Bij het handhaven van opgelegde geheimhouding loopt de OR soms tegen grote uitdagingen aan. Eén van die uitdagingen is het vinden van de balans tussen vertrouwelijkheid en transparantie. Het is de taak van OR-leden om collega’s te vertegenwoordigen en medewerkersbelangen te vertegenwoordigen. Dit staat soms op gespannen voet met het belang dat de bestuurder hecht aan het (nog) vertrouwelijk houden van bepaalde informatie.
Als een OR-lid stopt blijft geheimhoudingsplicht
In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat beschreven dat “De plicht tot geheimhouding niet vervalt door beëindiging van het lidmaatschap van de OR of van de betrokken commissie, noch door beëindiging van de werkzaamheden van de betrokkene in de onderneming”. OR-leden die de medezeggenschap of het bedrijf verlaten houden dus hun geheimhoudingsplicht. Dit geldt dan voor de opgelegde duur van de geheimhouding.
De WOR is dus duidelijk over jouw plichten wanneer je stopt. Maar hoe zit dat omgekeerd? Bijvoorbeeld als je lid wordt van de OR en archiefdocumenten inziet die nog vertrouwelijk zijn. Of waarvan de bestuurder blijkbaar verwacht dat de OR-leden het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen.
Nieuwe leden in de OR
Stel je voor: na het afhandelen van een adviestraject komen er nieuwe leden bij de OR. Die nieuwe leden waren er niet bij toen de geheimhouding werd opgelegd. Als zij zich inlezen in de OR-werkzaamheden zien ze in het OR-archief notulen van vergaderingen, tussentijdse mailwisselingen tussen OR en directie, en vertrouwelijke stukken. Meestal wordt de geheimhouding opgeheven nadat de directie het besluit heeft genomen. De nieuwe regeling wordt dan bekend gemaakt, of de organisatiewijziging wordt gecommuniceerd naar alle medewerkers.
Soms blijft er op een deel van het dossier geheimhouding rusten. De vraag is dan: hoe gaan we om met nieuwe leden die (nog) niet bekend zijn met de eerdere geheimhoudingsafspraken?
Hieronder 4 adviezen en tips voor de praktijk:
1. Communiceer duidelijk over het belang van geheimhouding
Begin met het uitleggen van de basisregels bij geheimhouding aan nieuwe OR-leden. Leg als ervaren leden uit waarom de OR soms geheimhouding opgelegd krijgt, wat de spelregels daarbij zijn en wat voor de bestuurder het belang hiervan kan zijn.
Tip: vertel nieuwe leden dat het de bedoeling is dat ‘geheimhouding met terughoudendheid word betracht en dat deze alleen in noodzakelijke gevallen wordt opgelegd’. Deze toelichting op de WOR geeft nogmaals aan dat het niet de bedoeling is dat alles wat OR en bestuurder met elkaar bespreken vertrouwelijk is.
2. Besteed bij het inwerken aandacht aan geheimhouding
Doorgaans geeft de OR aandacht aan geheimhouding bij de start van een nieuwe zittingsperiode, bij de overdracht van de oude naar de nieuwe OR, als onderdeel van een WOR-training, of wanneer ervaringen en best practices worden gedeeld. Ook de inwerkperiode van nieuwe leden die (tussentijds) instromen is een belangrijk moment om hier aandacht aan te geven.
Tip: Neem de basisregels over geheimhouding door met de gehele OR (nieuwe en ervaren leden). Zorg voor helderheid omtrent het begrip geheimhouding.
Extra tip: vergeet ook niet de nieuwe leden die tussentijds instromen.
3. Maak duidelijke afspraken met de bestuurder
Legt de bestuurder geheimhouding op rond een advies- of instemmingstraject? Stel dan als OR vragen om voor alle betrokken partijen duidelijk te krijgen:
- Ten opzichte van wie de geheimhouding geldig is, en ten opzichte van wie niet.
- Voor welke informatie de geheimhouding precies geldig is.
- Tot wanneer de geheimhoudingsplicht geldig is.
Aan het einde van een traject, wanneer de OR zijn reactie op een advies- of instemmingsaanvraag heeft uitgebracht, blijft de geheimhouding vaak een open eindje. Want de geheimhouding is dan wel opgelegd, maar wordt lang niet altijd actief opgeheven. Of de OR-leden twijfelen nadien of ze bepaalde onderdelen wel of niet kunnen delen met de collega’s.
Tip: Vraag om misverstanden te voorkomen bij twijfel de bestuurder om duidelijkheid.
4. Neem samen het dossier door
Vaak wordt de geheimhouding opgeheven nadat een advies- of instemmingstraject is afgerond. Soms blijft de geheimhouding echter geldig voor een deel van de informatie. Bijvoorbeeld voor een financiële doorrekening of een concurrentieanalyse die is gebruikt om een voorgenomen besluit te motiveren. Dat kan bij nieuwe OR-leden verwarring opleveren over waarop de geheimhouding nog van kracht is. Zij kunnen in zo’n geval het beste oude dossiers van advies- en instemmingsaanvragen doornemen met een ervaren lid of ambtelijk secretaris, en daarbij expliciet vragen welke informatie nog steeds vertrouwelijk is.
Tip: sorteer informatie in drie categorieën: informatie die volledig openbaar is, informatie voor uitsluitend intern gebruik, informatie die strikt vertrouwelijk is (voor, tijdens en/of na afronding van het advies- of instemmingstraject). Door informatie op deze manier te classificeren wordt het makkelijker voor nieuwe OR-leden om te bepalen wat wel en niet gedeeld mag worden.
Met dit onderwerp aan de slag?
Wil jouw OR meer weten over dit onderwerp? Of hebben jullie hulp nodig bij de implementatie van deze tips? Mijn collega’s en ik staan voor jullie klaar! Klik hier om contact op te nemen.