Organisatiepsycholoog, consultant en docent HRM aan de Vrije Universiteit Kilian Wawoe stelt op basis van zijn langdurige onderzoek dat 93% van de medewerkers en managers gefrustreerd en ontevreden is over de beoordelingsgesprekken. Tegelijkertijd blijven de meeste organisaties zich halsstarrig vasthouden aan dit, volgens velen, ’jaarlijkse ritueel’. De OR heeft op basis van art. 27 WOR instemmingsrecht op het beoordelingssysteem. Alle reden voor de OR om zich nadrukkelijk met het beoordelingssysteem te bemoeien.
Waarom beoordelen?
Beoordelingsgesprekken moeten vooral bijdragen aan het verbeteren van prestaties van organisaties en medewerkers. Zeker sinds de opkomst van het zogenaamde ‘management by objectives (MBO)’ in de jaren ’80 van de vorige eeuw, is beoordelen in zwang geraakt. MBO richtte zich op het vaststellen van concrete, meetbare doelen. Op die manier kan de strategie van de organisatie vertaald worden naar individuele medewerkers. Een goede beoordeling resulteerde vervolgens in een salarisverhoging, om zo medewerkers extra te stimuleren hun doelen te halen.
Systeemfouten
Inmiddels is duidelijk, dat de opzet van de beoordelingscyclus in de praktijk niet zo werkt. Om verschillende redenen komt het vaak niet tot een goed gesprek. Oorzaken zijn:
- Koppeling beoordelen en salaris
Door deze koppeling gaan medewerkers vooral betogen waarom ze goed gepresteerd hebben en managers zitten vast aan budgetten voor kostenverhoging. Samen zoeken naar verbeteringen wordt dan lastig. - Inflexibel
De wereld vraagt om anticipatie en flexibiliteit. Een jaarcyclus van planningsgesprek – voortgang – beoordeling is daar veel te statisch voor. Tussentijdse bijstellingen passen moeilijk in de cyclus. - Targetdruk
Medewerkers worden gestimuleerd om achter targets aan te jagen, terwijl dat lang niet altijd een goede prestatie naar klanten betekent. - Subjectiviteit
Uit het onderzoek van Wawoe blijkt, dat maar 21% van de beoordeling bepaald wordt door prestatie. Het overgrote deel door andere zaken. De beoordeling blijkt beter te zijn voor mannen, als je algemeen beschaafd Nederlands spreekt, lang bent, goed gekleed, cultureel tot dezelfde groep behoort als de beoordelaar, en sociaal vaardig bent.
Hoe kan het beter?
Steeds meer organisaties schaffen de traditionele beoordelingen af en zoeken naar alternatieven. Door bijvoorbeeld beoordeling en beloning los te koppelen. Door de gesprekken met een medewerker niet strak op te hangen aan de jaarlijkse (financiële) beleidscyclus. Ook wordt er soms beoordeeld in termen van ‘voldoet’ of ‘voldoet niet’; een tweepunts-schaal dus. Vervolgens kan het gesprek gaan over hoe iemands sterke punten beter in te zetten en over ambitie en groei.
Stimuleer medewerkers om zelf na te denken over hoe zij zichzelf en hun team kunnen laten groeien. Leg daarvoor de verantwoordelijkheid laag in de organisatie. Maatwerk is hierbij geen slechte zaak. Ook al zullen sommige managers daar onrustig van worden.
Wat een passende aanpak is, hangt uiteraard af van de organisatie, het soort functie en de cultuur. Een discussie daarover ontbreekt echter vaak.
Rol OR
De OR kan de discussie en de ontwikkeling van een andere manier van beoordelen stimuleren. Ingangen hiervoor zijn:
Informatie verzamelen
In de meeste tevredenheidsonderzoeken zijn vragen over beoordelen en presteren en de begeleiding van leidinggevenden opgenomen. Waardevolle informatie over hoe het beoordelingssysteem ervaren wordt.
Artikel 31 b geeft de OR de mogelijkheid minstens éénmaal per jaar over het personeelsbeleid te praten. Onder meer over het beoordelingssysteem. Over het gevoerde beleid. Hoe dat beleid heeft uitgewerkt op verschillende groepen. Wat de verwachtingen voor de toekomst zijn. Een onderwerp wat veel prominenter aanwezig mag zijn tijdens een zogenaamd artikel 24 overleg met de bestuurder.
Initiatief nemen
Maak er een project van met HR. Ga samen aan de slag met het ontwikkelen van voorstellen die passen bij de organisatie. Veel HR-afdelingen komen onvoldoende toe aan het ontwikkelen van nieuwe concepten. De OR kan daarvoor het noodzakelijke zetje geven.