Veel ondernemingsraden worden geregeerd door de waan van de dag: ligt er een adviesaanvraag, dan is de OR druk met dat dossier. Zijn er even géén instemmingsaanvragen, dan valt het OR-werk praktisch stil. Zeker in periodes van veel vrije dagen ervaren ondernemingsraden dat de ‘flow’ uit het werk is. Daarom een tiental tips voor de OR waar je in rustige tijden mee aan de slag kan gaan.
Voordat ik tot de tips kom, een klein stukje achtergrondinformatie over het stellen van prioriteiten. Eisenhower en later Covey (her)introduceerden de zogenoemde prioriteitenmatrix. Een middel dat helpt om meer grip te krijgen op activiteiten die je doet. Zij maken een verschil tussen belangrijke en niet-belangrijke activiteiten enerzijds en tussen urgent en niet-urgente activiteiten anderzijds. Kernboodschap: focus sowieso op belangrijke activiteiten en als het even kan op belangrijke activiteiten die nog niet urgent zijn. Want in dat stadium is de kans op maximale beïnvloeding het grootste.
En dan nu wat inspiratie, in willekeurige volgorde, voor de OR in rustige tijden:
- Is je OR-reglement nog up-to-date? Kort voor OR-verkiezingen is het gebruikelijk om het reglement te actualiseren. Maar waarom wachten op die verkiezingen als het nu ook al kan? Bekijk eens of je reglement voldoet aan de huidige regels, maar ook past bij jullie gewenste (medezeggenschaps)organisatie. Of onderzoek eens of wat er staat ook leidt tot toepassing zoals jullie het graag willen.
- Schat in welke aanvragen gaan komen. Weet je wanneer het contract met jullie Arbodienst afloopt? Of heb je enig idee van de looptijd van het huurcontract van het pand waarin jullie zitten? Op enig moment zijn dit dossiers die bij de OR terecht komen. Door alvast op onderzoek te gaan, kun je deze inplannen en starten met beïnvloeden!
- Kennisniveau OR-leden voldoende? Veel ondernemingsraden ontwikkelen hun kennis en vaardigheden als groep. Maar wat doe je met OR-leden die tussentijds instromen? Of OR-leden die op termijn graag een bepaalde rol willen vervullen? Tegenwoordig zijn er veel (online) trainingen die individueel gevolgd kunnen worden waardoor je OR-leden juist in rustige tijden op een bepaald (basis)niveau kunt brengen. Zonder al teveel geplan voor een hele groep.
- OR-jaarverslag op orde? Iets dat in elk reglement is opgenomen, maar wat in veel ondernemingsraden een ‘moetje’ of last-minute klus is. Waarom niet in wat rustige tijden alvast kijken wat je kan opnemen in het jaarverslag van het lopende jaar? Het kan maar vast voor een deel in de steigers staan zodat je er minder tijd aan hoeft te besteden als het wat drukker is.
- Inspiratie voor initiatieven opdoen. Juist als er niets gevraagd wordt vanuit de bestuurder, is het interessant om als OR eens na te denken over wat jullie zouden willen inbrengen. Dompel je onder in thema’s als de SDG-doelen van de Verenigde Naties, duurzame inzetbaarheid van medewerkers, moderne arbeidsvoorwaarden of digitalisering, robotisering en AI en kijk of daar ideeën uit te halen zijn die je als OR kan inbrengen.
- Experimenteer met de rolverdeling binnen de OR. Veel ondernemingsraden hebben een vaste rolverdeling die zeker wanneer het druk is, helpt om het werk gedaan te krijgen. Maar waarom zou je niet eens experimenteren als het wat rustiger is? Misschien is er wel een OR-lid dat een vergadering wil voorzitten? Of een ander OR-lid dan gebruikelijk die de voorzet wil maken van een bepaald stuk? Wie weet wat het oplevert voor een drukke periode of de volgende zittingsperiode!
- Zoek actief de achterban op. Als OR ben je ingesteld om de medewerkers te vertegenwoordigen in het overleg met de bestuurder. Maar moet je zelf verzinnen wat goed is voor die medewerkers? Of ga je actief in gesprek en kom je met een onderbouwd verhaal richting de bestuurder? Uiteraard wel aanvliegen met de juiste verwachtingen, maar in rustige tijden is er misschien wel wat meer tijd voor het contact met de collega’s.
- In gesprek met sleutelfiguren. Veel ondernemingsraden laten zich informeren door de bestuurder tijdens de overlegvergadering. Maar waarom zou je wachten op enkel die vergadering? En waarom enkel inzichten krijgen via de bestuurder? Het staat je vrij om ook andere sleutelfiguren uit te nodigen. Niet alleen om hun inhoudelijke verhaal aan te horen, maar ook om de ‘contactdrempel’ te verlagen op het moment dat je die sleutelfiguren écht nodig hebt.
- Adviezen en afspraken opgevolgd? Bij de afronding van advies- en instemmingstrajecten maken ondernemingsraden vaak afspraken of geven belangrijke adviezen mee. Maar in de praktijk verslapt de aandacht hiervoor en komen veel afspraken en adviezen in het gedrang. In rustige tijden is er ruimte om de mate van opvolging eens goed te bekijken en daar mogelijk actie op te ondernemen.
- Ontwikkel je eigen visie! Waarom reageren op een voorstel van de bestuurder als je als OR ook zelf de eerste stap kan zetten? Zowel in de manier waarop je als OR een toegevoegde waarde wilt leveren als dossier-specifiek, kun je als OR je standpunten als eerste naar voren brengen. Zo kom je in gesprek en vergroot je de kans op beïnvloeding van specifieke besluitvorming en/of de invloed van de OR in zijn algemeenheid.
En terwijl ik dit schrijf, komen er nog veel meer ideeën naar voren waar je als OR mee aan de slag kan gaan in rustige tijden, als er even geen advies- en instemmingsaanvragen op de overlegtafel liggen. Laat het dus niet bij deze tien ideeën, maar onderzoek samen wat je wél kan doen in, op het oog, rustige tijden. Het geeft meer continuïteit in het OR-werk en vergroot de kans op beïnvloeding van besluitvorming. En dat is toch waarom je in de OR bent gestapt?