Corona en de ondernemingsraad

• Temperatuur opnemen van werknemers

  Zoals het FD op 12 mei 2020 meldde is het wel toegestaan om de temperatuur van werknemers op te meten bijvoorbeeld met een camera of thermometer. Als de gegevens maar niet worden opgeslagen of anderszins in een geautomatiseerd systeem terecht komen.
  
  De Autoriteit Persoonsgegevens had in eerste instantie gemeld dat dit niet was toegestaan. Inmiddels is duidelijk dat temperaturen zonder gegevensopslag geen probleem is. De website van de Autoriteit Persoonsgegevens vermeldt overigens dat het meten van de temperatuur over het algemeen niet erg zinvol is als het gaat om het voorkomen van besmetting omdat niet elke corona-infectie leidt tot koorts.
  De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht als het gaat om de registratie van deze en andere gegevens die de privacy van werknemers raken. De OR zal in dit geval vast moeten kunnen stellen dat gegevens niet worden opgeslagen.
  Als het gaat om andere zaken rondom corona biedt de website van de Autoriteit Persoonsgegevens duidelijke informatie. Bijvoorbeeld als het gaat om testen van medewerkers (dat mag alleen door een bedrijfsarts worden gedaan).
  Heb je vragen over medezeggenschap en corona, neem dan contact met ons op.

• Verlenging NOW en personele gevolgen

  Maandag 18 mei 2020 organiseerde OR Consultancy een digitale meet-up over de NOW-regeling en personele gevolgen. De discussie ging over twee centrale stellingen.  Jurre de Haan, Sandra Franken en Carla de Bont gingen met de deelnemers van 9 organisaties in gesprek over hun ervaringen en waar hun focus ligt als OR.

  Stelling 1
  Ondernemers moeten de verlengde NOW-subsidie niet investeren in behoud van werkgelegenheid op korte termijn, maar in bedrijfsinvesteringen voor de langere termijn.

  Stelling 2
  Corona wordt ‘misbruikt’ om niet-noodzakelijke maatregelen door te voeren. De OR is echter goed in staat hier doorheen te prikken.

  Door de stellingen ontstond een interessant gesprek over het inkrimpen van de formatie en het benutten van de NOW-subsidie voor het optimaliseren van processen. Het gesprek aangaan met de directie over de toekomst en het kennen van de belangen van de bestuurder. Daarbij zijn OR-en vooral nieuwsgierig waarom de organisatiestructuur moet veranderen of ploegen anders moeten gaan werken. Zij stellen vragen over feiten, motivatie, kosten en baten.
  
  Ook werden er tips uitgewisseld over het omgaan met (tijds)druk en werd het belang benadrukt om te investeren in de relatie tussen OR en de bestuurder. Relatiemanagement biedt kansen om ‘voorwerk’ te kunnen doen als OR om, vooruitlopend op mogelijke aanpassingen, een eigen visie te vormen. Vergeet ook de achterban in deze periode niet. Hoewel OR-en het moeizamer dan anders ervaren om contact te houden, is het juist nu van belang om dit bijvoorbeeld met Google Forms, apps te doen. Die input helpt om als OR een eigen mening en visie te vormen.

  Zes handvatten en tips
  1. Nut en noodzaak toets: objectiveer door maatregelen, reorganisatie te plaatsen in de context. Waarom doen we dit eigenlijk? Vanwege Corona en/of andere redenen?
  2. Ontwikkel een OR-visie op de toekomst van je organisatie. Werk daarbij eventueel met meerdere (financiële) scenario’s.
  3. Bij (arbeidsvoorwaardelijke) aanpassingen zoals roosters: spreek af tot wanneer een aanpassing, crisisperiode geldt.
  4. Bedenk welke rol je wilt hebben (procesrol, inhoudelijke rol) voordat je direct inhoudelijk reageert op de vraag ‘wat vindt de OR van 20% loonsverlaging?’.
  5. Blijf investeren in je relatie met bestuurder, internationale moedermaatschappij.
  6. Bewaar je rust.

• De toekomst begint vandaag: OR-perspectief na corona

  Op maandag 25 mei 2020 organiseerde OR Consultancy onder leiding van André van Deijk, Sandra Franken en Stefan Zondag een online, digitale meet-up over OR-perspectief na corona. De discussie ging over twee centrale stellingen. Wij gingen met de OR-leden uit een gevarieerd gezelschap van bedrijven in gesprek over hun ervaringen en waar hun focus ligt.
  
  Stelling 1
  Heeft de OR voldoende beeld heeft van zijn bedrijf in deze crisis?
  
  Stelling 2
  Kan de OR voldoende vooruit kijken naar wat er in de niet al te verre toekomst komen gaat?
  
  Op de eerste stelling bleek uit de reacties dat de conclusie gerechtvaardigd was dat bestuurder en OR ook in deze tijd goed met elkaar communiceren (volgens het aanwezige gezelschap). De tweede stelling, geïllustreerd met een mindmap, gaf inzicht dat vooruit kijken belangrijk was. Het effect van deze crisis op arbeidsvoorwaarden bijvoorbeeld.
  
  Daarnaast veel aandacht voor achterbancommunicatie in coronatijd. Hoe doe je dat als je net begonnen bent als OR?
  
  Op maandag 8 juni 2020 volgt de derde sessie, waarin gekeken wordt naar een veilige werkplek in de breedste zin van het woord.
   

• Veilig werken tijdens de coronacrisis

  Op maandag 8 juni 2020 organiseerde OR Consultancy onder leiding van Ellis van Bellen, André van Deijk en Steven van Slageren een online meet-up over veilig werken tijdens de coronocrisis.

  Op de agenda stonden de nabije toekomst en het thema: “terug naar de werkplek”. Ook hebben we kort gekeken naar meer blijvende veranderingen als gevolg van corona als het gaat om veiligheid. Denk bijvoorbeeld aan blijvend meer thuiswerken en digitaal vergaderen.
  Het was een levendig gesprek dat vooral draaide om concrete vragen en dilemma’s. Graag delen we de algemene tips over de rol van de OR bij de terugkeer naar de werkplek & de toekomst.

  

  Tips voor de OR

  • Wacht niet af, de OR kan zelf ook al nadenken wat hij belangrijk vindt bij fysieke & sociale veiligheid bij terugkeer naar de werkvloer. Een visie, participeren in werkgroepen van het bedrijf, maar ook al een aantal aandachtspunten vanuit de OR dragen bij aan een nog beter beleid binnen de organisatie, denk bijvoorbeeld aan het betrekken van medewerkers bij maatregelen en terugkeer op basis van vrijwilligheid.
  • De OR heeft een rol bij maatregelen die nu genomen worden bij de terugkeer naar de werkvloer. Een aangepast thuiswerkbeleid, werken in groepen, toegankelijkheid van de werkplek, vaak in de vorm van protocollen. Ga in gesprek hierover, en bedenk dat veel protocollen en regelingen vallen onder het instemmingsrecht (ex art 27 lid 1d: Een besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of re-integratiebeleid).
  • Zet fysieke en sociale veiligheid op de agenda. En blijf hierover in overleg met de bestuurder. Zeker nu is het een onderwerp voor de gehele organisatie en niet alleen voor de specialisten. Voorkom bijvoorbeeld dat mensen zich onder druk gezet voelen om weer naar kantoor te komen of dat het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen als mondkapjes en handschoenen als overdreven gezien wordt.
  • Een actieve rol van de OR voor de gevolgen op langere termijn is eveneens gewenst. Ook hierbij: wacht niet op de bestuurder, maar ga zelf nadenken en neem het initiatief. Nu blijkt dat veel werk anders georganiseerd kan worden dan vaak gedacht werd. Denk aan thuiswerken, digitaal vergaderen, e.d. Nu is het noodzaak, maar er zitten ook andere kanten aan, zoals verlies aan binding met de organisatie en collega’s, prettige werksfeer. Bovendien blijkt dat direct contact ook nodig is voor creativiteit en innovatie, en voor verbeteren van werkwijzen en aanpak. Ook hier geldt dus weer: een goede balans en afweging van belangen en posities.
  • Communiceer als OR ook over deze onderwerpen. In je netwerk en naar de achterban. En stimuleer dat het management stappen, protocollen en werkwijzen helder communiceert. Denk bijvoorbeeld ook aan een Q&A (veelgestelde vragen en antwoorden) over de meest recente ontwikkelingen.
• Blikje vooruit werpen

  Wat kun je nu beter doen in je aflopende intelligente lock down dan proberen intelligent vooruit te kijken naar wat er komen gaat? Algemeen dan hè, geen gekke dingen.

  Een flink aantal getroffen bedrijven zal snel willen reorganiseren. Van veel OR’s zal in die gevallen verwacht worden dat zij niet teveel vragen stellen. Even gechargeerd: “Wat bedoelt de OR voorzitter met zijn vraag naar onderbouwing? Ik wil het wel even voor u spellen: C.O.R.O.N.A. Ik kan merken dat u een tijdje binnen heeft gezeten.”

  Natuurlijk zijn er veel bedrijven die naar aanleiding van de maat van hun afgenomen vraag, of door corona beperkte mogelijkheden, opnieuw ingericht zullen moeten worden. Maar die plannen verdienen nog steeds een goede onderbouwing, waarin vooral ook vooruit gekeken moet worden. Snoeien kan iedereen, vooruitkijken is een stuk lastiger. Het verleden verklaart misschien waarom er gesnoeid moet worden, de toekomst verklaart hoeveel en voor hoe lang. Gewoon vragen stellen dus. Overigens zijn er ook de nodige bedrijven die qua omzet geen tot weinig last hebben van corona. Op dit moment dan.

  Dat het kabinet stimuleert dat getroffen medewerkers worden omgeschoold is mooi. Maar ik weet niet zeker of dat veel zoden aan de dijk zal zetten. Werkend Nederland is tot nu toe niet heel erg goed in daadwerkelijk om- of bijscholen, is mijn indruk. Wel heel erg goed in het vervangen van mensen door andere, beter geschoolde mensen. Maar wie weet, is dat één van de verrassingen die deze ellende ons oplevert: een omvangrijk en werkend omscholingsprogramma. Zal mij benieuwen. U heeft als OR wel de schone taak om een vinger aan de pols te houden dienaangaande, omdat u immers geïnformeerd bent dat uw bedrijf deelneemt aan de NOW-regeling. Dat u het weet.

  En daarna…. Wel om te beginnen zal de wereld alle maatregelen nemen om te voorkomen dat we het probleem, dat we net gehad hebben, nog een keer gaan krijgen. Alweer het verleden dat de toekomst dicteert. Hebben we na 2008 ook gedaan. Voor u: arbowerk aan de winkel. Totaal andere RIE. Geen zorgen, er komt vanzelf een andere crisis die we weliswaar hadden voorzien, maar niet in de vorm waarin hij zich aandient. Vandaag in de krant: farmaceutische bedrijven die EU onderzoek naar omgaan met een epidemie hebben getorpedeerd, twee jaar geleden. Ten behoeve van de eigen winst. Ziehier de mens.

  Waar getroffen bedrijven eerst zullen kijken naar hoe ze hun markt kunnen houden met een andere marktbenadering, of een iets ander concept, zullen ze daarna op zoek gaan naar andere markten. Ook zullen er bedrijven alsnog failliet gaan, omdat bijvoorbeeld omdat er ineens een concurrent is bijgekomen die er eerst niet was. Zo’n ondernemer die een andere markt is gaan zoeken. Misschien zijn de bedrijven die dan alsnog failliet gaan wel die bedrijven die nu nog geen last hebben.

  En dan uiteindelijk de hamvraag. Zeer belangrijk voor u als OR, maar niet altijd als zodanig herkend. Verandert de wereld zo, dat uw club een echt nieuwe, andere strategie nodig heeft? Nu nog lastig te zeggen, maar wel een vraag om al rekening mee te houden. Dus niet alleen een vinger aan de pols als het gaat om omscholing, maar ook om ontwikkelingen die een echt andere koers vragen. Europe first! Om maar een mogelijkheid te noemen.

  In mijn beleving is het na elke schok zo dat we, als mensen, er altijd naar streven om terug te keren naar hoe het was voor de schok. Maar is het ook altijd zo, dat de wereld zo is veranderd, dat dat echt niet meer kan. Maar duurt ’t altijd ff, voordat we dat aanvaarden. En dan moet ‘t in een keer snel. Nieuwe strategie, nieuwe organisatie. OR, graag snel akkoord gaan.

  En dan moet de klimaatcrisis nog echt gaan doordringen. Ik bedoel maar. Pfffff!

  André van Deijk
  (gepubliceerd als column op ORnet, 26-05-2020)

• OR-visie, financiële informatie en het gesprek met de bestuurder

  Op 22 juni 2020 hebben we een meet up gehouden met als onderwerp: “de OR in gesprek met de bestuurder over de financiële cijfers, strategie en visie”. We hebben gesproken over de economische ontwikkelingen, de CPB scenario’s en de zorgen van de bestuurder(s) en organisaties. Inclusief de maatregelen die er genomen worden. Aan bod kwam hoe je het gesprek met de bestuurder(s) aan kan gaan over deze zorgen.
  
  Dilemma
  Er kwamen een aantal dilemma’s van de bestuurder naar boven. Zoals: ga ik de OR in vertrouwen nemen? Wanneer doe ik dat dan of vooral liever niet? En als ik dat dan doe, wat ga ik ze dan vertellen? Hoe voorkom ik dat er onrust bij de mensen ontstaat en dat mijn beste collega’s om zich heen gaan kijken om naar een andere werkgever over te stappen?
  
  Ter sprake kwam ook dat wij niet moeten onderschatten dat menig bestuurder onder enorme druk wordt gezet door een hogere leiding vanuit het concern of van een raad van commissarissen. Targets die dwingend worden opgelegd kunnen een bestuurder behoorlijk in beslag nemen.
  
  Tips voor de OR
  Als OR betekent het dat je je nog beter dient voor te bereiden door juist ook aan de ene kant het contact met je bestuurder goed te onderhouden en vooral ook je zorgen te delen. Juist in gure tijden is het zaak ‘dicht bij het vuur’ te gaan zitten.
  
  Het gesprek over cijfers en strategie kan daarin erg helpend zijn. Juist in tijden waarin er veel onzekerheid is.
  
  Kortom:

  • Ga in gesprek en deel de onzekerheid. De OR heeft zelf ook veel informatie en zicht op ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. Zoals:
     “Wij zien dat de orderportefeuille terugloopt, welke risico’s zijn er?“.
     “Wij hebben de (negatieve) scenario’s van het CPB gezien”.
  • Kijk met de bestuurder ook naar de iets langere termijn en het perspectief van een veranderend dienstenportfolio, producten en/of informatisering.
  • Wacht niet af, ook over tijdelijke maatregelen kun je het gesprek aangaan. Elke maatregel is een kans om het gesprek aan te gaan. Stel de vraag: “Waarom doen we dit nu?” en “Wat moet het opleveren?“
• De impact van corona: dobberen op de golven of een bootje met motor en richting?

  Uit de meet-up Zomertijd: Onder de parasol of juist tijd voor medezeggenschap?
  
  Op 6 juli 2020 hebben we een meet up gehouden net voor het zomerreces, een wrap-up van de onderwerpen die wij vanaf onze eerste meet-up in mei met jullie besproken hebben. Beleidsthema’s als veiligheid en protocollen in tijd van Corona, terug naar de werkvloer, maar ook de strategische en financiële agenda en toekomst van de organisatie. En vooral over hoe je hier als ondernemingsraad mee om kunt gaan en over hoe je hierover in goed gesprek raakt met de belangrijke gesprekspartners in de organisatie.
  Ook in deze meet-up een levendige uitwisseling tussen de adviseurs en de OR-leden mede door de inbreng van vragen en casuïstiek.
  
  Aanpassen van arbeidsvoorwaarden bij terugkeer naar de werkvloer
  De OR heeft een rol bij maatregelen die nu genomen worden bij de terugkeer naar de werkvloer. Een aangepast thuiswerkbeleid, werken in groepen, toegankelijkheid van de werkplek vaak in de vorm van protocollen. Ga in gesprek hierover, en bedenk dat veel protocollen en regelingen vallen onder het instemmingsrecht. (ex art 27 lid 1d: Een besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of re-integratiebeleid)
  
  Het aanpassen van secundaire arbeidsvoorwaarden zoals reiskosten of leaseregelingen zijn ook onderwerp van gesprek bij de terugkeer naar de werkvloer. De rol van de OR ligt hierbij iets lastiger, de regelingen vallen niet zondermeer onder het instemmingsrecht, maar zijn vaak vastgelegd in de individuele arbeidsovereenkomst of in de CAO. Als ze vastgelegd zijn in een individuele arbeidsovereenkomst kan de organisatie deze proberen eenzijdig te wijzigen, maar dat is een lastige weg. Veel organisatie kiezen ervoor een regeling af te spreken met de ondernemingsraad om de eenzijdige wijziging te onderbouwen. Dus toch een rol voor de OR! En een belangrijke rol met talrijke valkuilen en een ingewikkeld belangenspel.
  We hebben het gehad over het in samenhang bekijken van regelingen en arbeidsvoorwaarden met als belangrijke boodschap: bereid dit goed voor, kijk naar het totaal en pas op voor het snel akkoord gaan met een enkele regeling.
  
  Grip krijgen op nabije toekomst en organisatieontwikkelingen
  Uit een enquête van RTLZ blijkt dat 21% van de bestuurders/managers aan het nadenken zijn over reorganiseren of herstructureren van de organisatie. Dus reden genoeg ook voor de OR om na te denken of en hoe de eigen organisatie reageert op de economische ontwikkelingen.
  Organiseer zo snel mogelijk een vorm van een artikel 24 gesprek. En bereid dit als OR voor als een echt gesprek, deel jullie zorgen en verwachtingen. Ga in gesprek en deel de onzekerheid. De OR heeft zelf ook veel informatie, zicht op ontwikkelingen in en buiten de organisatie. Maar vooral: blijf niet stil zitten!