Het instemmingsrecht is wellicht het sterkste, formele recht van de ondernemingsraad. Maar wel een recht, waarvoor de ondernemingsraad vaak stevig aan de bak moet. Bijvoorbeeld als er een contract met een nieuwe Arbodienst wordt afgesloten. Dit gebeurde bij een groot industrieel bedrijf en moest op het laatste nippertje nog langs de ondernemingsraad geloodst worden. Voordat we ingaan op hoe de OR dat heeft aangepakt, kijken we eerst naar de formele procedure volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR).
Formele procedure
Het instemmingsrecht is geregeld in artikel 27 van de WOR. De eerste zin van dat artikel luidt: “De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van …..” en dan volgen er een groot aantal regelingen waar het instemmingsrecht op van toepassing is. De wet spreekt bij deze regelingen van een ‘voorgenomen besluit’. Het wordt immers pas een definitief besluit als de procedure met de OR is afgerond.
Als het goed is, is het voorgenomen besluit geen verrassing voor de OR. Immers, artikel 24 van de WOR (Bespreking van de algemene gang van zaken) schrijft het volgende voor:
- De ondernemer doet in dit kader mededeling over besluiten die hij in voorbereiding heeft met betrekking tot de aangelegenheden als bedoeld in de artikelen 25 en 27.
- Daarbij worden afspraken gemaakt wanneer en op welke wijze de OR in de besluitvorming wordt betrokken.
Kortom, de OR weet dat er een instemmingsplichtig voorgenomen besluit aankomt. Sterker nog, de OR heeft al, voordat er een definitief voorstel ligt, al afspraken gemaakt over de rol van de OR in de besluitvorming.
Regeling
Het instemmingsrecht gaat over regelingen. Een regeling is volgens de Memorie van Toelichting op de WOR, die door de minister is geschreven: een besluit van algemene strekking, dat een min of meer permanent karakter heeft. Een besluit van algemene strekking, dat wil zeggen een regeling, die betrekking heeft op het gehele personeel of op een of meer groepen daarvan. Dus niet op een individuele werknemer gericht besluit en geen incidenteel besluit.
Vervolgens wordt in het eerste lid van artikel 27 een opsomming gegeven van onderwerpen die onder het instemmingsrecht vallen. Alleen de genoemde regelingen vallen onder het instemmingsrecht. Staat een regeling er niet bij, dan dus geen instemmingsrecht. Onkostenvergoedingen staan bijvoorbeeld niet in het rijtje. Dus alle regelingen voor leasewagens, telefoons van de zaak, werkkledingvergoeding, reiskosten, dagvergoedingen en dergelijke, vallen dus niet onder het instemmingsrecht!
Wat valt er onder het instemmingsrecht?
Alle regelingen voor de volgende onderwerpen:
- Pensioenovereenkomst, winstdeling of spaarregeling
- Arbeids- en rusttijden of vakantie
- Belonings- of een functiewaardering
- Arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of re-integratiebeleid
- Aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid
- Personeelsopleiding
- Personeelsbeoordeling
- Bedrijfsmaatschappelijk werk
- Werkoverleg
- Behandeling van klachten
- Verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen
- Voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen
- Procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand (‘klokkenluidersregeling’)
Wel of geen instemming
In de schriftelijke instemmingsaanvraag zijn de beweegredenen van de ondernemer opgenomen (waarom is het nodig een regeling in te voeren, in te trekken of te wijzigen), alsmede de gevolgen voor het personeel. Over de aanvraag wordt minimaal eenmaal overlegt. De OR maakt zo spoedig mogelijk schriftelijk bekend, en voorzien van redenen, of er instemming verleend wordt of niet.
Als de OR instemming verleend, wordt het besluit uitgevoerd en de bestuurder geeft de ingangsdatum aan. Wordt er geen instemming verleend, dan kan de bestuurder bij de kantonrechter vervangende instemming aanvragen. De kantonrechter geeft deze vervangende instemming alleen, als de OR onredelijk is of als zwaarwegende redenen de betreffende regeling nodig maken.
Als de ondernemer een regeling invoert, intrekt of wijzigt zonder dat er instemming verleend is, kan de OR binnen 30 dagen schriftelijk nietigheid inroepen. Komt de ondernemer niet terug op zijn besluit, dan kan de OR het voorleggen aan de kantonrechter.
Contract Arbodienst
Terug naar het contract met een nieuwe Arbodienst. Dit geldt als een regeling inzake arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of re-integratie (artikel 27, lid 1 d) uit het begin van deze blog. Het instemmingsverzoek kwam op een moment van grote tijdsdruk. De formele aanvraag kwam pas in december, terwijl het oude contract per 1 januari was opgezegd. Ondanks de tijdsdruk heeft de OR instemming verleend. Maar daar was wel het een en ander voor nodig.
Discussies en aandachtspunten OR
De belangrijkste discussies en aandachtspunten voor de OR zijn de volgende:
- De bestuurder gaf als belangrijkste beweegreden om van Arbodienst te wisselen, de kosten van de bestaande Arbodienst op. Een specificatie kon echter niet geleverd worden. Pas na lang aandringen werd een provisorisch kostenoverzicht verkregen. Kosten zijn een bekend argument voor ondernemers om het contract met de Arbodienst te herzien. Voor de OR was het van belang om inzicht te krijgen in waar de kosten voor gemaakt werden en wat die werkzaamheden hebben opgeleverd.
- Bij eerdere aanpassingen van de Arbowet is extra aandacht opgenomen voor de adviserende rol van de bedrijfsarts en voor preventiebeleid. Er is dan ook vrij uitgebreid gesproken over hoeveel uur waaraan besteed kan worden en of het een reële inschatting van de benodigde tijd was.
- De OR heeft inzicht gekregen in de visie van de Arbodienst op het verzuim en preventie. Zo bleek de inzet van arbeidsdeskundigen in plaats van de bedrijfsarts meer deskundigheid te geven tegen lagere kosten.
- Afgesproken is dat de bedrijfsarts een vast spreekuur op locatie heeft en dat medewerkers die met behoud van privacy kunnen bezoeken.
- Het verzuimbeleid kende wel uitgangspunten, maar deze waren niet vertaald in concrete acties en toetsbare doelen. In het eerste kwartaal worden deze in overleg tussen de Arbodienst, P&O en de OR opgesteld.
- De verkregen informatie bij de instemmingsaanvraag was onvolledig. Zo was de verplichte klachtenregeling niet bijgevoegd, evenmin als het programma van de Arbodienst om de professionaliteit van de eigen mensen te borgen.
- Tenslotte zijn er duidelijke afspraken gemaakt over de aan te leveren informatie (verzuimcijfers, reden voor verzuim en dergelijke) en over frequentie, onderwerpen en deelnemers aan overleggen.
Arbodienst en RI&E
Voor instemmingsplichtige regelingen geldt vaak ‘the devil is in the details’. Het is zaak de regeling goed uit te pluizen en allerlei bepalingen te beoordelen op hoe deze in de praktijk uitwerken. Bedenk wel dat de Arbodienst vaak een belangrijke rol speelt bij de RI&E. De Arbodienst voert in veel gevallen de RI&E uit, al dan niet samen met de preventiemedewerker. De RI&E moet getoetst worden door een zogenaamde ‘kerndeskundige’. Een kerndeskundige is een gespecialiseerde bedrijfsarts, arbeidshygiënist, veiligheidskundige of arbeid & organisatiedeskundige. In veel gevallen zijn deze kerndeskundigen in dienst van een Arbodienst. Ook bij de uitvoering van het plan van aanpak uit de RI&E speelt de Arbodienst een belangrijke rol door het leveren van diensten als opleiding, begeleiding en het inzetten van specifieke specialismes als bedrijfsarts, ergonoom, coaches en dergelijke. Zaak voor de OR om bij het instemmingsverzoek over het contract met de Arbodienst goed te kijken naar het totale dienstenpakket en wat daarover in het contract is vastgelegd.