Informatierecht: maak een actuele foto van de organisatie

Een ondernemingsraad van een dienstverlenend bedrijf hield een enquête onder de achterban over de belangrijkste aandachtpunten van het HR-beleid. Ruim op nummer 1: het mobiliteitsbeleid. Of beter gezegd, het ontbreken daarvan.
Veel medewerkers wilden graag doorstromen naar een andere functie. Niet persé een hogere functie. Doorstromen naar een andere afdeling binnen de organisatie was voor velen een goede optie. Het ging er vooral om meer structuur aan te brengen en een duidelijk beleid te krijgen. Nu was het veranderen van functie vooral afhankelijk van de inzet van de eigen leidinggevende. Hoe dit onderwerp bespreekbaar te maken?


Artikel 31  768-768

Artikel 31b: Sociale informatie

Bij navraag moest de ondernemingsraad schoorvoetend erkennen, dat hij eigenlijk weinig zicht had op de dynamiek binnen het personeel van de organisatie en de uitwerking van het beleid. Voor zover er beleid was. Juist voor deze situatie heeft de wetgever ooit artikel 31b in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) opgenomen. Na eerst in artikel 31 het informatierecht van de ondernemingsraad vastgelegd te hebben, bleek al snel dat er behoefte was om dit informatierecht verder te specificeren. Onder andere door nauwkeuriger aan te geven welke informatie de ondernemingsraad over het personeelsbestand dient te krijgen.

De kern van artikel 31b is vastgelegd in het eerste lid, dat luidt:

“De ondernemer verstrekt, mede ten behoeve van de bespreking van de algemene gang van zaken van de onderneming, ten minste éénmaal per jaar aan de ondernemingsraad schriftelijk algemene gegevens inzake de aantallen en de verschillende groepen van de in de onderneming werkzame personen, alsmede inzake het door hem in het afgelopen jaar ten aanzien van die personen gevoerde sociale beleid, in het bijzonder met betrekking tot aangelegenheden als bedoeld in de artikelen 27, 28 en 29. Deze gegevens worden kwantitatief zodanig gespecificeerd dat daaruit blijkt welke uitwerking de verschillende onderdelen van het sociale beleid hebben gehad voor afzonderlijke bedrijfsonderdelen en functiegroepen.”

Vervolgens bepaalt het artikel in de leden 2 en 3 dat de ondernemingsraad informatie dient te krijgen over de verwachtingen over aantallen personeelsleden en het te voeren beleid. En datzelfde over medewerkers die op basis van een uitzendovereenkomst in de organisatie werkzaam zijn.


Actuele foto

Het artikel geeft de mogelijkheid tot gedetailleerde informatie over medewerkers en het gevoerde beleid. Voor een ondernemingsraad is het essentieel om een actueel beeld (‘foto’) van de organisatie te hebben.

Waar zitten hoeveel mensen in welke functie en in welke hoedanigheid? Welke ontwikkelingen zijn zichtbaar op basis van het gevoerde beleid? En bovenal: vindt de ondernemingsraad die ontwikkeling wenselijk?

Hierbij is de uitsplitsing naar functie erg belangrijk. Zo is er in de organisatie waar deze blog mee begon, binnen het personeelsbestand sprake van professionals in de dienstverlening naar de klant en van ondersteunend personeel. In een ziekenhuis heb je medisch personeel en niet-medisch personeel. In een ingenieursbedrijf heb je technisch personeel en administratief personeel.

Artikel 31b schrijft voor om het personeelsbestand uit te splitsen naar bedrijfsonderdeel, functiegroep, leeftijd en geslacht. Al deze groepen kunnen ‘anders in de wedstrijd’ zitten. Dat wil zeggen: zij hebben andere wensen voor hun ontwikkeling; worden op een andere manier beoordeeld; hebben andere carrièreperspectieven. Kortom, vragen om ander beleid en een andere toepassing van bestaande systemen.

In artikel 31b worden niet voor niets de aangelegenheden in de artikelen 27, 28 en 29 genoemd. Artikel 27 gaat over het instemmingsrecht van de ondernemingsraad over regelingen rond beoordelingen, aanname en bevordering, opleidingen e.d. Om zicht te krijgen op de interne mobiliteit is het nodig om een overzicht te krijgen van hoeveel mensen in de afgelopen periode intern van functie veranderd zijn. En om welke functies het ging. Die informatie geeft de noodzakelijke onderbouwing om iets te zeggen over het mobiliteitsbeleid van de organisatie.


Download hier onze whitepaper over informatievoorziening

Managementinformatie
De ondernemingsraad die deze informatie wilde hebben, kwam tot de conclusie dat dergelijke informatie niet voorhanden is. Hoewel soms wordt voorgespiegeld dat van alles en nog wat ‘met één druk op de knop’ uit de administratieve systemen kan worden gehaald, blijkt de praktijk weerbarstiger. Dat de gevraagde informatie niet aan de ondernemingsraad geleverd kon worden is één ding. Het betekent echter eveneens dat het management deze informatie ook niet voorhanden heeft. Maar waar baseert het management dan het beleid op? De ondernemingsraad confronteerde de bestuurder met deze vraag. De bestuurder had beweerd dat de organisatie een goed mobiliteitsbeleid heeft. Maar kon niet inzichtelijk maken hoe dat beleid uitwerkte in de praktijk. Op deze manier droeg de ondernemingsraad bij aan betere kwaliteit van het beleid.

Aandachtspunten voor de ondernemingsraad

  • Zorg dat je beschikt over een actuele foto van de organisatie. Zo weet je waar je over praat.
  • Bepaal welke informatie je nodig hebt ter ondersteuning van beleid dat in de ogen van de ondernemingsraad het belangrijkste is.
  • Als niet alle informatie voorhanden is, maak dan met de bestuurder afspraken hoe de noodzakelijke informatie verkregen kan worden.
  • Informatie op zich zegt nog niet zoveel. Zorg ervoor dat de informatie gebruikt wordt om het beleid te sturen, te verbeteren of te controleren.
  • Maak tenslotte afspraken over het ongevraagd, regelmatig informeren over het personeel en het personeelsbeleid.



Deel dit bericht op

Geschreven door Steven van Slageren

Senior adviseur
Zoeken naar evenwicht ‘Het werken met mensen is voor mij het zoeken naar een spannend evenwicht tussen spiegelen en waar nodig confronteren enerzijds en stimuleren, ondersteunen en waarderen anderzijds. Beide […]

Lees meer