Reorganiseren, veranderen en actief medewerkers betrekken

Eind zestiger jaren heeft Sherry Arnstein het idee van een participatieladder ontwikkeld. Oorspronkelijk om de mate van invloed die actieve burgers uitoefenen te meten. Een leuk model wat ik in mijn praktijk gebruik om medewerkersparticipatie te toetsen en bespreekbaar te maken. Participatie is actieve betrokkenheid van medewerkers bij het maken en implementeren van plannen en beleid in de organisatie.

De ondernemingsraad participeert zelf natuurlijk ook! Actieve medewerkersparticipatie en de formele OR-betrokkenheid kunnen elkaar goed aanvullen. Een uitdaging voor de OR om vroegtijdig medewerkersparticipatie in veranderingstrajecten te bespreken.

Bron: https://managementmodellensite.nl/participatieladder/#.WwgUPExuI2x

De participatieladder voor het betrekken van medewerkers

Gedachte achter de ladder is dat er verschillende manieren zijn voor het actief betrekken van medewerkers. Allemaal met verschillende effecten en bereik van medewerkers. Ik licht de verschillende vormen hierna toe.

Informeren

Je creëert een basis bij veel medewerkers door in het verandertraject goed te informeren. De communicatie bij verandering door middel van blogs door de directeur, de nieuwbrief en de speciale verandereditie van het week of maandbericht. Dit is een effectief middel  om veel medewerkers tegelijk te bereiken. Informeren is voornamelijk éénrichtingsverkeer en doet geen beroep op participatie van diezelfde medewerkers en het gevoel betrokken te zijn bij de verandering.

In de OR-praktijk: In een adviesaanvraag moet aangegeven worden hoe de organisatie de verandering wil implementeren en hoe er gecommuniceerd gaat worden met medewerkers. Een kans voor de ondernemingsraad in ieder geval afspraken te maken over communicatie en over hoe medewerkers geïnformeerd worden over plannen.

Communiceren (inspreken)

Een stapje hoger op de ladder komt het communiceren. Dit is de “zeepkist”, de presentatie van plannen in medewerkersbijeenkomsten, het uitnodigen van medewerkers om vragen te stellen of te reageren op het intranet of het uitzetten van polls en enquêtes. Medewerkers kunnen hun vraag en reactie kwijt maar of dit daadwerkelijk invloed heeft is vaak niet duidelijk. Het vergroot in ieder geval wel het gevoel van betrokkenheid bij de verandering.

In de OR-praktijk: In de organisatieverandering zijn de directie en het management verantwoordelijk voor de informatie en de communicatie. Voor de ondernemingsraad is het belangrijk om helder neer te zetten wat de rol van de ondernemingsraad is bij de verandering, en
zelf te communiceren.

Meepraten (consulteren)

Van het betrekken van medewerkers naar het laten participeren van medewerkers kan door medewerkers uit te nodigen zelf mee te praten. Dit in de vorm van klankbordgroepen. Of zoals in de bekende pizzasessies waarin ook daadwerkelijk inbreng en discussie van medewerkers wordt verwacht. Medewerkers worden vaak enthousiast gemaakt. Effectief is het pas als ook zichtbaar wordt gemaakt wat er met de inbreng en resultaten van de participatie gedaan wordt.

In de OR-praktijk: Actieve medewerkersparticipatie komt niet in de plaats van de formele OR-betrokkenheid. Adviseren over een goed en gedragen plan is alleen maar eenvoudiger en leuker. De OR kan nu meer letten op creëren van goede randvoorwaarden in het formele artikel-25-advies.

Meedenken (co-produceren)

Als er nog “ruimte” in de plannen is, als het nog voornemens zijn, als er nog over zaken of uitwerkingen kan worden nagedacht, dan is het mogelijk medewerkers actief te laten participeren. Bijvoorbeeld door het deelnemen in een projectgroep. Of het actief uitwerken van verbeterplannen in de eigen afdelingen.

Het aantal medewerkers wat hieraan mee kan doen is vaak door de vorm beperkt maar er zijn ook methodes die juist proberen grotere groepen medewerkers te laten coproduceren. Bijvoorbeeld in LSI (Large Scale Interventions) bijeenkomsten, waarbij groepen medewerkers aan het werk worden gezet om zowel in de planvorming als in het uitwerken van ideeën mee te werken.

In de OR- praktijk: In
artikel-24-vergaderingen worden de verandering en plannen voor de organisatie vroegtijdig aangekondigd. Bespreek hierbij niet alleen de formele betrokkenheid als ondernemingsraad maar bespreek ook hoe de bestuurder het veranderingstraject vorm wil geven en welke mate van medewerkersbetrokkenheid hierbij passend is.

Bedenken (delegeren)

Een hoge mate van actieve participatie van medewerkers bij een verandertraject of een verbetertraject wordt verkregen als de medewerkers zelf zaken kunnen en mogen bedenken. En niet alleen de uitwerking bedenken van een door de organisatieleiding geschetste uitdaging/probleem maar soms ook  door het  (deels) ‘delegeren’ van de analyse van een probleem.  Bedenken en uitwerken.

Nadeel van deze actieve participatie is dat het vaak maar voor een kleine groep medewerkers is. Vaak zijn het dan OR leden of medewerkers die hiervoor speciaal geselecteerd worden.

In de OR-praktijk: De OR kan zelf ook medewerkersbetrokkenheid en participatie bevorderen bij het OR-werk. Denk aan participeren in werkgroepen en commissies (co-produceren). Of aan het inzetten van klankbordgroepen bij de behandeling van advies of instemmingsaanvragen (consulteren).

Tips voor een goede inzet van achterbancommunicatie staan in de whitepaper:
De OR en succesvolle achterbancommunicatie.

Initiëren (zelfbestuur)

Het beste draagvlak voor een verandering is het voorstel wat je zelf bedenkt.  Zelf bedenken, zelf sturen en zelf uitvoeren. Het grootste voordeel is natuurlijk een grote mate van medewerkers participatie. Het grootste nadeel is dat er maar een kleine groep medewerkers participeert.

Goed toepasbaar bij beleid met plannen die alleen een kleine groep betreffen of voor plannen en beleid waar nog veel ruimte zit in de uitvoering. Maar wil je een groter draagvlak creëren of moeten er veel mensen echt veranderen, dan is een manier waarbij meer medewerkers actief betrokken worden effectiever.

In de OR-praktijk: Echte medewerkers participatie is alleen mogelijk op een tijdstip dat er nog ruimte is voor voorstellen en invloed op de besluitvorming. Maak gebruik van het initiatiefrecht. Ideeën, plannen of zelfs beleid kunnen door de ondernemingsraad vorm gegeven worden.

Tot slot

Het actief betrekken van medewerkers kan veel draagvlak creëren voor een organisatieverandering. Een uitstekende reden om dit juist te bespreken in het overleg tussen OR en bestuurder.