Kun jij straks je voordrachtscommissaris nog voordragen?
Met een eigen vermogen van € 16 miljoen, een ondernemingsraad en 100 medewerkers werkzaam in Nederland, en dat gedurende drie jaar, valt jouw onderneming onder het zogenoemde structuurregime of de structuurregeling. Dit betekent dat de organisatie verplicht is een raad van commissarissen in te stellen. Vervolgens mag jouw ondernemingsraad tenminste een derde van de leden van de rvc voordragen: het versterkt voordrachtsrecht. Belangrijk om dit recht te verkrijgen én vervolgens niet te verliezen, maar blijf alert…
Samenstelling raad van commissarissen
Waarom het van belang is om invloed uit te oefenen op de samenstelling van de raad van commissarissen hebben mijn collega Willem Allertz en ik in eerdere blogs al beschreven. Zeker wanneer er sprake is van een buitenlandse holding waar de Nederlandse BV onderdeel van uitmaakt, komt het nog wel eens voor dat zogenoemde concerncommissarissen naar voren worden geschoven om de raad van commissarissen in te vullen. De vraag is of zij er vervolgens zitten om toe te zien op het Nederlandse, vennootschappelijke belang, of dat zij feitelijk functioneren als vooruitgeschoven post van het (globale) management en de toezichthoudende rol meer ‘voor de vorm’ invullen.
Invulling geven aan versterkte voordrachtsrecht
Dit constaterende kan het voor de ondernemingsraad betekenen om daadwerkelijk invulling te geven aan het versterkte voordrachtsrecht. Immers, op die manier kan er een meer onafhankelijke functionaris in de rvc worden geplaatst. Eentje die zowel kan toezien op het vennootschappelijke en het medezeggenschapsbelang. Zoals het is bedoeld. Zo is de afgelopen jaren in diverse jurisprudentie weer expliciet benadrukt dat één van de belangrijkste uitgangspunten van goed toezichthouden is dat je als commissaris je taak vervult zonder last of ruggenspraak en zonder enig bijzonder belang te vertegenwoordigen. Daarnaast dient de rvc zo te zijn samengesteld dat deze voldoende onafhankelijk is, óók ten opzichte van de moederorganisatie.
Je kunt er ook voor kiezen om het versterkt voordrachtsrecht aan je voorbij te laten gaan. Wees je er dan wel van bewust dat je een belangrijke vorm van (indirecte) invloed verliest.
Gelukkig zijn raden van commissarissen aan roosters van aftreden gebonden waardoor het altijd mogelijk is om te zijner tijd alsnog invulling te geven aan het versterkte voordrachtsrecht. Goed om dus sowieso inzicht te hebben in de zittingstermijn van je rvc. Mogelijk is de Corporate Governance code van Maanen van toepassing op jouw rvc en dan zijn onder andere maximale zittingstermijnen voorgeschreven, maar het is ook raadzaam de statuten van de organisatie er eens op na te slaan.
Waar moet je als OR op letten?
Stel je eens voor dat je als ondernemingsraad succesvol gebruik hebt weten te maken van het versterkte voordrachtsrecht. En stel je dan ook eens voor dat deze voordrachtscommissaris zijn rol voortreffelijk invult. En stel je dan nog eens voor dat het (globale) management hier eigenlijk onderuit wil. Waar moet je dan zoal op letten als ondernemingsraad?
- Om te beginnen gaat het versterkte voordrachtsrecht hand in hand met het structuurregime. Wist jij dat de organisatie niet alleen moet voldoen aan de eerder genoemde criteria (eigen vermogen, medezeggenschap en >100 medewerkers in Nederland), maar dat jaarlijks opgaaf moet worden gedaan bij het handelsregister? Het structuurregime is van rechtswege van toepassing wanneer de opgaaf gedurende drie jaren onafgebroken is ingeschreven bij het handelsregister. Of de structuurregeling van toepassing is op jouw organisatie hangt dus direct af van de opgaaf, de structuurregeling geldt uitsluitend nadat drie jaar daadwerkelijk sprake is geweest van opgaaf. Zonder opgaaf geen sprake van toepassing. Er zijn organisaties die moedwillig hebben geprobeerd onder de structuurregeling vandaan te blijven door geen opgaaf te doen, maar let op: het is een opgaafverplichting en als er niet aan wordt voldaan is er sprake van een economisch delict. Gebeurt de opgaaf niet (meer) dan zou het zomaar kunnen dat om administratieve redenen het structuurregime niet langer van toepassing is. Weg rvc en erger nog, weg voordrachtscommissaris. Dat betekent een stap terug in de tijd van minstens drie jaar… Dring er dus op aan dat de opgaaf bij het handelsregister wordt gedaan zoals het hoort. Dit is een stukje van je ‘verzekering’! Mocht je in de veronderstelling zijn dat de structuurregeling van toepassing is op de organisatie, maar twijfel je of de opgaaf wordt gedaan: tot het moment dat de statuten zijn aangepast aan de structuurregeling moet het bestuur in het jaarverslag vermelden wanneer de opgaaf is gedaan: check!
- Het gaat dus om medewerkers in Nederland: zodra meer dan de helft van de medewerkers niet langer in Nederland werkzaam is, vervallen ook de verplichtingen van het structuurregime. Wees dus scherp op ontwikkelingen in het buitenland die misschien niet direct raken aan de positie van de Nederlandse onderneming, maar bijvoorbeeld wel indirect invloed kunnen hebben op het structuurregime en het al dan niet hebben van een versterkt voordrachtsrecht in de raad van commissarissen.
Ook op langere termijn
Kortom, het is niet alleen belangrijk om het voordrachtsrecht te claimen en in te vullen, maar het is des te belangrijker om erop toe te zien dat het recht ook op langere termijn blijft bestaan. Misschien wel een goede reden om het voordrachtsrecht ook op een aanvullende manier, bijvoorbeeld middels een ondernemingsovereenkomst of convenant, duurzaam veilig te stellen voor jouw ondernemingsraad!