Duurzame inzetbaarheid is met recht een containerbegrip. Allerlei acties en veranderingen hebben kanten die de duurzame inzetbaarheid van medewerkers bevorderen. Toch wordt het begrip vaak verengd tot vitaliteit. Meer bewegen en gezonde voeding zijn uiteraard van groot belang, maar duurzame inzetbaarheid is veel meer dan een schaal met appels op tafel. Ook complexere ingrepen zijn nodig, zoals een kritische blik op functieomschrijvingen en het functiehuis. Dat vraagt nogal wat van de OR, die een belangrijke rol kan spelen door te durven loslaten om iets nieuws te creëren.
Functies en functiebeschrijving behoren wellicht tot de oudste HR-instrumenten die er zijn. In de middeleeuwen was al sprake van een leerling, gezel en meester. Bij elk hoorde bepaalde kennis, werkzaamheden en verantwoordelijkheden. In huidige functiegebouwen is dat niet anders. Niet geheel onbelangrijk wordt er bovendien vaak een koppeling gemaakt tussen functies en de beloningstabel. Aan iedere functie hangt een bepaald ‘prijskaartje’.
Efficiëntie
Nu is een functie niet ‘neutraal’. Het is geen willekeurig samengesteld pakket van taken en verantwoordelijkheden. Functies passen in de hiërarchie van een organisatie: wie heeft waar, wat over te zeggen. Ook zijn ze deels bedoeld om controle uit te oefenen op medewerkers. Ze definiëren immers verwachtingen die gecontroleerd kunnen worden.
Mede vanuit een efficiëntie-oogpunt veranderen functies voortdurend. Door taken bij meerdere mensen weg te halen en te bundelen tot één functie, kunnen zij efficiënter worden uitgevoerd. Iemand in zo’n nieuwe functie kan immers helemaal toegerust en gefocust zijn op de specifieke taken. De verschillende niveaus van zorgmedewerkers (niveau 1: zorghulp, niveau 2: helpende zorg en welzijn, niveau 3: verzorgende, niveau 4: verpleegkundige, etc.) zijn hier voorbeelden van. Medewerkers van ieder niveau mogen en moeten wat anders doen, en worden daar ook anders voor betaald.
Rollen en functies
Functies steeds efficiënter inrichten heeft echter ook grote nadelen. Uitsplitsing van taken mag dan goedkoper zijn, maar het zit de flexibiliteit van organisaties behoorlijk in de weg. Van medewerkers wordt steeds vaker verwacht dat zij snel in kunnen spelen op veranderende omstandigheden. Een keurslijf van gedetailleerde functies helpt daar niet bij.
Bovendien is het niet goed voor de medewerker. Variatie in werkzaamheden en autonomie in het plannen en organiseren (regelvermogen) van werk, blijken van groot belang voor de psychische en lichamelijke gezondheid. En dus voor de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.
Geen wonder dat er een trend is om te komen tot generiek, algemeen omschreven functies en dat specifieke taken worden vastgelegd in rollen.
Een eerlijke deal
Zijn generieke functies en het werken met rollen dan de oplossing? Helaas maar gedeeltelijk. De praktijk laat zien dat generieke functies vaak gebruikt worden om de loonkosten te drukken. Werden teamleiders vroeger extra betaald? De nieuwe rol van coördinator levert meestal geen extra beloning op. Verder sta je voor de positieve effecten zoals flexibiliteit, afwisseling en regelvermogen dus al meteen op achterstand. Terwijl blijkt dat juist die effecten bijdragen aan minder verzuim en burn-outs, en daarmee geld opleveren.
Werkzaamheden kunnen veel beter afgestemd worden op de individuele capaciteiten en ambities van een medewerker. Kortom: zorg voor een eerlijke ‘deal’ bij een aanpassing van het functiegebouw en de inzet van rollen.
Functieomschrijvingen tijdens reorganisaties
Bij reorganisaties is vaak sprake van herplaatsing in een passende functie.
Daarbij is een actuele functieomschrijving van groot belang.
Er is hierbij een verschil tussen een passende en een gelijkwaardige functie.
Hierbij geldt:
– Bij een gelijkwaardige functie wordt gekeken naar de functie.
Kortom, een functie die ongeveer dezelfde eisen aan de werknemer stelt als
de oorspronkelijke functie, maar ook vergelijkbaar wordt beloond.
– Bij een passende functie wordt gekeken naar de werknemer.
Over welke capaciteiten, ervaring en opleiding de werknemer beschikt,
en voor welke functie hij/zij daardoor geschikt is.
Rol OR
De OR kan het voortouw nemen om in het kader van duurzame inzetbaarheid met andere ogen naar het functiegebouw en de functieomschrijvingen te kijken.
Zet het onderwerp op de agenda
De eerste stap is uiteraard het bespreken van het onderwerp met de bestuurder, HR, en – als er sprake is van een cao – de vakorganisaties. Artikel 31b van de WOR geeft de OR het recht op informatie. Onder meer over het gevoerde beleid met betrekking tot functieclassificatie. Op basis van verkregen informatie kan de OR vervolgens eigen voorstellen doen, door gebruik te maken van het initiatiefrecht in de WOR.
Analyseer de huidige functiestructuur
Zit de huidige structuur zowel de flexibiliteit (vaak belangrijk voor de bestuurder), als de variatie en het regelvermogen van medewerkers in de weg? Bekijk of de huidige functiestructuur nog past bij de werkzaamheden en dynamiek van de organisatie.
Durf ‘heilige functiehuisjes’ los te laten
Iets nieuws gaan doen betekent het (deels) loslaten van het oude vertrouwde. Alles verankeren en borgen gaat geen vernieuwing opleveren. Durf dus het nieuwe te onderzoeken.
Daag de bestuurder en HR uit
Daag de directie en de HR-verantwoordelijke uit om mee te denken en tot een eerlijke deal te komen. Een nieuw functiegebouw moet geen verkapte bezuiniging zijn, maar om het proces succesvol af te ronden moet het wel voor alle partijen voordeel opleveren.
Betrek medewerkers
Medewerkers weten zelf vaak heel goed hoe zaken beter, handiger en prettiger geregeld kunnen worden. Die creativiteit komt vrij als je mensen stimuleert zelf na te denken en met voorstellen te komen.
Neem je verantwoordelijkheid
Maak duidelijk dat je alle belangen van betrokkenen zorgvuldig weegt. Durf mee te gaan met nieuwe voorstellen, maar voorkom dat het een eenzijdig verhaal wordt. De OR verdedigt ook de belangen van medewerkers. En daar dient zorgvuldig mee omgegaan te worden.
Met dit onderwerp aan de slag?
Wil jouw OR meer weten over dit onderwerp? Of hebben jullie hulp nodig bij de implementatie van deze tips? Mijn collega’s en ik staan voor jullie klaar! Klik hier om contact op te nemen.