De voorzitter van een ondernemingsraad van een onderwijsinstelling in vertwijfeling tegen de bestuurder: “Het is echt niet meer te doen voor ons. We hebben 12 jaar geleden een vrijstellingsregeling afgesproken voor leden van de ondernemingsraad. Ondertussen is onze agenda aanzienlijk uitgebreid. U wilt op veel onderwerpen onze input, maar dat is echt niet meer te doen in de beschikbare tijd!”
Klinkt deze hartenkreet bekend in de oren? Voor veel ondernemingsraden staat dit onderwerp hoog op de agenda. En niet zo verwonderlijk. Het aantal onderwerpen waar de ondernemingsraad geacht wordt iets van te vinden of over te zeggen, is zeker toegenomen. Duurzame inzetbaarheid, arbeidsvoorwaarden, privacy regelingen, pensioenen, Wet Arbeidsmarkt in Balans. Pittige onderwerpen, die je ook niet zomaar tussen neus en lippen afhandelt.
Redelijkerwijs het werk kunnen doen
Ook de wetgever heeft zich gerealiseerd, dat er het een en ander over de tijdsinvestering van OR-leden moet worden vastgelegd. In artikel 18 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) zijn hierover de uitgangspunten en randvoorwaarden opgenomen.
Er gelden twee uitgangspunten:
- Ondernemingsraad en bestuurder maken in onderling overleg afspraken over de benodigde tijdsbesteding.
- OR-leden moeten de gelegenheid krijgen om de werkzaamheden die voor de vervulling van hun taak nodig zijn redelijkerwijs uit te voeren.
Er moet dus overlegd worden en er moeten gezamenlijk afspraken worden gemaakt. Dat is wat anders dan dat er eenzijdig door de bestuurder een zeker aantal uren wordt vastgesteld. Dat is immers geen overleg. In dat overleg zal invulling gegeven worden aan wat redelijkerwijs nodig is voor de taak van de ondernemingsraad.
Taken
Welke taken de ondernemingsraad moet vervullen, wordt in het genoemde artikel 18 nader uitgelegd:
- Onderling beraad. Dus de vergaderingen van de ondernemingsraad zelf, inclusief voorbereiding.
- Overleg met andere personen. Dus met anderen dan de OR-leden of de commissie.
- Kennisneming van de arbeidsomstandigheden in de onderneming.
Bovendien geldt dan nog:
- Ten minste vijf scholingsdagen voor de leden van de ondernemingsraad en eventueel nog aanvullend drie scholingsdagen voor leden van vaste commissies.
- En uiteraard het overleg met de bestuurder, inclusief voorbereiding.
Met het bovenstaande als uitgangspunt, zou de volgende berekening gemaakt kunnen worden:
Bovenstaande tabel is slechts een zeer globale inschatting. Zo kan een adviesaanvraag voor een reorganisatie snel extra tijd vragen; zal het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad agendaoverleg met de bestuurder hebben en wellicht tussendoor nog informeel contact, enzovoorts.
Vrijstelling
Voor de ondernemingsraad is het van belang om het overleg over de tijdsbesteding goed voor te bereiden. Een beeld van wat de organisatie te wachten staat, is daarbij van groot belang. Wat staat er de komende tijd te gebeuren? Komen er fusies of reorganisaties aan? Moet het arbeidsreglement op de schop? Gaan we een beleid rond duurzame inzetbaarheid vormgeven? En dat alles naast de ‘reguliere’ onderwerpen die de overlegagenda vullen.
Goed, dan is er een inschatting van de benodigde tijd gemaakt en krijgen de leden van de ondernemingsraad voor een zeker aantal uren vrijstelling. Daarmee is in de meeste gevallen het probleem van de tijdsbesteding nog niet opgelost. In de praktijk blijkt dat een groot aantal OR-leden een vrijstellingsafspraak hebben. Op de vraag welke taken er dan uit de functionele werkzaamheden verdwenen zijn, is het antwoord veelal: “Geen!” Dat is dan geen echte vrijstelling. Op papier bestaat die, maar de stapels op het bureau blijven even groot als toen iemand nog niet in de ondernemingsraad zat.
Receptioniste
Gelukkig is dat niet altijd het geval. Zo was er een receptioniste die lid was van een ondernemingsraad. Als zij naar de vergadering ging, was binnen enkele ogenblikken een vervanger geregeld. Veel OR-leden hebben echter functies waarin werkzaamheden niet zo precies te bepalen zijn. Er wordt van alles van je verwacht, zonder dat precies is aan te geven hoeveel tijd dat kost. Activiteiten voor de ondernemingsraad betekenen dan simpelweg werkdrukverhoging. Of in het ‘gunstigste geval’ krijgen je collega’s het werk op hun bord als jij weg bent. En dat kan eigenlijk niet de bedoeling zijn.
Aandachtspunten voor de ondernemingsraad:
- Zet de tijdsbesteding van de OR-leden regelmatig op de agenda. In ieder geval aan het begin van een zittingsperiode.
- Laat tijdsproblemen geen probleem van een individueel lid zijn. Als er gedoe over ontstaat, laat de voorzitter ingrijpen en het onderwerp zo nodig escaleren naar de bestuurder.
- Maak een inschatting van wat er allemaal op de overlegagenda komt te staan. Bepaal als ondernemingsraad duidelijk je prioriteiten: “Waar willen we in ieder geval aandacht aan besteden?”
- Maak heldere afspraken over de tijdsbesteding en ook over hoe er omgegaan wordt met onverwachte grote onderwerpen als een reorganisatie.
- Spreek af hoe je reëel tijd krijgt voor het OR-werk en welke functionele taken je niet of minder gaat doen. Leg dit zo nodig schriftelijk vast, als het gevolgen kan hebben voor bijvoorbeeld je beoordeling.