In gesprek met de rvc over de toekomst die voor de deur staat

Onderhoud de relatie met je (voordrachts)commissaris, juist nu.
Afgelopen decennium ging het in bedrijfskundige literatuur vaak over de voortdurende veranderingen in de omgeving van organisaties. Er werd beschreven dat het de kunst is om dan als organisatie wendbaar te zijn, waarbij termen als agility, organisch, disruptive en adaptiviteit veelvuldig werden gebruikt.
En toen was daar een jaar geleden ‘ineens’ Covid-19. Was jouw organisatie klaar voor deze bijna-alles ontwrichtende tijd waar we in verkeren?

Vooruit kijken, maar met wie?

De start van het nieuwe jaar is een natuurlijk moment om vooruit te kijken. Niet alleen als ondernemingsraad onderling, maar ook met je bestuurder. En in dit Covid-19 jaar zeker ook met je toezichthouder, de raad van commissarissen. De start van dit jaar is bij uitstek een moment om van de rvc te horen hoe zij kijken naar het strategisch perspectief van de organisatie in tijden van Covid-19, maar ook om uit te wisselen welke kansen en zorgen er worden gesignaleerd. Wacht daarmee niet tot je ergens in april of mei de vergadering algemene gang van zaken (art. 24) hebt en daar iemand van de rvc spreekt (omdat er een verplichte afvaardiging voor de rvc geldt).

Het hangt natuurlijk van je organisatie af welke impact Covid-19 heeft en hoe groot die impact is, maar dat er een blijvend effect uitgaat van deze epidemie, daar is vrijwel iedereen het wel over eens. Denk dan aan versnelling van digitalisering (waaronder robotisering), thuiswerken maar ook strategische bewegingen als het terughalen van productie en het herinrichten van productieketens. Of het aanpassen van de organisatie aan een andere omvang door krimp of juist door groei.

Voordrachtscommissaris

Voor ondernemingsraden die hun voordrachtsrecht hebben uitgeoefend zal de drempel voor zo’n gesprek lager zijn dan voor anderen. Hoewel, te vaak hoor ik klanten zich letterlijk afvragen ‘’wie die man eigenlijk is?”. Dit terwijl een voordrachtscommissaris als het goed is op voordracht van de OR zitting heeft genomen in de rvc en dus de directe link naar die rvc zou moeten zijn. Omdat de OR bewust voor deze persoon heeft gekozen mag je veronderstellen dat het iemand is die je als OR kent.

Mocht je in de situatie verkeren dat de voordrachtscommissaris eigenlijk een grote onbekende is dan is het nu de tijd om de relatie nieuw leven in te blazen. Leg (opnieuw) contact en sta voor jezelf stil bij de vraag: wat hebben we als OR ook alweer aan die voordrachtscommissaris? Juist als het om strategische kwesties gaat is een heldere relatie  van groot belang. Bestuurders komen en gaan, waar de rvc in veel gevallen over een langere periode zijn invloed op de organisatie blijft uitoefenen. Daarom is de rvc van grote waarde voor het strategisch netwerk van de OR.

Een dialoog met inhoud

Denk aan de volgende zaken als het erom gaat een goede dialoog te hebben met de rvc:

  • Wees je er wel van bewust dat het contact voor een (voordrachts)commissaris aantrekkelijker wordt indien je als OR zelf ook een duidelijke, inhoudelijke visie hebt op de organisatie. Bereid het gesprek dus voor. Zorg dat je als OR helder hebt wat je wilt weten (en delen!) en dat je kunt duiden waar je vraag vandaan komt. Of het nu vragen zijn over je liquiditeitspositie of de gekozen HR-aanpak als het gaat om het mentale welzijn van de collega’s die verplicht thuiswerken, of om je vrees voor een ingrijpende reorganisatie.
  • Verrijk de beeldvorming van de toezichthouder en krijg indirect meer invloed op de besluitvorming. Geef beelden, standpunten en ideeën mee en zorg dat die verrijkt zijn met relevante informatie, zodat de kans groter is dat wat je naar voren brengt ook op de agenda van de rvc terechtkomt. Soms ziet en weet een OR van bepaalde ontwikkelingen meer dan de bestuurder. In de huidige tijd moeten er soms korte-termijn besluiten genomen worden met grote implicaties. Des te belangrijker dat dit weloverwogen en zoveel mogelijk op basis van alle feiten gebeurt.

Krijg je als ondernemingsraad voordrachtsrecht?

Nog geen voordrachtscommissaris, maar binnenkort wel? Heb aandacht voor de juiste kandidaat in deze tijd en vergeet daarbij niet de diversiteit. Dan doe je er meer dan ooit goed aan om aan kandidaten te denken die passen bij de veranderde strategische agenda van de organisatie en bij jullie behoeften als OR. Vergeet het thema diversiteit daarbij niet. Ook een verandering die je als OR mag meenemen. Juist deze tijd vraagt om verandering en het doorbreken van patronen als het gaat om kijken naar de toekomst.

Doen!

Kortom: ben je lid van een OR en zie je de impact van Covid-19 op je organisatie? Zoek dan contact met je rvc, maar doe dat met een goede basis: kijk naar je eigen visie en ontwikkel die, en zorg voor verrijkte relevante informatie die duidelijk maakt wat je zorgen zijn en welke veranderingen je ziet. Op die manier wordt het een, voor beide partijen, goed gesprek waarin je mogelijk invloed uitoefent op een andere manier dan via je bestuurder.
Als je tot die ondernemingsraden behoort die een verwaarloosde relatie hebben met de voordrachtscommissaris dan is nu het moment om die relatie nieuw leven in te blazen.
Gewoon doen!

Deel dit bericht op

Geschreven door Stefan Zondag

Adviseur
Stefan Zondag MSc adviseert en traint medezeggenschap, bestuurders en HR. Vanuit zijn organisatiewetenschappelijke achtergrond begeleidt hij hen bij (complexe) organisatieveranderingen zoals fusies, reorganisaties en overnames. Een stevige inhoudelijke analyse, een […]

Lees meer