van 1,7% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 en 1,18% van het restant van die loonsom. De tijdelijke verhoging van 3% voor de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom in 2020 en 2021 komt daarmee te vervallen. De vrije ruimte binnen de WKR kan je werkgever gebruiken om bepaalde voorzieningen onbelast aan zijn werknemers te verstrekken, terwijl ze eigenlijk niet van belasting zijn vrijgesteld. De vrije ruimte wordt bijvoorbeeld gebruikt voor een fitness abonnement of de kerstpakketten.
  • Een tweede belangrijke verandering is dat vanaf 1 januari 2022 werkgevers hun thuiswerkende medewerkers een onbelaste vergoeding van maximaal €2 per thuiswerkdag mogen verstrekken. Het kabinet heeft dit bedrag vastgesteld op basis van onderzoek door het Nibud (Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting). Hieruit bleek in 2020 al dat thuiswerkende werknemers ongeveer €2 per thuiswerkdag kwijt zijn aan water-, gas- en elektriciteitsverbruik, koffie en thee en toiletpapier. De thuiswerkvergoeding wordt een gerichte vrijstelling binnen de WKR. Dit betekent dat deze vergoeding geen effect zal hebben op de vrije ruimte. De vrijgestelde thuiswerkvergoeding is ook van toepassing als een personeelslid een gedeelte van de dag thuiswerkt. Deze vergoeding kan echter niet worden gecombineerd met een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Concreet betekent dit dat de werkgever op een dag dat de werknemer deels thuiswerkt en deels op kantoor, dus moet kiezen. Er worden dan of reiskosten vergoedt óf de kosten voor thuiswerken. Je hebt als werknemer alleen recht op beide vergoedingen als je op een dag deels thuiswerkt en daarnaast een zakelijk afspraak hebt op locatie, die niet valt onder het woon-werkverkeer, zoals een bezoek aan een klant of een leverancier.
  • Een laatste aandachtspunt is dat de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van € 0,19 per kilometer gewoon blijft bestaan in 2022.

De rol van de OR

De OR heeft mogelijkheden om invloed uit te oefenen op hoe de WKR-regeling wordt ingevuld. Zo is het Overlegrecht (art. 23 WOR), het Informatierecht (art. 31 WOR) en het Zorgrecht (art. 28 WOR) toepasbaar om invloed uit te oefenen op de invulling van de WKR. Een OR mag daarnaast voorstellen doen via het Initiatiefrecht (art. 23 lid 4 WOR). Via het Instemmingsrecht zijn de wijzingen van mindere mate van belang voor de OR. Als gevolg van (fiscale) wijzigingen kunnen er echter wel veranderingen optreden in de sociale regelingen welke volgens art. 27 lid 1 WOR aangeduid zijn. Uiteraard dient ook de cao gerespecteerd te worden. Let er bijvoorbeeld op dat indien er is afgesproken dat jullie OR moet instemmen of overeenstemmen met iedere wijziging van het personeels- of arbeidsvoorwaardenhandboek, dat dan het akkoord van de OR óók nodig is als in dit handboek als gevolg van de WKR wijzigingen worden doorgevoerd.

Zorg er als OR voor dat je zelf het voortouw neemt en met eigen initiatieven komt. Start als OR bijvoorbeeld eens met het in kaart brengen van bestaande vergoedingen en verstrekkingen en bepaal de gewenste (formele) rol van de OR bij eventuele wijzigingen hierin. Stel vragen zoals: Wat zijn de wijzigingen die plaatsvinden dit jaar en wat betekent dit voor mijn organisatie? Hoe wordt de vrije ruimte besteed? Sluiten onze gekozen vergoedingen nog aan bij de behoefte van onze organisatie? Het is goed om deze vragen te bespreken tijdens een (halfjaarlijkse) evaluatie.

Uiteindelijk bepaal je als OR je eigen uitgangspunten en informeer je naar de plannen en belangen van je werkgever. Raadpleeg daarnaast ook de achterban naar hun voorkeuren over de invulling van de WKR. De regeling is belangrijk voor werknemers en kan dat dus ook zijn voor de OR. Acteer dus als OR proactief, neem het voortouw en kom met voorstellen.

Heeft u vragen of opmerkingen? Schroom dan niet om contact met mij Thomas Dreessen OR Consultancy op te nemen.

Lees andere brichten over de WKR b.v. over de kosten van bijscholing

Deel dit bericht op

Geschreven door Thomas Dreessen

Adviseur
Thomas adviseert ondernemingsraden, bestuurders en HR bij complexe organisatieveranderingen zoals fusies, reorganisaties en overnames. Hij heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, strategisch management en accountancy. Hij heeft zowel een master strategic […]

Lees meer